✒️SAP MM - Gestión de Materiales

INTRODUCCIÓN A SAP MM

SAP MM nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo: los procesos de compras e inventarios de las organizaciones, la gestión de mercancías, las entradas de materiales, adquisición de bienes o servicios, la gestión de datos maestros de materiales, la gestión de lotes, la verificación de facturas o la evaluación de proveedores. También soporta envíos Just-in-Time y Kanban electrónico.

La gestión eficiente de los materiales puede ayudar a una empresa a:

• La adquisición de materiales y servicios de calidad al menor costo
• Garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales
• Reducir las existencias improductivas en el inventario

-Sub módulos de SAP MM

Podemos dividir a MM en sub módulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad específica dentro de la gestión de los materiales. Los sub módulos clave de SAP MM son:

• Compras: involucra las tareas asociadas en la adquisición de bienes y servicios, que incluyen diversos aspectos tales como la definición de las necesidades de compra, la determinación de las mejores fuentes de aprovisionamiento, el control de las entregas, el registro de las facturas de los proveedores, entre otras.
• Inventarios: se encarga de la gestión del stock de los almacenes en cuanto a cantidades y valores. La elaboración del inventario de los stocks de los almacenes permite no solo conocer sus existencias, sino también aportar información para la realización del balance contable de la empresa. Es el responsable de efectuar los inventarios en los plazos o fechas predeterminadas para verificar las cantidades físicas, compararlas con las existentes en el sistema y efectuar las correcciones si fueran necesarias, que, por un lado, corrigen el stock y por otro, origina un documento contable que corrige el desvío en las cuentas de stock.
• Almacenes: es el responsable de diversas tareas asociadas al almacenaje de los materiales. Se encarga de la recepción de la mercadería y su óptima ubicación en el almacén, esto se logra clasificando la misma según diversos criterios como ser la ubicación, el tipo de transporte interno, el método de conservación, entre otros. También se encarga de la preparación de los pedidos de los clientes, la determinación de niveles de ocupación, así como la posibilidad de planificar tareas internas, entre otras.
• Verificación de facturas: se encarga de la verificación de las facturas de los proveedores mediante su relación con los documentos previos que son el pedido y la recepción de la mercadería. Constituye la última etapa del proceso de compras antes de pasar al área de cuentas a pagar correspondiente al módulo de finanzas.
• Gestión de servicios externos: se encarga de gestionar el ciclo completo de licitación, la fase de adjudicación/concesión de un pedido y la aceptación de servicios, así como también el proceso de verificación de facturas.
• Planificación de necesidades de materiales: se encarga de confeccionar un reporte de los materiales a comprar en función de los compromisos de entrega a clientes, las tareas de producción, mantenimiento y actualización basándose en la parametrización del sistema y los materiales.
• Comercio exterior: incorpora todos los controles y balances necesarios para garantizar que las transacciones de importación y exportación se manejen legalmente y que los derechos adeudados a las autoridades aduaneras se calculen de manera instantánea y precisa.
• Sistema de información: se trata de una herramienta sumamente útil para el módulo que permite reunir toda la información generada por el mismo y proveer de una batería de reportes predeterminados, pero con opciones de cierto grado de adaptación a las necesidades de cada usuario.
• Intercambio electrónico de datos: se encarga del intercambio de información entre SAP y sistemas externos. Las actividades de este segmento del sistema permiten alcanzar su información con un formato y estructura determinada para ser intercambiada con sistemas externos, de manera de enlazar las aplicaciones mediante información complementaria entre ellos, por ejemplo, para el envío de facturas.

- El sistema S/4HANA y la gestión de materiales

En el sistema SAP ECC, la gestión de materiales formaba parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos logísticos encontramos a SAP MM.

A partir del sistema SAP S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA.

