Creación de un documento con referencia
Podemos crear un documento asociándolo a otro ya existente en el sistema, con la finalidad de facilitar la tarea por un lado ya que se hereda gran parte de la información del documento al que se refiere, y por otro para constituir una secuencia de documentos asociados a una determinada operación de compras.
Procedimiento de la creación de un Pedido con referencia:
- Ingresar a la transacción ME21N
- Ingresar el documento de referencia:
- Si conocemos cuál será el documento a ingresar (por ejemplo una solicitud de pedido) podremos ingresar el número del documento en el campo correspondiente, el cual se sitúa al final de la lista del ítem. Entre las columnas del ítem se puede observar los diversos documentos que pueden ser tomados como referencia (solicitud de pedido, contrato marco, petición de oferta, etc.).
- Si desconocemos el número se usaría el matchcode para localizarlo, o bien desplegar la franja localizada en el lado izquierdo de la pantalla, utilizando el botón "resumen documento activo" y desde él, encontrar el documento deseado como referencia.
Al finalizar la selección del documento de referencia pulsamos la tecla enter y SAP rescatará toda la información disponible de dicho documento.
- Seleccionar la clase de documento: uno de los primeros datos que se deben definir es la clase de documento, campo que encontraremos en el extremo superior izquierdo de la pantalla, pudiendo optar por mantener el tipo NB (estándar) o seleccionar cualquier otro de la lista.
- Completamos los datos: guiándonos por los mensajes de advertencia o error, registremos los datos de esas leyendas recibidas.
- Análisis de datos obligatorios por configuración: en los pedidos se puede determinar que datos son opcionales u obligatorios. No en todos los casos se presentará la misma parametrización.
- Verificar los datos: se verifican los datos en el botón verificar.
- Guardar documento: damos click al botón correspondiente y recibiremos la confirmación y el número del nuevo documento al pie de la pantalla.
Modificar el documento
La transacción utilizada para modificar un pedido es la ME22N, ingresando a ella podremos ver que no difiere mucho con relación a la transacción ME21N, salvo que algunos campos no podrán ser cambiados.
Bloqueo o borrado de posiciones del documento
Luego de registrar un documento en el sistema, podría ocurrir que se desista de alguna de las posiciones del mismo, con lo que desearemos eliminarlo, o bien, impedir que siga siendo usado mediante el bloqueo. Estas actividades se realizan mediante el siguiente procedimiento:
- Seleccionar la línea que se desea bloquear o eliminar.
- Hacer click en el botón "borrar" o "bloquear" de la barra de botones del ítem.
Luego de eliminar una posición e ingresar nuevamente al sistema, se podrá ser que la misma es mantenida pero con un estado de borrado o bloqueado, es decir, que aunque el sistema nos impida efectuar actividades con ella, podremos ver su historia previa, siendo esto un motivo clave para el seguimiento, control y auditoría de los documentos.