Análisis de los datos maestros de proveedores
1 | Aspectos generales de la actualización del maestro de proveedores
En la versión actual de SAP S/4 HANA se incluye el concepto de “Business Partner” que engloba la creación, edición y visualización de proveedores y clientes, lo cual conlleva a una notable simplificación de las tareas y la información y cambia en parte, el paradigma de la diferenciación entre proveedor y cliente para convertirlos en entes que pueden interactuar de manera natural.
Asociada a esta novedad, hace su aparición el concepto de “Grupo de BP” que reemplaza al concepto de “Grupo de cuentas” de SAP ECC, que debe ser indicado antes de la creación de un nuevo proveedor y que queda asociado al denominado “Rol de BP”.
La idea fundamental radica en la definición de un ente que pueda relacionar de manera directa las actividades de un proveedor y un cliente a la vez y la incorporación de sus posibles funciones como interlocutores, cuyo concepto ya se encuentra parcialmente definido en SAP ECC pero en SAP S/4 HANA resultan de una utilización mucho más natural.
A continuación, y sólo a modo de referencia se presenta una imagen de una pantalla para gestión de los datos de un proveedor mediante la aplicación FIORI.
De igual manera podríamos visualizar otras vistas de datos de los proveedores FIORI, tal como la siguiente, donde se define la vista de compras de este.
Si el objetivo fuera definir los datos del proveedor referidos a una sociedad, es decir, el ingreso de los datos asociados al módulo FI, la pantalla presentaría un aspecto similar a la siguiente imagen.
Obsérvese las diferentes solapas para el ingreso de datos asociados a cada uno de los segmentos de datos en la definición del proveedor (compras, finanzas, etc.).
Donde se observa que la estructura y el entorno de la pantalla son totalmente diferentes a los trabajados sobre el ambiente ECC. Lo que sí encontraremos es una importante coincidencia entre los datos gestionados en uno y otro ambiente, a excepción de los asociados a esta nueva definición de interlocutor que no solo incluye el entorno de un proveedor, sino la posible asociación con un cliente.
1.1 PRESENTACIÓN DE CREACIÓN DE UN NUEVO PROVEEDOR
La siguiente imagen presenta la pantalla inicial de creación de un nuevo proveedor bajo el entorno de SAP S/4 HANA mediante la utilización de la nueva transacción BP que reemplaza a las tradicionales MK01 y XK01.
Además de observar la diferencia en cuanto a la apariencia, se destacan los botones indicados con las leyendas “Person”, “Organization” y “Group” que permiten seleccionar las características del enter que será creado.
Avanzando en los datos accederemos a una pantalla para el ingreso de la información, destacando específicamente los datos generales del proveedor.
Para que te familiarices con el entorno de creación de un proveedor bajo la nueva modalidad de SAP S/4 HANA, se presentan imágenes que reflejan las pantallas en las que se ingresan los datos iniciales.
Donde se observan los datos solicitados y que se corresponden con los de la “dirección en la versión tradicional de ECC.
A continuación, y a modo de ejemplo se presenta el ingreso de nuevo un interlocutor o por su denominación en inglés como relationship, para el proveedor creado en el paso anterior.
En este caso se ha agregado un interlocutor para la creación de factura, es decir quién será el “emisor de la factura”, cuya denominación en inglés es invoice party.
1.2 DIFERENCIAS MÁS RELEVANTES DEL MAESTRO DE PROVEEDORES
BUSINESS PARTNER
· SAP ERP: opcional (utilizado en el módulo CRM-Clientes y SRM-Proveedores)
· SAP S/4 HANA: obligatorio
DATOS MAESTROS DEL PROVEEDOR
· SAP ERP: vista general de datos
· SAP S/4 HANA: datos generales del business partner
DATOS MAESTROS PARA LA COMPAÑÍA
· SAP ERP: vista de datos de la compañía
· SAP S/4 HANA: acceso a los datos de compañía mediante el rol FI del proveedor
DATOS MAESTROS DE LA ORGANIZACIÓN DE COMPRA
· SAP ERP: vista de la organización de compra
· SAP S/4 HANA: acceso a los datos de la organización de compra mediante el rol de proveedor
TRANSACCIONES DE ACCESO A DATOS MAESTROS DEL PROVEEDOR
· SAP ERP: transacciones XK01, XK02, XK03 para gestión central; transacciones MK01, MK02 y MK03 para gestión de vistas de compras; transacciones FK01, FK02 y FK03 para gestión de vistas de sociedad.
· SAP S/4 HANA: mantenimiento de datos del business partner mediante aplicaciones FIORI (este recurso torna obsoletas las transacciones mencionadas para SAP R/3)
1.3 INTRODUCCIÓN A LA CREACIÓN DE UN PROVEEDOR CON FIORI
Para la creación de un nuevo proveedor el paso inicial es asignarlo a un grupo de proveedores lo que cumple un rol similar al grupo de cuentas de SAP ECC y mediante el cual se definen entre otras características el rango de numeración. Paso posterior se asignará el rol establecido para el mismo, además de ingresar su nombre y dirección.
A fin de ejemplificar con imágenes esta sección de la lección, se reiteran algunas de las mostradas previamente, tales como la asociada con los datos generales y con un resumen general del estado, en este caso de un BP orientado a su función como cliente, donde pueden observarse datos de estado o estadísticos del mismo.
Si lo deseado es utilizar el mismo recurso para la creación o actualización de los datos del proveedor para el módulo FI, se obtendría como resultado una pantalla.
Donde se observa que se encuentra seleccionado el botón de COMPANY CODE a diferencia de la definición de compras que se disponía del botón purchasing.
Donde puede observarse que en la definición del rol se ha seleccionado uno referido al módulo FI y dentro del menú aparece la opción de la sociedad (COMPANY CODE).
1.4 TRANSACCIONES NO DISPONIBLES EN SAP S/4 HANA
A modo de referencia, la siguiente lista presenta las transacciones de SAP ECC discontinuadas en SAP S/4 HANA.
- MK01 MK02 MK03 MK05 MK06
- FK01 FK02 FK03 FK05 FK06
- XK01 XK02 XK03 XK05 XK06 XK07