Generalidades de los tipos de imputación
Cuando el proceso de adquisición de SAP se menciona el tema de imputación, se está refiriendo concretamente a que ámbito u objeto de costo deberá ser asignada la erogación incurrida en una operación de compras que involucre un gasto.
En un caso práctico, un área de la empresa solicita a Compras la adquisición de insumos consumibles, por ejemplo, resma de papel o toner de impresoras. Debido a que éstos bienes serán consumidos, tal como lo analizamos exhaustivamente en el módulo inicial, deberá determinarse un objeto de costo a quién imputar (asignar) dicha erogación.
El esquema siguiente pone de manifiesto los procedimientos generales asociados a las imputaciones contables según la característica del proceso de adquisición, esto es, para STOCK o CONSUMO.
- Material Stock - Con Maestro de materiales - Sin ingreso de Asignación contable - Asignación Contable Automática - Imputación a la cuenta de stock
- Material Consumible - Con o Sin Maestro de Materiales - Ingresa categoría Asignación Contable - Ingreso Manual Asignación Contable - Imputación al concepto definido.
Lo mencionado anteriormente tiene la utilidad de refrescar conocimientos de los dos procesos de adquisición diferentes desde el punto de vista contable y de imputación. De todo el proceso, nos interesa en este momento, particularmente, la última etapa, la de Imputación.
A fin de recordar, se citan a continuación los objetos a los cuales podrían imputarse compras de bienes y/o servicios, a saber:
Tipos de Imputación:
- Activo Fijo "A"
- Pedido de Cliente "C"
- Orden de fabricación "F"
- Centro de Costo "K"
- Proyecto "P"
- Stock " "
Tal como lo estudiáramos, cada tipo de imputación es asociado a los datos correspondientes, esto es, la "Cuentas contables" y el objeto de costo determinado (SAP se refiere a un Activo fijo como Inmovilizados).
En los puntos siguientes analizaremos el contenido y definición de cada tipo de imputación, ya que, aunque rara vez sea necesario definir uno diferente, es importante conocer su estructura para saber su impacto en los procesos de negocios.
Análisis y estructura de los Tipos de imputación
Para acceder a la definición de los Tipos de imputación deberemos navegar por la transacción SPRO a través de la ruta:
SPRO - Gestión de materiales - Compras - Imputación
Destacando las imputaciones principales:
- Inmovilizado
- Pedido/Cliente
- Orden
- Centro de coste
- Proyecto
Parametrización e información de los Tipos de imputación
En la presente sección analizaremos la pantalla de un tipo de imputación y la información involucrada, la que en definitiva, aunque no lo realizaremos en este momento, definirá las funcionalidades disponibles al momento de crear una en referencia a otra ya existente.
- Imputación modificable: indica si la imputación puede modificarse después de una EM (Entrada de Mercadería) o RF (Recepción de Factura)
- Contabilización consumo: determina el tipo de contabilización de consumos, esto es, si se imputa al activo fijo, consumo, pedido de cliente, etc.
- Distribución: para los casos de compras compartidas, determina como se distribuye, si en forma simple o múltiple (distribuida por cantidad o porcentajes)
- Imputación modificable en la RF: determina si la RF puede modificar la imputación de una posición de pedido tomado como referencia.
- Modificación cuenta: se utiliza para la determinación de cuentas contables según la operación a realizar.
- Entrada de mercadería: indica que esta imputación está vinculada con una EM.
- EM no valorada: determina si la EM asociada a la imputación será no valorizada
- Recepción de Factura: indica si la posición del pedido está enlazada a una factura, de lo contrario, la recepción será gratuita.
- Campo: es esta sección se indica el estado de cada uno de los campos disponibles. Como podrá apreciarse al analizar diferentes tipos de imputación, será de "Entrada Obligatoria" aquellos a los cuales se impute (en este caso, el Centro de Costo) y "Optativos", "Suprimidos" u "Opcionales" aquellos que no correspondan o sean de uso opcional.
Creación de nuevos Tipos de imputación
No es la intención en esta sección crear un nuevo tipo de imputación, pero basándonos en la experiencia previa, sería muy simple el procedimiento, ya que tomaríamos uno como referencia, lo copiaríamos y sólo restaría, modificar las peculiaridades requeridas para la nueva configuración.
Es importante que incursionar en la faz operativa, debemos poner acento en los parámetros disponibles, su impacto en el proceso y las aplicaciones que podrían ser satisfechas en función de lo anterior. Por este motivo, basaremos la práctica en analizar diversos tipos y sacar conclusiones acerca de opciones y modificaciones del proceso y documentos.
Comparación de Tipos de imputación
Los esquemas siguientes ponen de manifiesto las configuraciones de diversos tipos de imputación, con el fin de comparar su información y que será la respuesta esperada al aplicarlos al proceso de compras
Relación Tipos de Imputación - Posiciones de Pedidos
Esta sección está dedicada a una parametrización que relaciona los Tipos de imputación y los Tipos de posición de los documentos. Aunque muy simple, es de mucha utilidad para la determinación y validación de ciertos procesos especiales.
Pensemos en una caso particular, donde cierta mercadería deba ser recibida en concepto de consignación pero asegurándose el registro de determinada información en los documentos.
Por un lado, se definirá el objeto de costo al cual imputar la operación y por otro lado, el Tipo de posición de uso exclusivo en determinado Tipo de documento. Esto nos asegurará que el procedimiento deba ser llevado a cabo bajo estrictas normas en cuanto al Tipo de documento, Imputación y Tipo de Posición.
A esta validación que confiere la parametrización pueden sumarse las autorizaciones otorgadas a ciertos usuarios, lo qe asegura aún más el proceso y los responsables de ejecutarlo.
SPRO - Gestión de materiales - Compras - Imputación
Imaginemos un escenario de compras donde se efectúa una operación de "Consignación" donde los bienes recibidos serán compartidos por varios sectores, con lo cual, debemos asegurar la "Distribución".
A este proceso imaginario le correspondería un Tipo de posición "C" y el Tipo de imputación "Z" recientemente creado a la medida del requerimiento.
... El mensaje de error nos está indicando que SAP rechaza una combinación de Imputación y Posición no asociadas en la parametrización.
Esto nos permite dos conclusiones importantes:
- SAP solamente acepta las combinaciones definidas
- Se pueden establecer combinaciones únicas que aseguren la ejecución de determinadas combinaciones: Imputaciones Posiciones Tipos documentos Autorizaciones