Las funcionalidades de logística están compuestas por las siguientes 4 líneas de negocio:

• SAP S/4HANA Sourcing and Procurement
• SAP S/4HANA Manufacturing
• SAP S/4HANA Supply Chain
• SAP S/4HANA Asset Management

La línea de negocio SAP S/4HANA Sourcing and Procurement es donde se encuentras las funcionalidades correspondientes a la gestión de materiales.

- Acceso a SAP MM

Se puede acceder al módulo SAP MM desde el menú SAP, abriendo la carpeta logística, luego la carpeta gestión de materiales y dentro de ésta veremos las funciones del módulo MM.

Finalmente, si abrimos alguna de las funciones, por ejemplo compras, veremos en el último nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de las compras.

- Estructura organizativa de SAP MM

Para alinear los procesos de administración de materiales con el módulo MM lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio, que proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad. SAP proporciona los bloques de construcción llamados "unidades organizacionales" para crear la estructura organizativa de la empresa, veamos cada una de ellas:

• Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común, por ejemplo un grupo empresarial se puede definir como un cliente.
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales, por ejemplo una empresa que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una sociedad.
• Centro: es una unidad independiente dentro de una sociedad. Este concepto se aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas que subdividen las actividades y áreas (producción, abastecimiento, mantenimiento, planificación de necesidades, entre otras) de la empresa desde el punto de vista físico y operativo. El centro es el encargado de gestionar el stock, recibir y entregar la mercancía y satisfacer las demandas de producción y las ventas. Por ejemplo, una fábrica u oficina en la empresa puede ser definida como un centro.
• Almacén: se utiliza para almacenar el stock de un material para un centro. Por ejemplo, un almacén de materias primas para una fábrica puede ser definido como un lugar de almacenamiento.
• Organización de compras: es una unidad que adquiere los materiales y servicios para los centros. Es el responsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios.

- Las principales transacciones de SAP MM

El módulo MM incluye una lista exhaustiva de transacciones, las más utilizadas son:

• Solicitud de pedido (transacciones SE51N (alta), ME52N (modificación) y ME53N (visualización)): es una solicitud formal para el departamento de compras de la empresa para adquirir una determinada cantidad de un material en una fecha de entrega determinada.
• Orden de compra o pedido (transacciones ME21N (alta), ME22N (modificación) y ME23N (visualización)): es una instrucción del departamento de compras a un proveedor para suministrar una determinada cantidad de material en una fecha de entrega especificada. Una orden de compra también se puede utilizar para buscar los servicios de un proveedor.
• Entrada y salida de mercadería y transferencia de stock (transacción MIGO): un recibo de mercadería es una operación utilizada para confirmar que los materiales se han recibido de un proveedor. También a través de la transacción MIGO se registra la salida del material desde el almacén. Esta salida puede ser con fines de fabricación o de entrega al cliente.
• Verificación de facturas (transacción MIRO): una verificación de la factura se utiliza para confirmar que la factura enviada por un proveedor muestra la cantidad correcta, y demás detalles del material suministrado por el proveedor. Después de verificar todos los detalles, la factura se contabiliza y lo detalles de la misma se envían a la contabilidad financiera de la empresa.

- Los datos maestros de SAP MM

Para utilizar los datos maestros de MM, será necesario definir los datos maestros de MM. Estos datos almacenan información que no cambia con frecuencia, a continuación veremos lo datos maestros esenciales:

• Maestro de materiales (transacciones MM01 (alta), MM02 (modificación) y MM03 (visualización)): es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material. Un registro maestro de materiales incluye:

1. Atributos del material definidos, como el tipo de material.
2. Sector de la industria para el material.
3. Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.
4. Precio y datos contables relacionados con el material.

• Maestro de proveedores (transacciones MK01(alta), MK02(modificación) y MK03(visualización)): es la base de datos de toda la información relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios a la empresa. La información relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedor individual. Un registro maestro de proveedores incluye:

1. Detalles de contacto del vendedor.
2. Condiciones de los pagos a los proveedores.
3. Moneda utilizada para los pagos al proveedor.