Lección: Creación de Documentos con Referencia
1: CREAR UN DOC, BASANDOSE EN LA INFORMACIÓN DE OTRO SIMILAR O UNO QUE CONSTITUYE EL ESLABÓN ANTERIOR EN LA CADENA DEL PROCESO DE COMPRAS.
1) CREACIÓN DE UN DOCUMENTO CON REFERENCIA - GENERALIDADES.
Al crear un doc. Nuevo (Pedido) podemos asociarlo a otro ya existente.
Ventajas:
- Facilita el registro de la información, heredando gran parte de la info. del doc. al que se refiere.
- los 2 doc. quedan asociados una misma operación de compra, permitiendo establecer cada una de las etapas de la misma.
Ejemplo:
Una solicitud de pedido puede dar lugar al pedido de cotizaciones a varios proveedores. la definición del más conveniente originará el pedido basado en la solicitud o la cotización; la posterior recepción de la mercadería y factura del proveedor estarán referidas al pedido original.
El enlazamiento de los doc. Será clave para el análisis, seguimiento y auditoría de la operación completa.
2) CREACIÓN DE UN DOCUMENTO CON REFERENCIA - PROCEDIMIENTO.
Como ejemplo]: un nuevo Pedido.
2.1) INGRESAR EN LA TRANSACCIÓN CORRESPONDIENTE (ME21N- CREAR PEDIDO)
Esta herramienta sirve para parametrizar y adaptar el sistema
Imagen 2.1
2.2) INGRESAMOS EL DOCUMENTO DE REFERENCIA.
DOS PROCEDIMIENTOS PARA INDICAR DUAL ES EL DOCUMENTO DE REFERENCIA:
- Nro de doc. conocido: si lo conocemos podremos ingresar el nro de doc. el ítem en los campos correspondientes al final de la lista de ítem, como indica la sig imag:
Imagen 2.2
Se pueden ver los diversos doc. qie pueden ser tomados como referencia para un pedido(solped, contrato marco, petición de oferta). en nuestro caso se ingresa el nro de solped que creamos anteriormente
Imagen 2.3
Si no conocemos el nro de doc. se puede utilizar el matchcode para localizar el doc.
Al pulsar enter, Sap rescatará toda la info disponible en doc. referido y tendremos una nueva apariencia :
Imagen 2.4
2.3) SELECCIONAMOS LA CLASE DE DOCUMENTO.
Debemos definir la clase de doc. podemos optar por el tipo NB o seleccionar uno de la lista.
Imagen 2.5
2.4) COMPLETAMOS LOS DATOS.
Imagen 2.6
Los mensaje de advertencia o error pueden variar dependiendo de la configuración del sistema. por ejemplo cada dato que se omita puede dar lugar a que aparezca una advertencia. Nuevos campos obligatorios generan nuevos mensajes adicionales.
2.5) ANÁLISIS DE DATOS OBLIGATORIOS POR CONFIGURACIÓN.
se pueden configurar datos estándar a obligatorios: donde se aprecia que los campos solicitantes y nro de necesidad han pasado a ser obligatorios y deberán ser completados con algún dato. Para poder guardar el doc.
Imagen 2.7
2.6) VERIFICAR LOS DATOS.
Imagen 2.8
Los mensajes de advertencias permiten de todos modos guardar el doc.
2.7) GUARDAR EL DOCUMENTO.
Pulsar el botón correspondiente para registrar el doc.y se recibe la confirmación y el nro del nuevo doc. al pie de la pantalla.
Imagen 2.9
3) MODIFICAR EL DOCUMENTO. ME22N
Imagen 3.1
No difiere de la pantalla de creación, salvo que algunos datos no podrán ser modificados. si el doc no es el deseado, utilizaremos el botón otro pedido, para obtener que que requiere ser modificado.
AUDIO 2: DOS PROCEDIMIENTOS: BLOQUEAR Y BORRAR POSICIONES DE LOS DOC.
CUANDO ESTA BLOQUEADO NO SE PUEDE MODIFICAR NI ASOCIAR A NINGÚN DOC. POSTERIOR. USARLO PARA CUANDO NO SE QUIERE QUE SE UTILICE PARA NINGUNA OPERACIÓN.
BORRAR UNA POSICIÓN: ELIMINARLAS PARA QUE NO PUEDA SER UTILIZADA EN EL PROCESOS DE COMPRAS.
4) BLOQUEO O BORRADO DE POSICIONES DEL DOCUMENTO.
Luego de registrar el doc. En el sistema. Puede ocurrir que se desista de alguna posición. Deberemos seguir el sig. Procedimiento:
- Seleccionar la línea que se desea bloquear o eliminar.
- hacer clic en el botón borrar o bloquear de la barra de botones del ítem.
Imagen 4.1
Donde hay botones para borra, bloquear, desbloquear/anular borrado.
Imagen 4.2, imagen 4.3
Solo restará guardar el doc, para registrar los cambios.