Configuración de Estrategias de Liberación para Pedidos
Generalidades de las Estrategias de liberación de pedidos
Elementos básicos en la parametrización de las Estrategias de liberación:
1. Definición de Características: se refiere a cada uno de los criterios utilizados para asignar información a las estrategias, para luego, ser tomadas por los documentos que coincidan con ellos. De manera similar a las SolPed, para los Pedidos deberemos escoger los datos en los que se base el criterio de aprobación de documentos, (Plantas o Centros, Grupos de Compras, Tipo de material, Grupo de artículos, entre muchos otros.
2. Definición de Clases: definidas las características, serán agrupadas en la llamada Clase, la que será adoptada al momento de parametrizar las estrategias.
3. Definición de grupos
4. Definición de códigos
5. Definición de indicadores
6. Definición de Estrategias: se trata de diferentes combinaciones que deberán ser parametrizadas a fin de adaptar la herramienta a las condiciones de la empresa para la aprobación de documentos de compras.
Información adicional: además de los elementos mencionados, las estrategias incluyen otras definiciones a tener en cuenta, tales como Indicadores de liberación y Códigos de aprobación.
Definición de Características
Introducción a las Características
Las Características representan los datos o campos según los cuales se diseñan las Estrategias de liberación y cuyos valores serán aplicados a la Clasificación de las Estrategias de liberación y luego comparados con el Pedido para determinar o no la aplicación de una estrategia al documento.
Parametrización
> Menú del SPRO
|-> Compras
|-> Pedido
|-> Procedimiento de liberación para pedido
|-> Tratar características
La estructura denominada " CEKKO interviene en el diseño de la Característica y permitirá escoger el campo correspondiente como criterio para la estrategia.
1) Crear una nueva Característica
a) Ingresamos un nombre y seleccionamos crear
b) En la solapa datos básicos ingresamos la denominación que coincida con la característica. También se puede crear una en virtud de otra existente ingresando el modelo.
El dato que deberemos determinar es el referido a la "Valoración", esto es, si la Característica podrá asignar a la estrategia de liberación uno o varios valores.
c) En la solapa Datos adicionales debemos indicar:
- Tabla: CEKKO
- Nombre del campo: corresponde al campo de la estructura "CEKKO" que hace referencia al dato en cuestión. Para determinar su nombre técnico, aprovecharemos la transacción " SE11", Este campo determinara en la solapa datos básicos las definiciones de formato.
d) En la solapa Valores adoptado el criterio (tabla y campo) se ingresan los valores habilitados rangos, grupos, documentos etc.
e) Guardar la Característica
Con los datos ingresados ya estaremos en condiciones de registrar en el sistema la característica definida. Utilizando el botón correspondiente procedemos con la actividad mencionada, a saber:
7) Verificación de la Característica
Creada una nueva Característica, solo nos restará acceder a la misma para verificar su existencia e información. La imagen siguiente nos representa el estado actual de la misma:
Tabla CABN - T16FS – KLAH – CAWN - CEKKO
Tx SE11
Mediante esta transacción de SAP podemos crear, modificar y visualizar la estructura y datos técnicos de todas las tablas pertenecientes a la base de datos del sistema, así como también podremos administrar la creación, modificación y visualización de las Vistas de tablas de bases de datos, todos los tipos de datos existentes en el sistema tal como elementos de datos, estructuras, interfaces, tipos de tabla, dominios, grupos de tipos, ayudas de búsqueda y objetos de bloqueo.
Tx SE16N
Transacción que sirve para buscar y visualizar datos de las tablas de la base de datos de SAP.
Entre las funcionalidades de este recurso se incluye el filtro o selección de los registros que serán obtenidos de la tabla solicitada.
Una vez recibida la información se podrá acomodar su contenido mediante las funciones de ordenamiento, filtro adicional, obtención de totales y subtotales, cambio de posición de los campos, entre muchos otros.
Definición de Clases
Introducción a las Clases
Las Clases representan objetos aplicables, entre otras cosas, a las Estrategias de liberación y que, como resultado del agrupamiento de Características, proveen el recurso para configurar la Clasificación de las Estrategias.
Como vimos primero definimos las Característica, luego seguimos con las clases que va a agrupar la característica, ahora es turno de parametrizar las clases.
