Sistema ERP es igual a un sistema de información, que otorga apoyo y tiempo rápidos de respuestas además de bajar costos.
Los sistemas ERP evolucionaron a raíz de los sistemas MRP, que se enfocaban únicamente en el manejo de materiales y de capacidades productivas y los sistemas ERP incorporan el resto de las áreas de apoyo al proceso productivo.
Los ERP deben ser
Flexibles: Debe permitir que el sistema se adapte a los cambios de la organización, toda organización es dinámica y el sistema se debe adaptar a ese principio.
Modulares: esto indica que las diferentes unidades de negocio de la organización podrán utilizar su parte del sistema sin que esto afecte o se vea afectado por las demás unidades, esto permite independencia de funcionamiento, así como manejo especifico de la información.
Comprensivos: el sistema se debe poder adaptar a las diferentes áreas de negocios que existen y que son diferentes entre sí con respecto a su forma de ejecutar sus procesos productivos.
Conectividad: estas características de los sistemas permiten que las organizaciones crezcan de manera irrestricta, así como la utilización de la misma información para toda la organización sin posibilidad que el entorno geográfico afecte el uso de la misma.
Diferentes Formas de Negocios: debe tener preconcebidas las mejores prácticas de negocios y que estas ya sean suficientemente comprobadas en diferentes países.
Simulación de la Realidad: los sistemas deberán replicar de forma idéntica los procesos cotidianos que lleve la organización de forma que sea similar a la realidad de la organización.
Existen 4 factores principales que se deben considerar cuando una empresa analiza la compra, actualización o reemplazo de su sistema ERP (Enterprise Resource Planning):
Factor Estratégico:
La empresa determina en que mercados va a operar, que crecimiento se propone alcanzar, los productos y servicios que va a ofrecer ahora y en el mediano-largo plazo. Entonces la elección de la solución debe claramente considerar esta proyección. Siempre es difícil invertir a cuenta de crecimiento potencial, pero también es muy costoso, operar sin las herramientas necesarias, porque entonces el sistema de información empieza a actuar como fuerte restricción al crecimiento.
Factor Humano:
Otro fenómeno importante que se vive en Latinoamérica es la falta de suficiente capital humano disponible en la región para cubrir los buenos crecimientos que se observan en todos los principales países regionales. Esto genera competencia entre las empresas y entre sus proyectos por el talento y por las personas que pueden ser excelentes ejecutores y agentes de cambio. Entonces sucede que las personas también pueden elegir, y así como las empresas establecen objetivos y expectativas respecto de sus funcionarios, los empleados esperan contar con las herramientas que posibiliten alcanzar los objetivos que se acuerdan. De esta forma las herramientas de software que se utilizan en el puesto de trabajo, se transforman en un factor fundamental de atracción, motivación y retención de las personas clave.
Factor Tecnológico:
El ritmo de evolución de la tecnología y de los medios de comunicación se ha acelerado, habilitando impensados grados de integración, instantaneidad y velocidad en las respuestas posibles. Para tomar provecho de esta situación es absolutamente necesario contar con productos de software actualizados, que puedan dialogar con todo tipo de aplicaciones o dispositivos. Por todo lo dicho, hoy resulta tan importante la funcionalidad que preste cierto software como la infraestructura tecnológica subyacente.
Factor Económico:
Existe la necesidad de alcanzar un equilibrio entre el software que proveerá el soporte funcional a los empleados y la inversión de hardware y conectividad que una compañía realiza. El costo de licenciamiento de software, de servicios de implementación y capacitación, y de servicios de soporte ha pasado por muy distintos escenarios. Desde coyunturas donde el tipo de cambio hacía muy difícil acceder a software de gestión Worldclass, hasta el momento actual donde la recuperación del valor de las monedas locales en general equiparan el costo de alternativas de comprar y hacer, y también de comprar local o global. En determinado momento el software y su costo de mantenimiento es muy caro, y en otro momento el costo de servicio se hace más importante. Las empresas deben aprender a aprovechar en cada momento las ventajas temporarias que suelen presentarse.