Introducción a SAP MM
Es el módulo de SAP destinado a la gestión integral de la cadena de aprovisionamiento. Abarca los procesos de compras, gestión de inventarios y mercancías, entrada de materiales, adquisición de bienes y servicios, administración de datos maestros de materiales, gestión de lotes, verificación de facturas y evaluación de proveedores.
Contempla además metodologías como Just in Time y Kanban electrónico.
Objetivo principal: Optimizar la gestión de materiales para:
üAsegurar adquisiciones de calidad al menor costo.
üGarantizar la disponibilidad oportuna de los materiales.
üMinimizar las existencias improductivas en inventario.
La integración de MM los otros módulos de SAP
SAP MM es uno de los módulos más extensos y está integrado con otros módulos claves del sistema. Veamos algunos ejemplos:
· Ventas (SD): Si una venta no tiene stock, le pide a MM la compra al proveedor y MM le avisa cuando llega para entregar al cliente.
· Producción (PP): Consume su stock y le solicita a MM los insumos que le faltan para producir.
· Tesorería (TR): MM informa su plan de compras y Tesorería le comunica el presupuesto disponible.
· Recursos Humanos (HCM): MM gestiona ante RRHH la contratación de mano de obra o servicios solicitados por otras áreas.
Los sub módulos de SAP MM
MM se divide en submódulos, cada uno con una función específica dentro de la gestión de materiales:
· Compras: gestiona la adquisición de bienes y servicios, desde la necesidad de compra, búsqueda de proveedores, control de entregas y registros de facturas.
· Inventario: controla el stock de cantidad y valor. Permite hacer el balance contable, realizar inventarios físicos periódicos y corregir desvíos en el sistema y en la contabilidad.
· Almacenes: se encarga de la recepción, ubicación optima de la mercadería y preparación de pedidos, según criterios de ubicación, transporte y conservación.
· Verificación de facturas: verifica la factura del proveedor contra el pedido y la recepción. Es la última etapa del procesos de compras antes de pasar a Cuentas a Pagar (Finanzas).
· Gestión de servicios externos: gestiona la licitación, adjudicación, aceptación de servicios y su facturación.
· Planificación de necesidades (MRP): genera el reporte de materiales a comprar en función de las entregas a clientes, producción y mantenimiento.
· Comercio exterior: controla las operaciones de importación y exportación para que cumplan la normativa legal y calcula los derechos aduaneros.
· Sistema de información: reúne toda la información del módulo y brinda reportes de análisis adaptables.
· Intercambio electrónico de datos (EDI): permite intercambiar información con sistemas externos en un formato determinado, por ejemplo, envió de facturas.
Los perfiles ideales para aprender SAP MM
Para ser Consultor SAP MM no es requisito tener título universitario ni experiencia previa. Contar con estudios en contabilidad, administración, ingeniería o RRHH ayuda, pero lo fundamental es formarse bien en el módulo y ganar práctica. Luego se puede rendir la certificación oficial de SAP, que no es obligatoria pero mejora mucho la empleabilidad.
Es ideal para quienes quieran desarrollarse en logística, compras, stock, almacenes, comercio exterior y operaciones en general, con alta salida laboral.
El sistema S/4HANA y la Gestión de Materiales
Como vimos en la Unidad 1, en SAP ECC la gestión de materiales forma parte de SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite, dentro de los módulos logísticos.
A partir de SAP S/4HANA se ordena la estructura y se definen 10 Líneas de Negocio (LoB). La funcionalidad de logística está compuesta por 4 líneas:
· Sourcing and Procurement
· Manufacturing
· Supply Chain
· Asset Management
La línea SAP S/4HANA Sourcing and Procurement es donde se encuentra la funcionalidad de la gestión de materiales (MM).
Funcionalidades en la nube de S/4HANA para el modulo MM
En S/4HANA Cloud, MM evoluciona y funciona 100% sobre la base de datos HANA y con interfaz Fiori:
üCompras en la nube: Pedidos, órdenes de compra, proveedores y control automático de facturas.
üInventario en tiempo real: Stock al instante en todos los almacenes, sin reportes.
üValoración de Material Ledger: Calculo automático del costo real del material.
üExperiencia Fiori y analítica avanzada: Apps por rol, reportes y predicción de compra.
La estructura organizativa de SAP MM
Para alinear los procesos de administración de materiales con el modulo MM, primero hay que definir la estructura organizativa del negocio. Esta estructura le da a SAP la jerarquía de las unidades de negocio y sus detalles. Aporta los bloques de construcción llamados unidades organizacionales.
Unidades organizacionales:
· Cliente: Conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Ej: un grupo empresarial.
· Sociedad: Unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y PyG. Es la unidad de negocio más pequeña desde el punto de vista jurídico y financiero. Ej: una empresa del grupo.
· Centro: Unidad independiente dentro de una sociedad, asociada a localizaciones físicas que subdivide las actividades de producción, abastecimiento, mantenimiento, planificación, etc. Gestiona el stock, recibe y entrega mercadería y satisface la demanda de producción y ventas. Ej: una fábrica u oficina.
· Almacén: Se utiliza para almacenar el stock de un material para un centro. Ej: almacén de materias primas.
· Organización de compras: Unidad que adquiere materiales y servicios para los centros y trata con los vendedores para su suministro.
Las principales transacciones de SAP MM
El modulo MM incluye una lista exhaustiva de transacciones. A continuación, las más comúnmente utilizadas:
1. Solicitud de pedido (ME51N (Alta), ME52N (Modificación), ME53N (Visualización)): Solicitud formal al Depto. de Compras para adquirir material en fecha determinada.
2. Orden de Compra o Pedido (ME21N (Alta), ME22N (Modificación), ME23 (Visualización)): Instrucción al Depto. de Compras al proveedor para suministrar material o servicio en fecha especificada.
3. Entrada/Salida de mercadería y Transferencia de Stock (MIGO):Confirma recepción de materiales del proveedor, registra salida de almacén para fabricación o clientes, y transfiere stock entre ubicaciones.
4. Verificación de Facturas (MIRO):Confirma cantidad y detalles de la factura del proveedor. Luego se contabiliza y se envía a contabilidad financiera.
Los datos maestros de SAP MM
Para utilizar las transacciones de MM es necesario definir los datos maestros. Estos almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación, los esenciales:
· Maestro de Materiales (MM01 (Alta), MM02 (Modificación) y MM03 (Visualización)): Base de datos de los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro con atributos como tipo de material, sector, unidades de medida, precios y datos contables.
· Maestro de Proveedores (MK01 (Alta), MK02 (modificación) y MK03 (Visualización)): Base de datos de los vendedores que suministran materiales o servicios. Cada proveedor tiene su registro con detalles de contacto, condiciones de pago y moneda.
NOTA: cada registro del Maestro de Materiales y Proveedores tiene asignado un número único en SAP.