Parametrización
> Menú del SPRO
|-> Compras
|-> Pedido
|-> Procedimiento de liberación para pedido
|-> Tratar características
|-> Tratar clases
Pantalla inicial para la gestión de Clases
Desde aquí dispondremos de los recursos para crear, modificar, visualizar o borrar la Clase.
1) Crear una nueva Clase
Ingresamos un nombre para la nueva Clase, asegurándonos de la presencia de la Categoría de clase "032" y pulsamos la tecla "Enter" para acceder a la pantalla de ingreso de sus datos.
En la solapa Datos Básicos ingresaremos una denominación que la identifique e iremos a la solapa Características que observamos en la figura anterior y en la cual registraremos la parametrización clave de este recurso.
También tenemos la opción de crear una nueva clase en referencia a otra ya creada, una vez identificada la clase modelo se nos pedirá que indiquemos el área a copiar, esto es: palabra clave, característica, Texto de clase, documentos, datos standar
2) Completar la nueva Clase
Las Características requeridas para esta Clase se completan en la solapa Características, donde indicaremos:
Característica, Denominación, tipo de campo, cantidad de caracteres, distribución, unidad
Las Características adicionadas a la Clase y que serán aplicadas a las SolPed, determinan los datos que serán solicitados en la Clasificación de las estrategias.
3) Guardar la nueva Clase
Completados los datos, procedemos a guardar la Clase con el botón correspondiente, recibiendo el mensaje que lo confirma:
4) Verificación de la Clase
Tabla de clase:
• Fecha de creación
• Valido desde
• Valido hasta
• Responsable de creación
• Clase
• Modificado por
• Modificado el
• Nro. Interno
• categoría de clase
Estrategias de liberación
Definición de Grupos y Códigos de Liberación
Introducción a los Grupos de liberación
Se trata de un objeto de SAP que permite definir las Estrategias de liberación y que conforman una parte de ella, ya que la definición del código de las mismas está conformada por el "Grupo de liberación" y la "Estrategia de liberación".
Si bien SAP permite asignar cualquier combinación alfanumérica a este código de dos caracteres, propone por defecto la siguiente nomenclatura:
R1 : para Solicitudes de Pedido
R2 : para Pedidos de Compra
La creación, modificación y eliminación de Códigos de liberación que luego formarán parte de las estrategias, se encontrarán asociadas a los niveles de aprobación.
Durante la parametrización, la columna Workflow permitirá establecer si el código asociado participará del proceso mencionado, el cual se trata de un recurso que automatiza la advertencia al responsable de liberar el documento de compras.
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Parametrización
> Menú del SPRO
|-> Gestión de materiales
|-> Compras
|-> Solicitudes de pedido
|-> Procedimiento de liberación
|-> Procedimiento con clasificación
|-> Parametrizar Procedimiento con clasificación
Ingresando por esa opción, obtendremos una ventana con los diversos elementos a configurar hasta alcanzar el objetivo que son las Estrategias de liberación.
• Grupos de liberación: Definición de los grupos de las estrategias
• Códigos de liberación: Definición de los códigos para los niveles de aprobación
• Indicador de liberación: Definición de los indicadores de estado del documento
• Estrategia de liberación: Definición de la estrategia
• Workflow: Definición del proceso de automatización
Gestión de Grupos de liberación
1) Selección de una referencia
2) Copiar como......
3) Actualizar la información
Aca modificamos de ser necesario El Grupo Liberador (nuevo diferente al estándar) , el Objeto Liberación, definimos si libera toda la SolPed o es por posición y la clase utilizada para el grupo.
4) Guardar la parametrización
5) Verificar resultados
6) Eliminar un Grupo de liberación
Para ello, seleccionaremos el registro a eliminar, usaremos el botón "Borrar.
Introducción a los Códigos de liberación
Se trata de un objeto de SAP que define el nivel o niveles de liberación o aprobación de los documentos. Una estrategia contendrá tantos códigos como niveles de aprobación requiera la estrategia.
Éstos diferentes niveles tendrán asociados diversas estrategias y cada una de ellas aprobadores que serán identificados según su Código de liberación.
Es interesante recordar que el primer nivel suele repetirse en el segundo y éstos dos en la estrategia que presenta un tercer nivel de aprobación, y así sucesivamente.
