Creacion de documentos sin referencia
1 Creacion de un documento- Introduccion
cuando procedemos a crear un nuevo documento en SAP tenemos 2 opciones posibles:
*Creacion sin referencia
es crear un documento e ingresar manualmente la informacion de los datos requeridos, en este caso el documento no tiene relacion con ninguno previo, ni hay datos similares a uno existente que facilite su creacion.
*Creacion con referencia
se toma un documento como referencia para la creacion de un documento nuevo, por ejemplo se puede tomar la informacion de cabecera, las posiciones seran copiados al nuevo documento, inicia en la solped y continua en la orden de compra.
otra opcion es tomar una referencia ya existente y se toman las caracteristicas e informacion, en ambos casos SAP toma los datos de referencia, los copia al nuevo segun las reglas preestablecidas, se puede modificar los datos cuando sea necesario antes de guardar el documento.
***cuando tomas de referencia para crear uno nuevo, podra ser el caso de aprovechar los datos existentes o para asociar los documentos al proceso de compra*** sap valida la informacion para asegurar la consistencia de la misma, si se detecta algun error en los datos te manda un mensaje con los errores correspondientes.
2 Creacion de un documento sin referencia
un documento sin referencia se crea a partir de una estructura vacia en la cual se ingresan todos los datos requeridos, elegimos una solicitud de pedido como primer documento de la cadena de compras.
2.1 Ingresar en la transaccion correspondiente
en caso de la tx ME51N para la creacion de una solped
2.2 Seleccionamos el tipo de documento
el primer dato que deberiamos definir es el tipo de documento que se encuentra en el extremo superior izquierdo, se puede optar por mantener el tipo "NB" (estandar) o DJF (sol de pedido) FO (Sol de pedido marco) NB (Sol de pedido) RV (Sol contrato marco)
2.3 Completamos los datos,
se colocan los datos para los items,
posicion, corresponde al numero que comienzan con 10, 20 y asi sucesivamente.
Codigo del material, se ingresa un codigo correspondiente del material o servicio, SAP permite incluir documentos de compra o productos que no se encuentran registrados en el maestro de materiales, dejando vacia la columna correspondiente al material e ingresando la descripcion correspondiente
Cantidad, numero de unidades a comprar y la unidad de medida con la que se ingreso el material
Fecha de entrega: La fecha en la que el solicitante necesita recibir la mercancia para su utilidad.
Centro, hace mencion al lugar fisico de entrega, para la cual se solicita el producto y donde debe ser entregado al proveedor
Solicitante, Nombre del interesado en la iniciacion del proceso de compras y el contacto en caso de dudas y la definicion del producto a adquirir,
Numero de necesidad, se refiere al numero no codificado que servira como referencia para agrupar los documentos, como peticion de cotizacion, pedido o agruparlos para una necesidad determinada. si llegaras a tener un error, en sap te envia el mensaje del campo que olvidaste llenar.
2.5 Analisis de datos obligatorios por configuracion
SAP nos permitr convertir en obligatorios algunos datos que en la version estandar solo son optativos, usualmente tienen un valor ingresados manual o automaticamente para guardar un documento.
la parametrizacion del sistema nos permite convertir en obligatorios aquellos datos que deseamos asegirar que el operador no omita en la creacion del documento
Los datos que se requieren son:
obligatorios:
Centro, grupo de compras, texto breve del material
Optativos:
tipo de posicion, almacen, tipo de imputacion, indicador " existen textos", txt breve, grupo de articulos, n de pieza del fabricante, codigo de informacion, numero de pieza del fabricante, codigo de estatus y urgencia de necesidad.
2.6 Ejemplos de mensajes de advertencias y errores
el material no existe o no esta activado
la fecha de entrega se encuentra en el pasado
no esta previsto el grupo de compras DF4
2.7 Verificacion de datos
puedes recurrir a este boton donde te verifica si la informacion que subiste es correcta.
2.8 Copiar items o posiciones
cuando se ingresan otros productos podemos proceder a crearlos de la misma manera que el anterior. el metodo consiste en copiar el material a la nueva linea, selecciona,os la posicion haciendo click en el casillero izquierdo de la posicion, copias la posicion y la pegas para tener la informacion en la nueva linea. solo modificas las cantidades, centro, solicitante. una vez que se finaliza verificas los valores y puedes guardar el documento.
2.9 Guardar el documento
se guarda el documento y recibimos la confirmacion y el numero del nuevo documento creado.
3Modificar el documento
tx ME52N es la indicada para modificacion de un pedido existente.