✒️SAP / SAP MM - Gestión de Materiales Por Luciana Pascazzi

SAP MM - Gestión de Materiales

COMPRAS

Nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento : procesos de compras e inventarios de las organizaciones, gestión de mercancías, entrada de materiales, adquisición de bs o ss, gestión de datos maestros de materiales, gestión de lotes, verificación de facturas y evaluación de proveedores. También soporta envíos just in time y kanban electrónico

La gestión eficiente de materiales ayuda a una empresa a:

• La adquisición de materiales y ss de calidad a menor costo
• Garantizar la disponibilidad oportuna de materiales
• Reducir la existencias improductivas en el inventario

Integración de MM con los otros módulos de SAP

SAP MM es uno de los módulos funcionales más extensos. Este se comunica y está integrado con otros módulos clave del sistema. Veamos algunos ejemplos de la integración de este modulo con otro:

• Ventas (SD)

Un vendedor contacta a un cliente para ofrecerle y venderle un producto que la empresa revende. Se relaciona con este módulo cuando concreta la venta pero el producto debe ser adquirido al proveedor. El área de ventas deberá gestionarle la adquisición del bien a través del departamento de compras MM. Una vez definida la fecha de recepción del producto se le debe avisar al departamento de ventas para acordar la entrega al cliente.

• Producción (PP)

El área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para esto comunica al departamento de compras acerca de sus necesidades generando los documentos correspondientes. Compras debe adquirir lo solicitado y ponerlo a disposición.

• Tesorería (TR)

Esta área recibirá los planes de gasto o inversiones que llevara el departamento de compras. Tesorería informara los recursos disponibles para la adquisición de bienes y recibirá información del uso progresivo que se vaya dando para hacer previsiones.

• RRHH (HCM)

Cuando el área de compras es el encargado de recibir necesidades de contratación de mano de obra se convierte en el interlocutor del departamento de RRHH para suministrar los recursos a las áreas solicitantes.

Los sub módulos

Podemos dividir a MM en sub módulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad especifica dentro de la gestión de los materiales. Los claves son:

• Compras: involucra tareas relacionadas a adquisición de bienes y servicios. Para esto se incluye aspectos como la definición de las necesidades de compra, determinación de las mejores fuentes de aprovisionamiento, control de entregas, registro de facturas de los proveedores, etc.
• Inventarios: se encarga de la gestión de stock de los almacenes en cuanto a cantidades y valores. Permite no solo conocer su existencia sino también aportar información para la realización del balance contable de la empresa. Es responsable de efectuar los inventarios en los plazos o fechas predeterminadas para verificar cantidades físicas, compararlas con el sistema y efectuar correcciones.
• Almacenes: es el responsable de tareas asociadas al almacenaje de los materiales. Se encarga de la recepción de mercadería y su óptima ubicación en el almacén. Esto se logra teniendo en cuenta: ubicación, tipo de transporte interno, método de conservación, etc. También se encarga de la preparación de pedidos a clientes, determinación de niveles de ocupación, planificar tareas internas, etc.
• Verificación de facturas: verifica las facturas de los proveedores mediante su relación con los documentos previos, que son el pedido y la recepción de mercadería. Ultima etapa del proceso de compras antes de pasar por el área de cuentas a pagar correspondiente al módulo de finanzas.
• Gestión de ss externos: se encarga de gestionar el ciclo completo de licitación. La fase de adjudicación de un pedido y la aceptación de servicios así como también el proceso de verificación de facturas.
• Planificación de necesidades de materiales: se encarga de confeccionar un reporte de los materiales a comprar en función de los compromisos de entrega a clientes, tareas de px, mantenimiento y actualización basándose en la parametrización del sistema y materiales.
• Comercio exterior: controles y balances necesarios para garantizar que las transacciones de la importaciones y exportaciones se manejen legalmente y que los derechos adeudados de las autoridades aduaneras se calculen de manera instantánea y precisa.
• Sistema de información: herramienta sumamente útil que permite reunir toda la información generada por el mismo y proveer de una cantidad de reportes de análisis predeterminados pero con opciones de cierto grado de adaptación a las necesidades de cada usuario.
• Intercambio electrónico de datos: se encarga del intercambio de información entre SAP y sistemas externos. Las actividades de este segmento permiten alcanzar su información con un formato y estructura determinada para ser intercambiada con sistemas externos. Se enlazan aplicaciones mediante información complementaria entre ellos.

Perfiles ideales para aprender SAP MM

Para ser consultor SAP MM no es necesario que contemos con ninguna formación universitaria en especial pero si es indispensable tener un título. Nos ayudaría contar con un título como contabilidad, ingeniería, administración o rrhh. Lo demás es estudiar el sistema siendo lo mejor especializarnos en un modulo en particular.