Parametrización
> Menú del SPRO
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|-> Solicitudes de pedido
|-> Procedimiento de liberación
|-> Procedimiento con clasificación
|-> Parametrizar Procedimiento con clasificación
Gestión de Códigos de liberación
Esta parametrización relaciona el Grupo con el Código de liberación; referencias que necesitaremos para luego definir las Estrategias.
1) Selección de una referencia
2) Copiar como......
3) Actualizar la información
Acá modificamos de ser necesario El Grupo Liberador seleccionando entre los ya creados, le asignamos un código, definimos si el código participara del proceso automatizado de advertencia al responsable de liberar el documento de compra
4) Guardar la parametrización
5) Verificar resultados
6) Eliminar un Grupo de liberación
Para ello, seleccionaremos el registro a eliminar, usaremos el botón "Borrar".
Definición de Indicadores de Liberación
Introducción a los Indicadores de liberación
Se refiere a una de las definiciones utilizadas en las Estrategias de liberación y cuya aplicación radica en informar al usuario acerca del estado de liberación o aprobación del documento.
La definición de una Estrategia de liberación involucra varios aspectos, tales como:
• Grupos
• Estrategia
• Indicadores
• Códigos
• Clasificación
En el caso de los Indicadores, serán códigos que, aplicados a los documentos, permitirá reflejar a los usuarios el estado de aprobación en que se encuentra cada uno de ellos.
Gestión de Indicadores de liberación
Menú del SPRO
|-> Compras
|-> Solicitudes de pedido
|-> Procedimiento de liberación
|-> Procedimiento con clasificación
|-> Parametrizar Procedimiento con clasificación
Ingresando por esa opción, obtendremos una ventana con los diversos elementos a configurar hasta alcanzar el objetivo que son las Estrategias de liberación.
• Grupos de liberación: Definición de los grupos de las estrategias
• Códigos de liberación: Definición de los códigos para los niveles de aprobación
• Indicador de liberación: Definición de los indicadores de estado del documento
• Estrategia de liberación: Definición de la estrategia
• Workflow: Definición del proceso de automatización
En la pantalla de modificación tendremos los indicadores con su nomenclatura y el campo denominación liberado para modificar.
Tambien tenemos la posibilidad de crear entradas nuevas.
Cada indicador tiene un detalle del alcance de su uso, donde podemos apreciar que el indicador una vez fijado en el documento correspondiente en este caso la SolPed, este queda fijado y no modificable para planificación de necesidades, permite tratar cotizaciones, permite su inclusión en documentos posteriores, las modificaciones que si acepta luego de la liberación como la respuesta al modificar la SolPed, el porcentaje máximo de desvío sin pérdida de liberación.
Por la importancia que revisten y las ventajas proporcionadas por sus opciones, se describen los siguientes datos:
Clave ref. selección campos: establece el estado de los campos para modificar la SolPed cuando tiene aplicado este Indicador de liberación.
• Debe ser actualizado
• Puede ser actualizado
• Se suprime
• Solo se visualiza
Opciones modificación: este parámetro determina la respuesta del sistema frente a cambios en el documento una vez iniciado en proceso de liberación.
• Modificable, nueva liberación en caso de nueva estrategia
• No modificable
• Modificable sin nueva determinación de estrategia
• Modificable, nueva liberación, en caso nueva estrategia
• Modificable, nueva liberación y nueva estrategia
Modificación valor: establece un porcentaje de modificación máximo del valor de la posición de la SolPed (o su total) sin que altere las condiciones de la liberación.
Creación de nuevos Indicadores de liberación
1) Selección de una referencia
2) Copiar como
3) Actualizar la información
4) Guardar la parametrización
5) Verificar resultados
6) Eliminar un Indicador de liberación
Para ello, seleccionaremos el registro a eliminar, usaremos el botón "Borrar"
Definición de Estrategias de Liberación, Prerrequisitos e Indicadores
Gestión de estrategia de liberación
Menú del SPRO
|-> Compras
|-> Solicitudes de pedido
|-> Procedimiento de liberación
|-> Procedimiento con clasificación
|-> Parametrizar Procedimiento con clasificación
Ingresando por esa opción, obtendremos una ventana con los diversos elementos a configurar hasta alcanzar el objetivo que son las Estrategias de liberación.
