PARTE 1
ERP - Planeación de recursos de la empresa (Enterprise Resource Planning):
Son procesos integrales de gestión empresarial que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.).
La función de un ERP consiste básicamente en ofrecer un manejo eficiente de la información, la cual será unificada y ordenada en un solo lugar, permitiendo así tiempos rápidos de respuestas a sus problemas, abaratamiento totales de costos de operación; permitiendo así a los clientes poder tomar decisiones oportunas y acortar los ciclos productivos.
Áreas que componen un sistema ERP:
- Recursos humanos
- Ventas
- Compras
- Contabilidad
- Finanzas
- Inventario
- Producción
- Proyectos
Tips: Los ERP, son una evolución de los sistemas MRT, los cuales estaban enfocados únicamente en la planificación de materiales y capacidades productivas.
PARTE 2
Las características de los ERP
Los sistemas ERP no es solo la integración de distintos departamentos de una empresa, sino que debe poseer las siguientes características para considerarse realmente un ERP:
- Flexibilidad: la capacidad de responder ante las constantes transformaciones de una empresa. Su tecnología permite operar diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues un producto puede migrar de un área de producción a otra durante el ciclo total de producción.
TIPS: Capacidad de adaptarse constantemente a los nuevos cambios y tecnologías emergentes,
- Modularidad: El ERP es un sistema de arquitectura abierta (arquitectura que permite el desarrollo de dispositivos o periféricos por parte de terceros, permitiendo así que otras empresas puedan expandir sus productos y adecuarlos, caso contrario sería arquitectura cerrada), es decir, puede usar un módulo libremente (ejm finanzas, contabilidad, logísticas, etc), sin que este se vea afectado por los restantes. Estos sistemas pueden soportar plataformas múltiples de hardware, ya que por lo general, muchas empresas poseen sistemas heterogéneos y también debe facilidad la expansión y/o adaptabilidad de otros módulos posteriormente.
TIPS: El sistema debe permitir las funcionalidades por módulos. Una empresa debe tener la posibilidad de instalar los módulos del sistema que necesita y los que no omitirlos, permitiendo abaratamiento de costos y la rápida implementación del sistema, es decir, sólo se implementa lo que se necesita.
- Comprensivo: Debe ser un sistema apto para soportar las diferentes estructuras organizacionales de una empresa, así como una vasta área de negocios.
TIPS: Un sistema ERP se crea pensando en las necesidades de las distintas industrias, por lo tanto en caso de que se haga uso del sistema para dos tipos de industrias (ejm banca y electricidad), estos deben ser lo suficientemente comprensivo para abarcar tanto las necesidades de información de un negocio como de otro.
- Conectividad: El sistema debe permitir la conexión con otras entidades perteneciente al mismo grupo empresarial y no estar limitado al confinamiento de un sólo espacio físico.
TIPS: El sistema ERP debe conectarse con el exterior de la empresa tanto sea para exportar datos o ingresar datos al sistema. En caso de las empresas multinacionales, este sistema de pueda ser implementado a nivel global y que las distintas filiales lleven a cabo únicamente los cambios locales propios de cada país conocidos como localizaciones.
- Selección de diferentes formas de negocio: debe contener una selección de las mejores practicas de negocios en todo el planeta.
- Simulación de la realidad: El ERP debe permitir simular la realidad de la empresa a través del sistema. El mismo no debe estar fuera del proceso y debe permitir la elaboración de informes para los usuarios que hacen uso del sistema.
TIPS: La simulación del sistema debe reflejar el día a día de la empresa y funcionar como un todo, pues de nada sirve contar con un sistema que se utilización recargue de tiempo en sus funciones, sino que se busca un sistema que permita hacer todo de la manera más eficiente posible.
PARTE 3
El mercado de los ERPs
En el mercado existen mutiples opciones de sistemas que varían en precio, integración, plataformas soportadas y funcionalidad, por lo que la empresa que desee adquirir alguno debe tener muy claro el objetico por el cual se está implementado un ERP y responda a las siguientes preguntas
- ¿Cuál es el resultado que se espera?
- ¿De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo?
- ¿Quiénes en la empresa conocen mas a fondo los procesos?
- ¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno y otro departamento?
Entre los ERP más conocidos:
- Oracle
- JD Edwards
- Sage
- Infor
- Sap
- Microsoft Dynamics
PARTE 4
Los beneficios de los sistemas ERP
Los ERP cuentan con diferentes beneficios, cada marca creadora tienen sus beneficios característicos, sin embargo todas tienen varias cosas en común para su implementación:
- Optimizar los procesos: en todas las empresas se desarrollan procesos, como la elaboración de facturas, éstas se pueden automatizar y hacer de forma más rápida y sin errores.
- Favorecer el acceso a la información: cuando la información es accesible para los distintos departamentos se eliminan errores y tareas duplicadas.
- Tomar decisiones de forma más rápida: el acceso a la información veraz sobre la empresa y sus procesos, permitirá tomar decisiones basadas en datos reales.
- Tener un mayor control: en caso de que se cometa un error, el sistema ERP gracias a la trazabilidad, permitirá detectarlo y corregirlo rápidamente y de forma sencilla.
- Aumentar la seguridad: toda la información de la empresa y sus actividades estará protegida y respaldadas por las copias de seguridad que realiza de forma automática los ERP
- Mejorar la atención al cliente: los datos que se obtendrán de cada cliente permitirán dar un mejor servicio y conocer sus necesidades en cada momento.
- Reducción de los costes empresariales: un ERP reduce errores y elimina duplicidades, por lo que también se reducen los costes de las organizaciones.
- Aumento de la rentabilidad: todas las ventajas anteriores tienen como objetivo final: el aumento de la rentabilidad de la empresa.
PARTE 5
Las razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP:
Integración de la información financiera: El CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener información financiera y en su busqueda puede encontrarse con varias versiones diferentes a al real.
Cada departamento tiene sus propios números financieros, ejm: finanzas su propio juego de números, ventas otra versión y así cada unidad comercial de la empresa, pero con la implementación de los ERP, todos tendrán una sola versión de los números y todo estará unificado.
Integración de la información de los pedidos de los clientes: con los ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde la recepción hasta la entrega de mercancía, evitando tener varios sistemas individuales que probablemente originen problemas de comunicación entre ellos.
Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: Los ERP vienen con métodos estándares para automatizar algunos de los procesos de fabricación, haciendo uso de un solo sistema informático, aumentado la productividad y ahorrando tiempo y costos.
Minimizar el inventario: Los ERP agilizan el flujo del proceso industrial y mejora la visibilidad del mismo, permitiendo reducir los inventarios y ayudar a la implementación de mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes.
Estandarización de la información de RH: especialmente en compañías con múltiples unidades de negocio, RH puede no tener un método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios, el ERP puede encargarse de eso.
PARTE 6
Las desventajas de los ERP
Principales desventajas:
- Resistencia al cambio: resistencia en algunos empleados al comienzo de la implantación, pues preferirán el método convencional que el nuevo a través de la implementación del ERP mientras se adapten al mismo.
- Los beneficios no son inmediatos: debido al proceso de migración de la información y las tareas necesitaran un tiempo para su ejecución, los beneficios de las ERP no se verán de forma inmediata.
- La ejecución depende del talento: Sera necesario un proceso de capacitación de los trabajadores al momento de la implementación del ERP.
- Los costos son altos: los ERP ameritan de una infraestructura, personal especializado para su implementación, por lo que requerirá de un costo considerable y en ocasiones será necesario parar temporalmente el negocio para la implementación
- La implementación es larga: este proceso por lo general es largo y en ocasiones complejo, ya que implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo.