Creación de Documentos con Referencia
CREACIÓN DE UN DOCUMENTO CON REFERENCIA | GENERALIDADES
Cuando requerimos crear un nuevo documento en SAP, por ejemplo, un pedido, podremos asociarlo a otro ya existente en el sistema, de manera de facilitar y constituir una secuencia de documentos asociados a una determinada operación de compras. En resumen, optar por la referencia nos transmite las siguientes ventajas:
Facilita el registro de la información, heredando gran parte de la información del documento al que se refiere.
Los dos documentos quedan asociados a una misma operación de compra, permitiendo establecer cada una de las etapas de esta.
Para comprender bien lo referido a crear un documento con referencia a otro, se debe entender que constituye una cadena de documentos que se enlazan mediante sus correspondientes referencias.
Por ejemplo, una solicitud de pedido puede dar lugar al pedido de cotizaciones a varios proveedores. La definición del más conveniente originará el pedido basado en la solicitud o cotización; la posterior recepción de mercadería y factura del proveedor estarán referidas al pedido original.
Importante: Este enlazamiento de los documentos será clave para el análisis, seguimiento y auditoría de la operación completa.
CREACIÓN DE UN DOCUMENTO CON REFERENCIA | PROCEDIMIENTO
A continuación, detallaremos los pasos a seguir para confeccionar un nuevo documento relacionado a otro.
1 | INGRESAR EN LA TRANSACCIÓN CORRESPONDIENTE ME21N: Creación de pedido
Recuerda que la poderosa herramienta de SAP para parametrizar y adaptar el sistema podría hacer que, en otro ambiente, la imagen que veas difiera en parte de ésta, aunque no sustancialmente.
2 | INGRESAMOS EL DOCUMENTO DE REFERENCIA
Para indicar a SAP cual será el documento de referencia tendremos dos procedimientos.
Número de documento conocido: si conocemos cual será el documento que indicar (por ejemplo, una solicitud de pedido) podremos ingresar el número de documento e ítem en los campos correspondientes al final de la lista del ítem (a la derecha), como indica el siguiente esquema:
Si prestas atención a las columnas visualizadas, descubrirás los diversos documentos que pueden ser tomados como referencia para un pedido (solicitud de pedido, contrato marco, petición de oferta, etc.)
En nuestro caso, ingresaremos el número de la solicitud de pedido que creáramos anteriormente y cuya apariencia sería la siguiente:
Si desconocieras el número del documento, podrías utilizar el matchcode (o herramienta de búsqueda de SAP) para tratar de localizar el documento, o utilizando el botón resumen documento activo para encontrar el documento deseado como referencia.
Al pulsar la tecla enter a continuación del paso anterior, SAP rescatará toda la información disponible en el documento referido y tendremos una nueva apariencia en la pantalla.
3 | SELECCIONAMOS LA CLASE DE DOCUMENTO
Uno de los primeros datos que deberemos definir será la clase de documento, campo que encontraremos en el extremo superior izquierdo de la pantalla, pudiendo optar por mantener el tipo NB (estándar) o seleccionar alguno de la lista desplegable.
4 | COMPLETAMOS LOS DATOS
Como una excelente práctica inicial, pidamos a SAP que nos indique los datos que debemos ingresar y registremos cada una de las leyendas recibidas (con la tecla enter pasaremos de un mensaje a otro).
Los mensajes de advertencia o error pueden variar dependiendo de la configuración del sistema. Por ejemplo, un dato conveniente que se omita podría dar lugar a que aparezca una advertencia. Pero el mismo mensaje puede haber sido modificado para que muestre un error, y el documento no pueda ser guardado sin solucionarlo. Nuevos campos obligatorios pueden ocasionar la aparición de mensajes adicionales a los que te muestro en este caso.
5 | ANÁLISIS DE DATOS OBLIGATORIOS POR CONFIGURACIÓN
De manera similar a como analizamos el tema del estado de los campos (obligatorio, opcional, visualizable) en los pedidos podremos determinar que ciertos datos, que en el modo estándar son opcionales, convertirlos en obligatorios.
Donde se aprecia que los campos solicitante y número de necesidad han pasado a ser obligatorios y deberán ser contemplados con algún dato (en este caso, cualquier texto es válido) para poder guardar el documento.
A este ejemplo que te presento se accede desde la parametrización de SAP y es uno de los innumerables aspectos de configuración que se estudia en el módulo avanzado.
Importante: aunque la parametrización anterior permite configurar el estado de numerosos datos, hay que tener en cuenta que, aunque intentemos dejar como opcionales algunos de ellos, por tratarse de datos claves para el documento, SAP los seguirá conservando como obligatorios.
6 | VERIFICAR LOS DATOS
A pesar de nuestra experiencia hemos recibido dos advertencias respecto a la integridad de los datos. Éstos nos indican que de todas maneras podremos guardar el documento. En este caso ambos mensajes podrían o no presentarse en otro ejemplo, ya que uno de ellos habla del valor mínimo de un pedido al proveedor (en muchos casos no existe esa condición) y la otra es referida a la impresión del pedido, si la misma ya hubiera sido configurada, no se recibiría tal advertencia.
7 | GUARDAR EL DOCUMENTO
Para registrar el documento en el sistema haremos clic en el botón correspondiente y recibiremos la confirmación y el número del nuevo documento al pie de la pantalla.
MODIFICAR EL DOCUMENTO
Dado el caso en que algunos de los datos ingresados en el documento hayan sido errados, deberemos acceder a la transacción de modificación del documento, en este caso ME22N mediante la cual, y tal como muestra el esquema siguiente, podremos cambiar la mayoría de ellos.
ME22N: Modificación de un nuevo pedido.
Notarás que no difiere mucho de la pantalla de creación, salvo que algunos datos no podrán ser cambiados, siendo aquellos cuyo fondo está en gris. Si el documento no es el deseado, utilizaremos el botón otro pedido para obtener el que requiere ser modificado.
BLOQUEO O BORRADO DE POSICIONES DEL DOCUMENTO
Luego de registrar el documento en el sistema, podría ocurrir que se desista de alguna de las posiciones de este, con lo cual desearemos eliminarlo o bien, impedir que pueda seguir siendo utilizado, lo que se evita mediante el bloqueo de este. Para proceder a una u otra actividad, deberemos seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la línea que se desea bloquear o eliminar.
2. Hacer clic en el botón de borrar o bloquear de la barra de botones del ítem.
(borrar – bloquear – desbloquear/anular borrado)