Una vez aprendido el oficio de consultor SAP MM tenemos la posibilidad de rendir un examen de certificación oficial de SAP. No es necesario contar con experiencia laboral previa pero es un plus. No es un requisito obligatorio contar con la certificación para un puesto de trabajo para todas las empresas pero algunas si lo exigen.

SAP MM es una opción de carrera profesional o perfeccionamiento del curriculum para una amplia variedad de perfiles como: Personas interesadas en manejar los procesos logísticos de la gestión de almacenes; ingenieros, licenciados, técnicos o planificadores; Despachante de aduanas; Gerente, directores y supervisores en planificación de operaciones; Jefes de sucursales; Jefes/ usuarios responsables en gestión de almacenes y logística; Técnicos de compras y responsables de stock; Técnicos o analistas en comercio exterior; Analistas de compras; Analistas de auditoría interna; Administrativos, auxiliares, coordinadores y operadores en logística y gestión de depósitos o Público en genral que busque iniciar una carrera.

Sistema S/4 HANA y la gestión de materiales

En el sistema SAP ECC, la gestión de materiales formaba parte del componente SAP ERP que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos logísticos encontramos a SAP MM.

Con SAP S/4 HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 lineas de negocio (LoBs). Las funcionalidades de logística están compuestas por las 4 lineas de negocio:

• Sourcing and procurement: es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la gestión de materiales
• Manufacturing
• Supply chain
• Asset management

Accediendo a SAP MM

Se puede ingresar mediante el menú SAP abriendo la carpeta logística. Luego la carpeta gestión de materiales. Dentro de esta vemos las funciones del módulo MM. Si abrimos alguna de las funciones vamos a ver las transacciones como último nivel para realizar esa función.

La estructura organizativa de SAP MM

Para alinear los procesos de administración de materiales con el módulo MM debemos primero definir la estructura organizativa. Esta le proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad. SAP proporciona los bloques de construcción llamados Unidades organizacionales para crear la estructura. Estas son:

• Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Ej, grupo empresarial
• Sociedad: una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Es la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. EJ, una empresa que forma parte del grupo empresarial
• Centro: una unidad independiente dentro de una sociedad. Se aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas que subdividen las actividades y áreas de la empresa desde el punto de vista físico y operativo. El centro es el encargado de gestionar stock, recibir y entregar mercadería y satisfacer las demandas de px y vtas. Ej, fabrica u oficina en la empresa
• Almacén: se utiliza para almacenar stock de un material para un centro. Ej, almacén de materia prima para una fábrica
• Organización de compras: unidad que adquiere los materiales y ss para los centros. Responsable de tratar con vendedores para suministro de materiales o ss.

Las principales transacciones de SAP MM

Las transacciones más comúnmente utilizadas:

• Solicitud de pedido ( ME51N (alta), ME52N (modificación), ME53N (visualización)): solicitud formal para el depto de compras para adquirir una determinada cantidad de un material en una fecha de entrega determinada. Las genera cualquier sector dentro de la empresa ya que se informa la sector de compras del material o ss que se necesita adquirir. El sector de compras las toma del sistema y genera el pedido correspondiente el cual es dirigido al proveedor que corresponda.
• Orden de compra o pedido ( ME21N (alta), ME22N (modificación), ME23N (visualización): instrucciones del departamento de compras a un proveedor para suministrar una determinada cantidad de material en una fecha de entrega especifica. También se puede utilizar para buscar los ss de un proveedor.
• Entrada y salida de mercadería y transferencia de stock (MIGO): un recibo de mercadería es una operación para confirmar que los materiales se han recibido de un proveedor. Se registra le retirada del material desde almacén con fines de fabricación o entrega a cliente. También se registra la transferencia de stock que se utiliza para la transferencia de materiales entre distintas ubicaciones.
• Verificación de facturas (MIRO): una verificación de factura se utiliza para confirmar que la factura enviada por un proveedor muestra la cantidad correcta y demás detalles del material. Después de verificarla, la factura se contabiliza y los detalles se envían a la contabilidad financiera de la empresa.
• Contrato: ME31NK, ME32K, ME33K
• Cotización: ME41, ME42, ME43

Los datos maestros de SAP MM

Estos datos maestros almacenan información que no cambia con el tiempo. Los datos maestros que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones MM:

• Maestros de materiales ( MM01 (alta), MM02 (modificación) y MM03 (visualización): es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de materiales. Incluye:

1. Atributos de material definidos, como tipo de material.
2. Sector de la industria para el material
3. Unidad de medida para comprar, almacenar o vender el material
4. Pr y datos contables relacionados con el material

• Maestro de proveedores (MK01 (alta), MK02 (modificación), MK03 (visualización)): es la base de datos de información sobre vendedores que suministran el material o ss a la empresa. La información relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedor individual. Incluye:

1. Detalles de contacto del vendedor
2. Condiciones de los pagos a los proveedores
3. Moneda utilizada para el pago

Cada registro del maestro de proveedores y materiales tiene asignado un número único en SAP.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Maiztegui