• Grupos de liberación: Definición de los grupos de las estrategias
• Códigos de liberación: Definición de los códigos para los niveles de aprobación
• Indicador de liberación: Definición de los indicadores de estado del documento
• Estrategia de liberación: Definición de la estrategia
• Workflow: Definición del proceso de automatización
Definición de las Estrategias de liberación
Ingresando por la opción correspondiente mostrada en el esquema anterior, accederemos a la sección de la parametrización que nos permitirá incorporar los conocimientos para la "creación", "modificación", "configuración" y "eliminación" de Estrategias de liberación y todos sus elementos asociados, como "Códigos", " Pre-requisitos" o "Condiciones", " Indicadores" y " Clasificación".
En la pantalla de modificación se nos presenta el:
1) Código de grupo:
2) Código de la Estrategia
3) Con sus opciones de modificación, nuevas entradas
Por lo que estamos en condiciones de decir que las Estrategias estarán conformadas por un "Grupo", tal como hemos definido anteriormente, la "Estrategia" propiamente dicha y su correspondiente denominación
Nos posicionamos en una estrategia y apretamos el botón detalle.
La siguiente pantalla nos brinda la siguiente información:
Códigos
En esta sección se ingresarán los códigos de aprobación de acuerdo como fueran definidos previamente y la cantidad de ellos correspondiente a los niveles de aprobación deseados, es decir, el número de responsables que intervendrán en la misma. Cada conjunto de estrategias contará con tantas de ellas como niveles tenga definidos.
Condiciones o Prerrequisitos
En esta sección de la parametrización determinaremos las condiciones que deben cumplirse para que el responsable de uno de los niveles pueda proceder a la aprobación, esto es:
Simplemente ejecutar el procedimiento y dar por aprobado el nivel sin condición alguna (no aplicaremos tildes) o deberán estar aprobados todos los niveles anteriores (con tildes)
Estados de liberación (Indicadores)
En esta opción de parametrización se asignará el Indicador del estado de aprobación a cada uno de los estados de aprobación posibles. Es importante en su asignación obtener las descripciones más adecuadas para una fácil interpretación del estado del documento por parte del operador.
Es importante tener claro que las combinaciones dependerán de las opciones de los códigos incluidos, y el esquema de "Tildes" de los pre-requisitos.
Clasificación de las estrategias de liberación
Esta sección de la configuración de las estrategias es la que permite ingresar los valores de referencia (Centros, Centros de Costo, Grupos de Compras, etc.) que luego serán comparadas con los documentos a fin de asignar una estrategia para la aprobación del documento o cada una de sus posiciones según sea el caso definido para el ambiente.
Una posición de la SolPed (o su totalidad, según corresponda) tomará Estrategia de liberación, si y sólo si, los datos asociados a la Clase correspondieran en su totalidad con la definición de valores de la Clasificación.
En los Valores de la Clase de la estrategia vemos que se presentan las características que agrupa, por ejemplo:
Centro: este dato es completado con los Centros que deben ser asignados a la estrategia
Valor total de la posición: puede ser un rango o un valor único
Creación de Estrategias de liberación
Recordemos que para ello el ciclo: Característicasïƒ Clase ïƒ grupos ïƒ códigos ïƒ Estrategia (grupo + código) ïƒ indicadores ïƒ estrategia de liberación debe tener todas sus partes completas para luego en la ultima de ella poder crear una nueva.
1) Selección de una referencia
2) Copiar como......
3) Actualizar la información
Actualizamos Grupo, estrategia y código de liberación
4) Actualizar Condiciones de liberación (Pre-requiisiitos)
5) Actualizar Estados de liberación
En esta opción deberemos reemplazar cada una de las condiciones por los indicadores que correspondieran en reemplazo de los propuestos por SAP.
6) Actualizar Clasificación
Mediante el matchcode de los Centros accedemos a la lista disponible y escogemos el requerido
De manera similar escogemos el rango de valores correspondiente, obtenido de la lista presente
Recordemos que SAP otorga la opción de ingresar un valor disponible en la lista, es decir, que se encuentre definido en la Característica o bien, uno que no lo esté
Cuando se modifique o intente guardar los datos de la Clasificación se observará que SAP no solicita una Orden de Transporte. Esto nos dice que lo configurado no puede ser traspasado o migrado a otro ambiente en forma automática.
7) Guardar la parametrización
En este caso nos fue solicitada la Orden de Transporte debido a que guardamos la creación de la Estrategia. No quedando incluida la Clasificación en la orden generada.
8) Verificar resultados