Que es un ERP? Son sistemas integrales de gestiòn empresarial que estàn diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (àrea de finanzas, comercial, logìstica, producciòn, inventario, proyectos, RRHH) ERP = Planeaciòn de Recursos de la Empresa.
Propòsito fundamental de los ERP:
- apoyo a los clientes del negocio
- ràpida respuesta asus problemas
- disminuciòn de los costos totales de la operaciòn
- eficiente manejo de la informaciòn (unificada y ordenada en un solo lugar permite la toma oportuna de decisiones y acorta los ciclos productivos)
Caracterìsticas de los ERP:
- flexibilidad: que responde a las constantes transformaciones de las empresas, con la tecnologia cliente-servidor le permite a los sistemas ERP operar sobre diferentes bases de datos, pues es muy probable que el mismo producto migre de un àrea de producciòn a otra durante el ciclo total de producciòn.
- modularidad: esto quiere decir que el sistema ERP debe ser de arquitectura abierta, es decir que se pueda usar un mòdulo libremente sin que afecte a los demàs y debe tambièn facilitar la expansiòn y/o adaptabilidad a otros mòdulos posteriormente. Debe soportar múltiples plataformas de hardware y además, facilitar la expansión y/o adaptabilidad de otros módulos posteriormente.
- comprensivo: el sistema debe soportar diferentes estructuras organizacionales y una vasta área de negocios.
- conectividad: debe permitir la conectividad con otras entidades del grupo empresarial
- Selección de diferentes formas de negocio: debe contener una selección de las mejores prácticas de negocios en el planeta.
- Simulación de la realidad: debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en la computadora. El control del sistema debe estar fuera del proceso y debe ser posible la elaboración de informes para los usuarios que controlan el sistema.
El Mercado de los ERPs
El mercado ofrece opciones a las empresas que varían no solo en precio sino en integración, plataformas soportadas y funcionalidad. Antes de iniciar el proceso de selección es muy importante que la empresa tenga muy en claro el objetico por el cual está implantando un ERP y se responda las siguientes cuestiones:
*¿Cuál es el resultado que se espera?
*¿De cuánto tiempo dispone para alcanzar dicho objetivo?
*¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
*¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?
ERP más conocidos:
- Oracle (de EEUU, Oracle ERP y Oracle People Soft son las más reconocidas de sus sistemas ERP)
- JD Edwards (fué comprada por Oracle)
- Sage (de orígen inglés, presencia principalmente en Europa y América del Norte)
- Infor (empresa que crea productos de software ERP en la nube para pymes y grandes empresas)
- SAP
- Microsoft Dynamics (linea de software ERP y CRM (sistemas de gestión para optimizar la relación de una compañia con sus compradores))
Beneficios de los Sistemas ERP
La mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios:
- Optimizar los procesos: en todas las empresas se desarrollan procesos, estos se pueden automatizar y hacer de forma más rápida y sin errores.
- Favorecer el acceso a la información: cuando la información es accesible para los distintos departamentos que intervienen en los procesos empresariales, se eliminan errores y tareas duplicadas.
- Tomar decisiones de forma más rápida: el acceso a la información veraz sobre la empresa permitirá tomar decisiones basadas en datos reales.
- Tener un mayor control: en el caso de que se cometa un error, el sistema ERP, gracias a la trazabilidad, permitirá detectarlo y corregirlo de forma más rápida y sencilla.
- Aumentar la seguridad: la información sobre la empresa y sus actividades estará protegida y además, el programa ERP generará copias de seguridad de forma automática.
- Mejorar la atención al cliente
- Reducción de los costes empresariales: un programa ERP reduce errores y elimina duplicidades, por lo que también se reducen los costos de las organizaciones.
- Aumento de la rentabilidad: todas las ventajas detalladas anteriormente tienen un objetivo final que es el aumento de la rentabilidad en la empresa.
Las Razones por las Cuáles una Empresa Desea Implementar un ERP
- Integración de la información financiera: el CEO de la empresa siempre busca tener información financiera, por lo que las diferentes áreas de negocios y unidades comerciales de la empresa tienen sus propios números en cuanto a lo que se refiere a la contribución a la empresa. Con un ERP todos tendrán una sola versión financiera.
- Integración de la información de los pedidos de los clientes: con los ERPs es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes (desde que se recibe el pedido hasta que se entrega)
- Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: se estandarizan procesos usándose solo un sistema informático integrado, esto ahorra tiempo, aumenta la productividad y reduce costos.
- Minimizar el inventario: reducir el inventario agiliza el flujo del proceso industrial y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa, los ERPs ayudan a esto.
- Estandarización de la información de RRHH: un ERP puede encargarse de ser un método unificado para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios, sobre todo para compañias con múltiples unidades de negocios.
Desventajas de los ERPs
Afortunadamente son más los pros que mas contras en un sistema ERP, pero igualmente vamos a enumerar estas desventajas.
- Resistencia al cambio (personal reacio a ejecutar el sistema, quieren mantener sus tareas de manera convencional)
- Los benificios no son inmediatos (migración de la información y de las tareas necesitan tiempo de ejecución)
- La ejecución depende del talento (educación, disposición y capacitación de los empleados influyen al momento de ejecutar correctamente el ERP, el tiempo hará que disfruten de los beneficios de este modelo de trabajo)
- Los costos son altos (invertir capital adicional, especialización y reemplazar la infraestructura existente, suele ser un costo elevado y además se debe disponer de tiempo para su desarrollo)
- La implementación es larga (implica rediseñar esquemas y procesos de trabajo, por lo que su implementación es un tanto larga y a veces, compleja)
Los sistemas ERP se han ido adaptando en cuanto a precios, para que también sean accesibles, no solo para las grandes empresas, sino también para las pequeñas y medianas PYMES.