✒️SAP MM / Definición de Grupos de artículos/externos y Claves de Compra Por Stefanie Schneider Ríos

DEFINICIÓN DE GRUPOS DE ARTÍCULOS EXTERNOS Y CLAVES DE COMPRA

PARAMETRIZACIONES ADICIONALES AL MAESTRO DE MATERIALES

Hasta aquí hemos incorporado los conocimientos de parametrizaciones principales asociadas al maestro de datos de los materiales; en la presente lección analizaremos y aprenderemos una serie de configuraciones adicionales que participan de los datos asociados a los materiales.

A modo de introducción, la figura siguiente muestra los conceptos de parametrización que abordaremos.

GRUPOS DE ARTÍCULOS

Se trata de un tipo especial de parametrización, ya que los grupos artículos constituyen datos que, agregados en el maestro de datos de un material, permiten su agrupamiento o clasificación de acuerdo con características previamente determinadas:

· Tipo de material

· Origen del material

· Utilización del material

Los criterios son sólo algunos de los muchos que podrían adoptarse para agrupar los materiales y cuya finalidad puede ser la aplicación en tareas como:

· Reporting

· Análisis de stock

· Planificación de necesidades o MRP

Establecido el criterio de clasificación, el que deberá ser concienzudamente analizado antes de su aplicación, este recurso permitirá la segmentación y clasificación de los materiales presentes en el maestro de datos. Esto es de importancia superlativa, cuando la cantidad de materiales diferentes es muy grande y/o su gestión es muy dinámica. Una vez establecida la adaptación de los datos, es posible su cambio, pero suele ser necesario invertir muchísimo esfuerzo.

Recordemos donde se encuentra este dato en el Maestro del Material, en la pestaña de Datos Básicos.

Recordado el dato al cual nos estamos refiriendo, nos dedicaremos a continuación a su configuración, es decir, el ingreso de nuevas opciones para su llenado.

Para la configuración de los Grupos ingresaremos a la opción indicada.

Donde obtendremos la siguiente pantalla con los valores actuales destinados a los Grupos de artículos.

Donde observamos que cada uno de los Grupos de Artículos posee un código y una descripción.

Se observa que la codificación tiene un determinado criterio, esto es, se han utilizado los dos primeros dígitos para determinar el Grupo y los restantes tres, para incluir sus integrantes.

Al efectuar la práctica observarás que el campo de código tiene espacio para 9 dígitos, de manera de expandir las posibilidades de clasificación.

1 | SELECCIÓN DE UN REGISTRO COMO MODELO

2 | CREAR UN REGISTRO NUEVO COMO COPIA DE UNO EXISTENTE

3 | ACTUALIZAR LOS DATOS

4 | GUARDAR LA CONFIGURACIÓN

5 | COPIA SIMULTÁNEA DE UN LOTE DE REGISTROS

El siguiente procedimiento involucra un truco, muy simple y fácil de aplicar. Se recurre al llenado de una planilla Excel con los datos a registrar y con un procedimiento de “copiar-pegar” y habremos automatizado todo nuestro trabajo SAP.

A. Completamos una planilla Excel con los datos a ingresar al sistema

Seleccionamos los valores a ingresar al sistema y los copiamos al “portapapeles” (en este caso, todos los códigos y descripciones).

B. Seleccionamos en SAP tantos registros como requerimos agregar

C. Pulsamos sobre el botón “Copiar como…”

D. Actualizamos la información

Posicionados sobre el primer registro procedemos a actualizar los datos, pegando la información proveniente de Excel. Obtenemos el siguiente resultado:

6 | VERIFICACIÓN DE LA CONFIGURACIÓN

Realizaremos una verificación más ingresando en un material y comprobando que las nuevas opciones se encuentran disponibles:

GRUPOS DE ARTÍCULOS EXTERNOS

Se trata de una clasificación similar a la anterior, pero que, desde el punto de vista operativo, permitirá un grado más de agrupamiento de los materiales si es combinado con el anterior.

Para su parametrización ingresamos por la opción de SPRO indicada en la imagen siguiente:

Antes de ingresar en la configuración propiamente dicha, quiero presentarte la ayuda que provee SAP para este dato, el destino que en principio le estaría otorgando y compararlo con el uso que nosotros le daremos.

