SAP MM- Gestión de materiales:
Nos permite gestionar todo lo relativo a la cadena de aprovisionamiento, cuya gestión eficiente puede ayudar a la empresa a:
- La adquisición de materiales y servicios de calidad al menor costo;
- Garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales;
- Reducir las existencias improductivas en el inventario.
La integración de MM con otros módulos
Cuando un vendedor contacta a un cliente para gestionar la venta y ese producto no está en stock, por lo tanto la empresa en la que trabajamos debe conseguirlo de parte de un proveedor (en el caso de que nos dediquemos a la reventa de productos), el área de Ventas debe gestionar la adquisición del bien a través del departamento de Compras MM gestionando los documentos necesarios. Una vez definida la fecha de entrega del producto por parte del proveedor, el responsable de compras deberá informar a Ventas para acordar la entrega al cliente.
El área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda haciendo uso de los insumos del stock o comunicando al departamento de compras MM acerca de sus necesidades generando los documentos correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y pondrá a disposición del área correspondiente.
Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, éste área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a cabo el departamento de compras. Por un lado, informará los recursos disponibles para la adquisición de bienes, y por otro, recibirá la información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondientes.
Cuando el área de compras es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios, se convierte en el interlocutor del departamento de RRHH para el suministro de los recursos a las áreas solicitadas.
Los submódulos de SAP MM:
- Compras: involucra las tareas asociadas en la adquisición de bienes y servicios, que incluyen aspectos tales como la definición de necesidades de compra, la determinación de las mejores fuentes de aprovisionamiento, el control de las entregas, el registro de las facturas de los proveedores, entre otras.
- Inventarios: se encarga de la gestión del stock de los almacenes en cuanto a cantidades y valores. La elaboración del inventario de los stock de almacenes permite no sólo conocer sus existencias, sino también aportar información para la realización del balance contable de la empresa. Es responsable de efectuar los inventarios en los plazos o fechas predeterminadas para verificar las cantidades físicas, compararlas con las existentes en el sistema y efectuar las correcciones si fueran necesarias .
- Almacenes: Se encarga de la recepción de la mercadería y su óptima ubicación en el almacén. También de la preparación de los pedidos a los clientes, la determinación de niveles de ocupación, así como de la posibilidad de planificar tareas internas, etc.
- Verificación de facturas: compara los documentos previos, que son el pedido y la recepción de la mercancía. Constituye la última etapa del proceso de compras antes de pasar al área de cuentas a pagar correspondiente al módulo de finanzas.
- Gestión de servicios externos: gestión del ciclo completo de la licitación, la fase de adjudicación/ concesión de un pedido y la aceptación de servicios, así como también el proceso de verificación de facturas.
- Planificación de necesidades de materiales: se encarga de confeccionar un reporte de los materiales a comprar en función de los compromisos de entrega a clientes, las tareas de producción, mantenimiento y actualización basándose en la parametrización del sistema y los materiales.
- Comercio exterior: incorpora todos los con troles y balances necesarios para garantizar que las transacciones de importación y exportación se manejen legalmente y que los derechos adeudados a las autoridades aduaneras se calculen de manera instantánea y precisa.
- Sistema de información: Reúne toda la información generada por el mismo sistema y provee de una batería de reportes de análisis predeterminados, pero con opciones de cierto grado de adaptación a las necesidades de cada usuario.
- Intercambio electrónico de datos: se encarga del intercambio de información entre SAP y sistemas externos. Las actividades de este segmento del sistema permiten alcanzar su información con un formato y estructura determinada para ser intercambiada con sistemas externos, de manera de enlazar las aplicaciones mediante información complementaria entre ellos, por ejemplo, para envío de facturas.
Los perfiles ideales para aprender SAP MM
- Personas interesadas en aprender a manejar los procesos logísticos de la gestión de almacenes;
- Ingenieros, licenciados, técnicos y/o planificadores.
- Despachantes de aduana;
- Gerentes, directores y supervisores en planificación de operaciones;
- Jefes de sucursales;
- Jefes y/ o usuarios responsables en gestión de almacenes y logística.
- Técnicos de compras y responsables de stock;
- Técnicos y/o analistas en comercio exterior:
- Analistas de compras;
- Analistas de auditoría interna;
- Administrativos, auxiliares, coordinadores y operadores en logística y gestión de depósitos;
- Público en general que busque iniciar una carrera exitosa y de gran salida laboral.
El sistema S/4HANA y la Gestión de materiales
En el sistema SAP ECC la gestión de materiales formaba parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos logísticos encontramos a SAP MM.
