Creación de Documentos con Referencia
Cuando creamos un nuevo documento en SAP, podremos asociarlos a otro ya existente en el sistema, de manera a facilitar la tarea, por un lado, y por otro, constituyan una secuencia de documentos asociados a una determinada operación de compras. Sus ventajas son:
* Facilitar el registro de la información, heredando gran parte de la información del documento al que se refiere.
* Los dos documentos quedan asociados a una misma operación de compra, permitiendo establecer cada una de las etapas de la misma.
* OJO: el enlazamiento de los documentos será clave p/ el análisis, seguimiento y auditoría de la operación completa.
2. Creación de un Documento de referencia - Procedimiento
*Pasos p/ confeccionar un nuevo documento relacionado a otro (Ejemplo Pedido)
2.1 Ingresar a la transacción correspondiente: en este caso es la transacción "ME21N", esta transacción corresponde a la creación de un nuevo pedido.
2.2 Ingresamos el Documento de Referencia: para indicar a SAP cuál será el documento de referencia tendremos dos procedimientos:
* Número de documento conocido: si conocemos cual será el documento a indicar (por ejemplo, una Solicitud de Pedido) podremos ingresar el número de documento e ítem en los campos correspondientes al final de la lista del ítem (a la derecha). En la columnas se observan los diversos documentos que pueden ser tomados como referencia p/ un Pedido (Solicitud de Pedido, Contrato Marco, Petición de Oferta, etc.). En el caso del ejemplo ingresaremos en nro de la Solicitud de Pedido que creáramos anteriormente.
Al pulsar "Enter", SAP rescatará toda la información disponible en el documento referido y tendremos una nueva apariencia en la pantalla, aparecerán los mensajes de error, p/ ir ingresando los datos faltantes.
2.3 Seleccionamos la Clase de Documento: uno de los primeros pasos a definir será la Clase de documento, campo que encontraremos en el extremos superior izquierdo de la pantalla, pudiendo optar por mantener el tipo "NB" o seleccionar alguno de la lista desplegable.
2.4 Completamos los datos: pedimos a SAP que nos indique los datos que debemos ingresar, y registremos cada una de las leyendas recibidas (con la tecla "Enter" pasaremos de un mensaje a otro).
2.5 Análisis de datos obligatorios por configuración: De manera similar a como se analizó el tema del estado de los campos (obligatorio, opcional, visualizable) en los Pedidos podremos determinar que ciertos datos, que en el modo estándar son opcionales, convertirlos en obligatorios. Se accede desde la parametrización de SAP.
* OJO: aunque la parametrización permite configurar el estado de numerosos datos, hay que tener en cuenta que, aunque intentemos dejar como "opcionales" algunos de ellos, por tratarse de datos claves p/ el documento, SAP, los seguirá conservando como "Obligatorios".
2.6 Verificar los datos
2.7 Guardar el documento: Para registrar el documento en el sistema haremos click en el botón correspondiente y recibiremos la confirmación y el nro del nuevo documento al pie de la pantalla.
3. Modificar el documento
Para modificar el pedido accedemos a la transacción "ME22N", que corresponde a la modificación de un nuevo Pedido.
4. Bloqueo o Borrado de posiciones del documento
Luego de registrar el documento en el sistema, podría ocurrir que se desista de alguna de las posiciones del mismo, con lo cual desearemos "eliminarlo", o bien, impedir que pueda seguir siendo utilizado, lo que se evita mediante el "bloqueo" del mismo.
* Seleccionar la línea que se desea bloquear o eliminar
* Hacer click en el botón de "borrar" o "bloquear" de la barra de botones del ítem. Solo resta guardar el documento p/ registrar el cambio en el estado de la posición.
OJO: si luego de eliminar una posición ingresaras nuevamente al documento, notarás que la misma es mantenida, pero con el estado "borrador/bloqueado", aunque el sistema nos impide efectuar actividad alguna con ella, nos permite conocer su historia previa, esto será una herramienta clave p/ el seguimiento, control y auditoría de los documentos. La eliminación de un ítem no impide conocer de su existencia previa en el documento.