Unidad 3
SAP MM - Gestión de Materiales
1. Introducción a SAP MM: SAP MM (Materials Management) es el módulo encargado de la gestión integral de la cadena de aprovisionamiento, abarcando compras, inventarios y movimientos de mercancías. Soporta la adquisición de bienes y servicios, la gestión de datos maestros de materiales y lotes, el registro de entradas de materiales y la verificación y evaluación de proveedores. Además, integra procesos logísticos como Just-in-Time y Kanban electrónico.
La gestión eficiente de los materiales puede ayudar a una empresa a:
- La adquisición de materiales y servicios de calidad al menor costo
- Garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales.
- Reducir las existencias improductivas en el inventario.
2. La integración de MM con los otros módulos de SAP: SAP MM es uno de los módulos funcionales más extensos, el cual se comunica y esta integrado con otros módulos clave del sistema SAP.
Ejemplos básicos de la integración MM con otros módulos:
- Ventas (SD): un vendedor contacta a un cliente ofreciendo un producto de su empres que puede estar en existencia o pronto a adquirir - para esta última opción, será el sector del área de ventas el encargado de adquirirlo a través del depto. MM el cual generará los documentos necesarios -. ya cuando se establece la recepción del producto, el responsable de compras deberá informar a ventas la entrega.
- Producción (PP): es el área encargada de la producción del producto según la demanda, utilizando los insumos del stock o solicita al sector de compras si requiriera abastecimiento, generando la documentación necesaria.
- Tesorería (TR): por medio de solicitudes/reportes, se reciben planes de gastos/inversión que será llevado a cabo por el depto, de compras. TR informará los recursos disponibles para adquirir bienes por otro lado la información del uso de estos conforme se vayan utilizando, con el fin de tener las previsiones que correspondan.
- RR.HH (HCM): el área de compras se encarga de recibir los requerimientos de personal de mano de obra/servicios, convirtiéndose en interlocutor de RR.HH para proveer los recursos de las áreas solicitadas.
3. Sub módulos de SAP MM: se divide a este sector en sub-módulos incluyendo una función específica dentro de la gestión de materiales, siendo estos:
- Compras: involucrada con las áreas de la adquisición de bienes y servicios.
- Inventarios: Es el área responsable de realizar los inventaros en los tiempos estipulados verificando e informando las cantidades existentes, compararlas con las cargadas en el sistema efectuar correcciones si se precisaran -. originando un documento contable.
- Almacenes: aquí se reciben los materiales, ubicación/conservación de manera estratégica, preparación de materiales por pedidos de clientes, planificación interna, y almacenaje de los mismos.
- Verificación de facturas: verifica las facturas de proveedores - pedido y recepción de mercadería -, y es la última etapa del proceso de compras antes de ir al área de cuentas a pagar que corresponde a FI.
- Gestión de servicios externos: se encarga de la gestión completa de licitación - adjudicación/concesión de pedidos y aceptación de los servicios -, verifica facturas.
- Planificación de necesidades de materiales: confecciona reporte de materiales que se deben comprar en función de los compromisos adquiridos con los clientes, tareas de producción, mantenimiento y actualización de los mismos, en base a las variables del sistema y materiales.
- Comercio exterior: engloba controles y balances que garantiza las transacciones de importación/exportación, manejándose legalmente, generando el calculo preciso de lo derechos adeudados a la aduana.
- Sistema de información: provee toda la información generada, disponiendo reportes de análisis estipulados, con selección para la adaptación según los requisitos de usuario.
4. Perfiles ideales para aprender SAP MM: si bien no es necesario experiencia previa o formación exclusiva para este perfil, una formación relativa a contabilidad, ingeniería, administración o RRHH puede ayudar en la misma. Si se debe realizar y aprobar el examen de consultores SAP MM. Esta es un buena opción de carrera profesional o perfeccionamiento de CV para:
- Personal interesado en aprender y manejar procesos logísticos de la gestión de almacenes.
- Ingenieros, licenciados, técnicos y/o planificadores.
- Despachantes de aduana.
- Gerentes, directores y supervisores de planificación de operaciones.
- Jefes de sucursales.
- Jefes y/o usuarios responsables en gestión de almacenes y logística.
- Técnicos de compras y responsables de rock.
- Técnicos y/o analistas en comercio exterior.
- Analistas de compras.
- Analistas de auditoría interna.
- Administrativos, auxiliares, coordinadores y operadores en logística y gestión de depósitos.
- Público en gral. que busque iniciar una carrera exitosa y de gran salida laboral.