A partir del sistema SAP S/4HANA se reordenan las estructuras y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de SAP S/4HANA.
Las funcionalidades de logística están compuestas por las siguientes 4 líneas de negocios:
- SAP S/4HANA Sourcing and Procurement: es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la gestión de materiales.
- SAP S/4HANA Manufacturing
- SAP S/4HANA Supply Chain
- SAP S/4HANA Asset Management.
Accediendo a SAP MM
Se puede acceder al módulo desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema. Aquí abrimos la carpeta Logística. Luego abrimos la carpeta Gestión de materiales. Dentro de esta carpeta vemos las funciones del módulo MM:
Finalmente, si abrimos alguna de las funciones vamos a ver en el último nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de las compras.
La estructura organizativa de SAP MM
Para alinear los procesos de administración de materiales con el módulo MM lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio, que proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.
SAP proporciona los bloques de construcción, llamados "Unidades organizacionales", para crear la estructura organizativa de la empresa.
- Cliente: es el conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Un grupo de empresas se puede definir como un cliente.
- Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Una empresa que forma parte de un grupo empresarial se puede definir como una sociedad.
- Centro: es una unidad independiente dentro de una sociedad. Este concepto se aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas que subdividen las actividades y áreas (producción, abastecimiento, mantenimiento, planificación de necesidades, entre otras) de la empresa desde el punto de vista físico y operativo. El centro es el encargado de gestionar el stock, recibir y entregar la mercadería y satisfacer las demandas de la producción y las ventas. Una fábrica u oficina dentro de la empresa puede ser definida como centro.
- Almacén: se utiliza para almacenar el stock de material para un centro (por ejemplo, un lugar de almacenamiento de materias primas de una fábrica).
- Organización de compras: es una unidad que adquiere los materiales y servicios para los centros. Es el responsable de tratar con los vendedores para el .suministro de materiales y servicios.
Un grupo de compras es un nivel de organización que permite subdividir las actividades de aprovisionamiento y establecer diferentes pautas o condiciones de compra con un comprador para uno o más centros. Es responsable jurídicamente del cierre de las operaciones o contratos de compra.
Las principales transacciones de SAP MM
- Solicitud de pedido (transacciones ME51N (Alta), ME52N (Modificación) y ME53N (Visualización)): es una solicitud formal para el departamento de compras de la empresa para adquirir una determinada cantidad de un material en una fecha de entrega determinada.
Las requisiciones de compras a las solicitudes de pedido las genera cualquier sector dentro de la empresa ya que de esta forma se informa al sector de compras el del material o servicio que se desea adquirir. El sector de compras las toma del sistema y genera el pedido correspondiente, el cual es dirigido al proveedor que corresponda.
- Orden de compra o Pedido (transacciones ME21N (Alta), ME22N (Modificación) y ME23N (Visualización)): es una instrucción del departamento de compras a un proveedor para suministrar una determinada cantidad de material en una fecha de entrega especificada. Una orden de compra también se puede utilizar para buscar los servicios de un proveedor.
- Entrada y salida de mercadería y transferencia de stock (transacción MIGO): un recibo de mercadería es una operación utilizada para confirmar que los materiales se han recibido de un proveedor. también a través de la transacción MIGO se registra la retirada del material desde el almacén. esta retirada puede ser con fines de fabricación o de las entregas a los clientes. también se registra la transferencia de stock, que es una operación utilizada para la transferencia de materiales entre diferentes ubicaciones.
- Verificación de facturas (transacción MIRO): una verificación de la factura se utiliza para confirmar que la factura enviada por un proveedor muestra la cantidad correcta y demás detalles del material suministrado por el proveedor. Después de verificar todos los detalles, la factura se contabiliza y los detalles de la factura se envían a la contabilidad financiera de la empresa.
Los datos maestros de SAP MM
Almacenan información que no cambia con frecuencia. cada registro de materiales y proveedores tiene asignado un número único en SAP.
- Maestro de materiales (transacciones MM01 (Alta), MM02 (Modificación), y MM03 (Visualización)): es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material. Un registro maestro de materiales incluye:
- Atributos del material definidos, como el tipo de material
- Sector de la industria para el material
- Unidades de medida para comprar
- Precios y datos contables relacionados con el material.
- Maestro de proveedores (transacciones MK01 (Alta), MK02 (Modificación) y MK03 (Visualización)): es la base de datos, de toda la información relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios a la empresa. La información relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedor individual. Un registro maestro de proveedores incluye:
- Detalles de contacto del vendedor
- Condiciones de los pagos a los proveedores
- Moneda utilizada para los pagos al proveedor.