DEFINICION Y ASIGNACION DE NUMEROS DE DOCUMENTOS
Reforzando lo indicado en la lección previa, el generar un nuevo Tipo de documento (y por lo tanto definir su numeración) es algo infrecuente en una compañía y regularmente solo es utilizado al principio del uso del sistema, pero, para tener una idea de donde revisar esta numeración se indica en esta lección, para revisar los rangos de numeración para determinados tipos de documento contable, utilizamos la siguiente ruta:
- SPRO (IMG Referencia SAP) -> Gestión de materiales -> Gestión de stocks e inventario -> Asignación de números -> Especificar asignación de números para documentos contables
- “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> Inventory Management and Physical Inventory -> Number Assignment -> Define Number Assignment for Accounting Documents”
Al ingresar a esta pantalla (ya aprendimos a usar el primer botón en el párrafo anterior), ahora, el segundo botón de esta pantalla nos sirve para indicar los rangos de numeración de los documentos contables generados por transacciones de inventarios.
Al seleccionar este botón, SAP nos pide que indiquemos la Sociedad, ya que los rangos de numeración de documentos contables están a ese nivel, una vez indicada la sociedad, podremos observar que esta pantalla, al igual que las anteriores que hemos revisado de control de numeraciones, tiene 3 botones:
- Visualizar Intervalos
- Modificar Intervalos
- NR Status (Estatus de la numeración de cada rango).
Recuerda que en esta pantalla se encuentra la numeración de todos los tipos de documento que afectan FI, no solo las de transacciones de mercaderías.
Buscamos en la lista las numeraciones para materiales y podemos encontrar la numeración 49xxxxxx y 50xxxxxx que vimos equivalen a las transacciones WA y WE de materiales, en esta lista podemos encontrar rangos de numeración por tipos de documento y años específicos, con lo cual, esa numeración termina el 31 de diciembre del año indicado y debe empezar con la de arranque de enero del siguiente año.
Si un registro no contiene un año específico, sino un 9999, ese rango aplica para todos los años sin importar brincar de uno a otro, la numeración se respeta por el sistema al brincar al año siguiente.
La tabla BKPF contiene los datos de cabecera de los documentos contables.
El manejo de los tipos y numeraciones para documentos de los Movimientos de mercadería, son similares a los documentos contables por lo que, no se definirán en esta lección pero tienen el mismo manejo que estos.