UNIDAD 3. LOS MODULOS DE SAP Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS
SAP MM - Gestión de Materiales
SAP MM nos permite gestionar las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo: los procesos de compras e inventarios de las organizaciones, la gestión de mercancías, las entradas de materiales, la adquisición de bienes o servicios, la gestión de datos maestros de materiales, la gestión de lotes, la verificación de facturas o la evaluación de proveedores. De igual manera, soporta envíos Just-in-Time y Kanban electrónico.
La integración de MM con los otros módulos de SAP
SAP MM se comunica y está integrado con otros módulos del sistema SAP. A través de este ejemplo podemos entender su relación:
Ventas (SD)
Un vendedor contacta a un cliente para venderle un producto de la empresa en cuestión. Al concretar la venta, el producto puede encontrarse en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En este último caso, el área de ventas deberá gestionar la adquisición del bien a través del departamento de compras MM generando los documentos necesarios. Posteriormente, se define la fecha de recepción del producto y el responsable de compras deberá informar a Ventas para acordar la entrega al cliente.
Producción (PP)
El área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello, hace uso de los insumos en stock o comunica al departamento de compras acerca de sus necesidades generando los documentos correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y pondrá los materiales a disposición del área correspondiente.
Tesorería (TR)
Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, esta área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a cabo el departamento de compras, informando los recursos disponibles para la adquisición de bienes. De igual manera, recibirá información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondientes.
Recursos Humanos (HCM)
Cuando el área de compras es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios, se convierte en el interlocutor del departamento de RR.HH. para el suministro de los recursos a las áreas solicitantes.
Los sub módulos de SAP MM
Los sub módulos clave de SAP MM son los siguientes:
Compras: realiza las tareas necesarias para la adquisición de bienes y servicios, tales como la definición de las necesidades de compra, la determinación de las mejores fuentes de aprovisionamiento, el control de las entregas, el registro de las facturas de los proveedores, entre otras.
Almacenes: es el responsable de las tareas asociadas al almacenaje de los materiales. Se encarga de la recepción de la mercadería y su optima ubicación en el almacén, entre otros. Asimismo, es ocupa de la preparación de los pedidos a los clientes, la determinación de niveles de ocupación, así como la posibilidad de planificar tareas internas, entre otras.
Verificación de facturas: se encarga de la verificación de las facturas de los proveedores mediante documentos previos, tales como pedido y la recepción de la mercancía. Esta es la última etapa del proceso de compras, antes de pasar al área de cuentas a pagar correspondiente al módulo de finanzas.
Gestión de servicios externos: se encarga de gestionar el ciclo completo de licitación, la fase de adjudicación/concesión de un pedido y la aceptación de servicios, así como también el proceso de verificación de facturas.
Planificación de necesidades de materiales: se encarga de confeccionar un reporte de los materiales a comprar en función de los compromisos de entrega a clientes, las tareas de producción, mantenimiento y actualización basándose en la parametrización del sistema y los materiales.
Comercio exterior: incorpora todos los controles y balances necesarios para garantizar que las transacciones de importación y exportación se manejen legalmente y que los derechos adeudados a las autoridades aduaneras se calculen de manera instantánea y precisa.
Sistema de información: se trata de una herramienta muy útil que permite reunir toda la información generada por el mismo y proveer de una batería de reportes de análisis predeterminados, pero con opciones de cierto grado de adaptación a las necesidades de cada usuario.
Intercambio electrónico de datos: se encarga del intercambio de información entre SAP y sistemas externos.
Los perfiles ideales para aprender SAP MM
SAP MM es una excelente opción de carrera profesional o perfeccionamiento del currículum para una amplia variedad de perfiles destacando los siguientes:
- Personas interesadas en aprender a manejar los procesos logísticos de la gestión de almacenes Ingenieros, licenciados, técnicos y/o planificadores
- Despachantes de aduana
- Gerentes, directores y supervisores en planificación de operaciones Jefes de sucursales
- Jefes y/o usuarios responsables en gestión de almacenes y logística Técnicos de compras y responsables de stock
- Técnicos y/o analistas en comercio exterior Analistas de compras
- Analistas de auditoría interna
- Administrativos, auxiliares, coordinadores y operadores en logística y gestión de depósitos Público en general que busque iniciar una carrera exitosa y de gran salida laboral
El sistema S/4HANA y la Gestión de Materiales
Dentro de los denominados módulos logísticos encontramos a SAP MM.
Las funcionalidades de logística están compuestas por las siguientes 4 líneas de negocio:
- SAP S/4HANA Sourcing and Procurement
- SAP S/4HANA Manufacturing
- SAP S/4HANA Supply Chain
- SAP S/4HANA Asset Management
La línea de negocio SAP S/4HANA Sourcing and Procurement es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la gestión de materiales.
Accediendo a SAP MM
Desde el menú principal del sistema, se puede acceder a SAP MM abriendo las siguientes carpetas Logística + Gestión de materiales y dentro de esta opción veremos las funciones del módulo MM:
Y finalmente si abrimos algunas de las funciones, veremos el último nivel de las transacciones de la gestión de las compras.
La estructura organizativa de SAP MM
La estructura organizativa proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.
SAP proporciona los bloques de construcción, llamados "Unidades organizacionales", para crear la estructura organizativa de la empresa, entre ellas tenemos:
Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común.
Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas
Centro: es una unidad independiente dentro de una sociedad. Este concepto se aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas que subdividen las actividades y áreas (producción, abastecimiento, mantenimiento, planificación de necesidades, entre otras) de la empresa desde el punto de vista físico y operativo. El centro es el encargado de gestionar el stock, recibir y entregar la mercadería y satisfacer las demandas de la producción y las ventas.
Almacén: se utiliza para almacenar el stock de un material para un centro.
Organización de compras: es una unidad que adquiere los materiales y servicios para los centros. Es el responsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios
Las principales transacciones de SAP MM
A continuación, las más comunes:
- Solicitud de pedido (transacciones ME51N (Alta), ME52N (Modificación) y ME53N (Visualización))
- Orden de compra o Pedido (transacciones ME21N (Alta), ME22N (Modificación) y ME23N (Visualización))
- Entrada y salida de mercadería y transferencia de stock (transacción MIGO)
- Verificación de facturas (transacción MIRO)
Otras transacciones de MM:
- Contrato ---> ME31NK - ME32K - ME33K
- Cotización ---> ME41 - ME42 - ME43
Los datos maestros de SAP MM
Los datos maestros de MM:
Maestro de materiales (transacciones MM01 (Alta), MM02 (Modificación) y MM03 (Visualización)): es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce.
Maestro de proveedores ( transacciones MK01 (Alta), MK02 (Modificación) y MK03 (Visualización)): es la base de datos de toda la información relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios a la empresa.