Actualizar grupos de artículos externos Por medio de esta actividad IMG podrá asignar un material a un grupo de artículos externo o a un grupo de artículos creado según métodos o estructuras externas, es decir ajenas a SAP. Ejemplo: aquí podrá almacenar, por ejemplo, grupos de artículos de CCG o Nielsen.

La lectura de la ayuda no parece muy clara, pero al menos no muy orientada a asociar este dato con otro del maestro, tal como es mi idea proponerte que lo utilices:

1- De acuerdo con nuestros requerimientos, podremos cambiar la finalidad de un dato de SAP a una aplicación diferente para que se ajuste a nuestra necesidad.

2- Podremos utilizar campos (datos) incluidos en las pantallas de SAP para una finalidad diferente a la prevista, a condición de que no los necesites para el uso original.

Obtendremos la pantalla mostrada a continuación.

Tal como se observa, cada registro estará compuesto por un código alfanumérico y una denominación. A continuación, reproduciremos todo el proceso de configuración de un nuevo registro. Estoy seguro de que después de todo lo visto, podrías hacerlo solo o sola, pero al menos aportaré mi “granito de arena” marcando los pasos.

1 | CREACIÓN DE UN NUEVO “GRUPO DE ARTÍCULOS EXTERNOS”

Presta especial atención a cada uno de los esquemas y trata de asociarlo con los pasos realizados en operaciones anteriores.

a. Selección

b. Copiar como…

c. Actualizar la información

d. Guardar la parametrización

e. Verificar resultados

CLAVES DE VALORES DE COMPRA

Se trata de un dato particular, ya que su definición involucra una serie de datos asociados. Para recordarte lo que estudiáramos en el módulo inicial, te presento una pantalla de la vista de compras de un material.

Donde observarás recuadrado el segmento de datos correspondiente al dato en cuestión. Como verás salvo el dato de la Clave el resto se encuentra en gris. Porque todos los datos dependen de la Clave que se elijan.

En la parametrización de SAP y el sitio que visitaremos a continuación estará definido esa relación entre Clave y datos.

DATOS INCLUIDOS EN LA DEFINICIÓN DE LA CLAVE DE COMPRAS

Reclamaciones: son datos que hacen referencia a los días de espera antes de efectuar un reclamo automático al proveedor ante el incumplimiento en la entrega. Si la cantidad de días fuera negativa, el reclamo se convertiría en recordatorio.

Tolerancia falta de suministro: determina un porcentaje que se tolerará como faltante en la entrega. Una cantidad por debajo en la entrega será rechazada.

Tolerancia exceso de suministro: hace referencia al máximo exceso permitido en la entrega de mercadería. Por encima de este valor, los productos no pueden ser ingresados al sistema.

Exceso ilimitado de suministro: tildando este casillero, se dará libertad al operador a recibir una cantidad ilimitada del producto al momento de registrar la entrada.

Porcentaje entrega mínima: determina la cantidad mínima que será admisible recibir respecto al total solicitado al proveedor.

Veamos el objetivo de esta parametrización y su aplicación en el maestro de datos… esto es, trasladar dichas condiciones de reclamos y recepción de mercadería a los documentos correspondientes.

Completada la etapa de refrescar la memoria, pasamos a la parametrización propiamente dicha de este valor.

Ahora que ya hemos analizado detalladamente cada dato involucrado en la clave y sus funcionalidades, aquí va la ayuda de SAP.

Definir clave de valores de compras

En el maestro de materiales se almacenan las reglas para:

· Reclamar las entregas pendientes.

· Permitir entregas incompletas o exceso de suministro.

· Exigir la confirmación de las posiciones de pedido.

· Normas de envío.

En esta actividad IMG se especifican dichas reglas en la clave de valores de compras. En los documentos de compras de proponen los datos a partir de ese registro de información, o bien (si éste no está disponible) a partir del registro maestro de materiales.

Ahora si estamos en condiciones de comenzar con la configuración propiamente dicha.

El botón con la lupa no permitirá acceder a los datos no mostrados en pantalla.

A continuación, reproduciremos todo el proceso de configuración de una nueva clave. Pasos requeridos:

1. Creación de una nueva “Clave de valores de Compras”:

Presta especial atención a cada uno de los esquemas y trata de asociarlo con los pasos realizados en operaciones anteriores.

Selección

Copiar como…

Actualizar la información

Guardar la parametrización

Verificar resultados

¿Verificamos que la nueva configuración sea visible desde el maestro de datos de los materiales?