ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES MM
La gestión de materiales hace referencia a las tareas necesarias para obtener las materias primas y servicios en el proceso de producción y gestionar esas materias primas y servicios de manera eficiente. La gestión eficiente de los materiales permite a la empresa:
1. Adquirir materiales y servicios de calidad a menor costo.
2. Garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales
3. Reducir las existencias improductivas en el inventario.
Proceso de Compras
Solicitud de Pedido (Purchase Requisition - ME51N/ME52N/ME53N): Solicitud formal dirigida al departamento de compras para adquierir una determinada cantidad de material en una fecha de entrega determinada.
(Las SolPes las genera cualquier sector de la empresa, ya que por medio de éstas se informa a compras del material o servicio que se necesita adquirir. Posteriormente, compras las toma del sistema y genera el pedido correspondiente.)
Orden de compra (Purchase Order - ME21N/ME22N/ME23N): Instrucción de compras a un proveedor para suministrar una determinada cantidad de material en una fecha de entrega específica. Una orden de compra también se puede utilizar para buscar los servicios de un proveedor.
Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más.
Esta es la denominación general que se utiliza para este tipo de documento, pero que en el caso de SAP lo designa con el nombre de Pedido.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación..
Entrada de mercancías (Goods Receipt - MIGO): el recibo de mercancías es una operación utilizada para confirmar que los materiales se han recibido del proveedor.
Hoja de entrada de servicio (Service Entry Sheet - ML81N): Una HES se utiliza para mantener el registro de los servicios prestados por un proveedor de servicios.
Verificación de facturas (Invoice verification - MIRO (Alta)/MIR4(Visualización)) Una verificación de factura se utiliza para confirmar que la factura enviada por un proveedor muestra la cantidad correcta y demás detalles del material suministrado por el proveedor. Después de verificar todos los detalles, la factura se contabiliza y los detalles de la factura se envía a la contabilidad.
Salida de mercancías (Goods Issue - MIGO): Se utiliza para registrar la retirada del material desde el almacén. Esta salida puede ser con fines de fabricación o para entregas a clientes.
Transaferencia de stock (Strock transfer - MIGO): Es una operación utilizada para la transferencia de materiales entre diferentes ubicaciones.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP MM
La estructura organizativa proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.
SAP proporciona los bloques de construcción denominados unidades organizacionales, para crear la estructura organizativa de la empresa
Cliente: Conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común.
Sociedad: unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas.
Centro: Unidad independiente dentro de la sociedad.
Almacén: Se utiliza para almacenar el stock de un material para un centro
Organización de compras: es una unidad que adquiere los materiales y servicios para las plantas. Es el responsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios.
DATOS MAESTROS DE SAP MM
Los datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. Los siguientes son los datos maestros esenciales que se debe definir para trabajar con el módulo MM:
Maestro de materiales (Material Master): base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de materiales. Un registro maestro de materiales incluye:
Atributos de materiales definidos, como el tipo de material
Sector de la industria para el material
Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material
Precios y datos contables relacionados con el material
Maestro de proveedores (Vendor Master): es la base de datos de toda la información relacionada con los proveedores que suministran materiales o servicios a la empresa. La información relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedores individual. Un registro de proveedores incluye:
Detalles de contacto del proveedor.
Condiciones de los pagos a los proveedores
Moneda utilizada para los pagos al proveedor.
Registro de información (Info Record): Define la relación entre el material y el proveedor. Este reúne la información sobre un vendedor y los materiales que adquiere la empresa del proceedor.
Lista de origen (Source List): define una lista de proveedores que pueden proporcionar un material específico en un período de tiempo determinado.
(Cada registro del maestro de materiales y proveedores tiene asignado un número único en SAP)