5. Sistema S/4HANA y la Gestión de Materiales: en el sistema ECC, la gestión de materiales forma parte de SAP ERP, siendo la aplicación mas importante de SAP Business Suite; dentro de los de módulos logísticos se encuentran SAP MM.
Desde el sistema SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema definiéndose 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de este.
Las funcionalidades de logística están compuestas por las siguientes 4 líneas de negocio:
6. Accediendo a SAP MM: se puede acceder a este desde el menú de SAP, el cual se visualiza ingresando al sistema, abriendo la carpeta de Logística.
Luego se abre la carpeta de Gestión de Materiales:
Dentro de esta, se ven las funciones de módulo MM.
Por último, si se abre alguna de las funciones, ej: Compras, se visualiza el último nivel de transacciones que proporciona SAP para la gestión de compras.
7. Estructura organizativa de SAP MM: en la alineación de los procesos de administración de materiales, con el módulo MM, primero se debe definir la estructura organizativa del negocio que proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y sus detalles.
SAP proporciona los bloques de construcción, llamados "Unidades organizacionales", para la creación de la estructura organizativa de la empresa.
- Cliente: conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas, funcionando como un grupo hacia un objetivo en común. Ej.: grupo empresarial.
- Sociedad: unidad independiente dentro del cliente, que mantiene su propio balance y estado de ganancias/pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero cumpliendo con los requerimientos comerciales y legales. Ej.: una empresa que forma parte del grupo empresarial, se puede definir como una sociedad.
- Centro: unidad independiente dentro de una sociedad. Aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas subdividiéndose en actividades y áreas de la empresa desde el punto de vista físico y operativo, siendo el centro el encargado del stock, recibir y entregar la mercadería satisfaciendo las demandas de la producción y ventas. Ej.: fabrica/oficina en la empresa puede ser definida como un centro.
- Almacén: almacenamiento del stock del material para un centro. Ej.: almacén de materias primas para una fabrica.
8. Principales transacciones de SAP MM: este módulo posee una íntegra lista de transacciones:
- Solicitud de pedido (transacciones ME51N -Alta-, ME25N -Modificación-, y ME53N -Visualización-): solicitud formal para el depto. de compras para la adquisición de una determinada cantidad de un material en una fecha determinada.
- Orden de compra o pedido (transacciones ME21N -Alta-, ME22N -Modificación- y ME23N -Visualización-): Instrucción del depto. de compras a un proveedor para el suministro de una determinada cantidad de material con fecha de entrega específica, esta también es utilizada para la búsqueda de servicios de un proveedor.
- Entrada y salida de mercancía y transferencia de stock (transacción MIGO): un recibo de mercadería es un comprobante de recepción de materiales recibidos de un proveedor, también a través de esta se registra la retirada de materiales del almacén con fines de producción o entrega a un cliente.
A través de estas transacciones se registra la transferencia de stock entre diferentes ubicaciones.
- Verificación de facturas (Transacción MIRO): se utiliza para la confirmación de que la factura fue enviada por un proveedor y muestra la cantidad correcta y demás detalles del material suministrado. Después de la verificación de detalles, la factura se contabiliza y se envía a contabilidad financiera.
Principales transacciones de MM:
- Solicitud de pedido ---> ME51N - ME52N - ME53N.
- orden de compra o pedido ---> ME21N - ME22N - ME23N -
- Entrada de mercancías, Salida de mercancías y Transferencia de stock ---> MIGO
- Verificación de facturas ---> MIRO
Otras transacciones de MM:
- Contrato ---> ME31NK - ME32K - ME33K.
- Cotización ---> ME41 - ME42 - ME43.
9. Datos maestros de SAP MM: para la utilización de transacciones MM se deben definir datos maestros de este, quienes almacenan información que no cambia con frecuencia.
* Maestro de materiales (transacciones MM01 -Alta-, MM02 -Modificación- y MM03 -Visualización-.): base de los datos des información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce, teniendo cada uno su propio registro:
- Atributos del material definidos, como el tipo de material.
- Sector de la industria del material.
- Unidades de medida para comprar, almacenar o vender material.
- Precios y datos contables relacionados con el material.
* Maestro de proveedores (transacciones MK01 -Alta-, MK02 -Modificación- y MK03 -Visualización-.): base de datos de la información relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios, la información de esto se almacenan en un registro de proveedor individual:
- Detalles de contacto de vendedor.
- Condiciones de los pagos a los proveedores.
- Moneda utilizada para los pagos al proveedor.
Cada registro del maestro de materiales y proveedores tiene asignado un número único de SAP.