- La implementación de un sistema SAP es un proyecto de gran envergadura que requiere de un equipo altamente capacitado y coordinado para asegurar su éxito. Las empresas consultoras juegan un papel fundamental al trabajar de la mano con la empresa cliente, abarcando desde la planificación hasta la ejecución y el soporte post-implementación.
1. ASPECTOS CLAVES CUBIERTOS POR EL EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN
- Las consultoras especializadas se encargan de los siguientes aspectos cruciales:
a. Asesoramiento: Orientan a las empresas cliente sobre los beneficios tangibles que la implementación de SAP aportará a sus operaciones.
b. Definición del Alcance: Establecen qué procesos y áreas funcionales de la empresa serán cubiertas por el nuevo sistema.
c. Planificación del Proyecto: Elaboran un plan detallado para la implementación, incluyendo fases, hitos y plazos.
d. Definición de Roles y Recursos: Determinan los roles necesarios para el proyecto y proporcionan los recursos humanos especializados para llevarlo a cabo.
2. CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN
- Para garantizar el éxito del proyecto, la conformación del equipo de implementación con colaboradores internos que trabajen en conjunto con el proveedor seleccionado es crucial. Este equipo debe ser de alto desempeño y productividad.
- Al seleccionar al personal que conformará el equipo, se deben considerar los siguientes consejos:
a. Selección por Competencias: Elegir a las personas idóneas en función de sus habilidades y conocimientos específicos.
b. Autonomía y Decisión: Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes del proyecto.
c. Comunicación Efectiva: Mantener un nivel de comunicación fluido y transparente en todos los niveles del equipo.
3. ROLES CLAVE EN UN PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SAP
La estructura de un proyecto de implementación de SAP se compone de varios roles definidos, cada uno con responsabilidades específicas:
a. El Patrocinador (Sponsor)
- Es la figura que toma la decisión estratégica de llevar adelante el proyecto y autoriza su financiación. Por lo general, se trata del dueño de la empresa o de un gerente con poder de decisión. El patrocinador brinda apoyo, inspiración, financiamiento y respaldo al equipo para asegurar el éxito del proyecto. Sin su compromiso y recursos, la ejecución sería muy difícil.
b. El Director del Proyecto
- Es la máxima autoridad dentro del proyecto y es responsable de:
* Asumir la responsabilidad general del proyecto.
* Controlar los objetivos y la planificación.
* Gestionar la implementación de las políticas del proyecto.
* Supervisar el progreso.
* Facilitar decisiones rápidas y temas organizacionales.
* Gestionar la disponibilidad de recursos.
* Apoyar al gerente del proyecto.
* Aprobar propuestas del equipo del proyecto.
c. El Gerente del Proyecto
- Es una de las figuras más importantes del equipo, encargada de planificar, gestionar riesgos, coordinar actividades y mantener informada a la dirección sobre el avance del proyecto. Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto de principio a fin y asegurar que esa visión se haga realidad.
- En pequeñas y medianas empresas (PyMES), este rol suele ser ocupado por un consultor externo experimentado. En empresas más grandes, puede haber un equipo con un gerente interno (generalmente el responsable del área de sistemas) y uno externo.
- Las principales funciones del gerente de proyectos incluyen:
* Definir proyectos según las necesidades y capacidades de la organización.
* Planificar fechas y plazos para las etapas del proyecto.
* Asignar y supervisar tareas.
* Administrar y controlar los recursos financieros.
* Implementar cambios y brindar soluciones efectivas a los problemas.
* Identificar riesgos potenciales.
* Negociar con proveedores para asegurar recursos.
* Realizar seguimiento para verificar el cumplimiento de los objetivos.
* Elaborar informes periódicos sobre avances y resultados.
* Reportar al director del proyecto.
d. El Equipo de QA (Aseguramiento de Calidad)
- Es el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP cumpla con las normas y procedimientos predefinidos por la empresa.
- Sus tareas y responsabilidades son:
* Realizar acciones correctivas y mejoras continuas.
* Aplicar nuevas soluciones.
* Realizar tareas de mantenimiento.
* Confeccionar informes de auditoría.
- Dentro del equipo de QA, pueden existir roles como:
* Director de Grupo QA
* Líder de Calidad
* Auditor de Proceso
* Verificador de Artefactos
* Capacitador de QA
3. LOS USUARIOS LIDERES
- Son miembros de la organización, generalmente el management funcional, que proveen los recursos humanos y materiales para el proyecto. Suelen ser los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de SAP y deben tener un espíritu colaborativo para asignar recursos en tiempo y forma, asegurando el cumplimiento de los objetivos planeados.
4. LOS USUARIOS CLAVE
- Son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven más directamente afectados y modificados por la implementación de SAP. Deben ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas. Poseen conocimiento del software y de los procesos de negocio a implementar, así como la capacidad de decisión sobre los cambios en los procesos.
- Sus tareas y responsabilidades incluyen:
* Configurar y parametrizar el sistema.
* Apoyar a otros miembros del equipo del proyecto.
* Entrenar y apoyar a los usuarios.
* Probar el sistema.
* Discutir problemas funcionales con los responsables de la gestión del proyecto.
* Evaluar las propuestas del equipo del proyecto.
5. LOS CONSULTORES FUNCIONALES
- Son los analistas funcionales de los distintos módulos o áreas funcionales de SAP que se implementarán en el proyecto, como MM, SD, FI, CO, PP, PM, HCM, entre otros.
- Sus tareas y responsabilidades son:
* Configurar y parametrizar el sistema.
* Realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deban ser cubiertos con programación ABAP.
* Realizar las pruebas integrales del sistema.
* Confeccionar los manuales de usuario.
* Entrenar y apoyar a los usuarios.
6. LOS CONSULTORES TÉCNICOS
- Se componen de consultores ABAP, responsables de desarrollar funcionalidades personalizadas, y consultores BASIS, encargados de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema, así como de la gestión de los servidores.
# El Equipo ABAP
- Formado por desarrolladores ABAP que se encargan de la programación de los requerimientos que el sistema estándar no contempla.
- Sus tareas y responsabilidades son:
* Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario.
* Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares.
* Realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados estén libres de errores.
* Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados.
# El Equipo Basis
- Constituye la base técnica de las aplicaciones SAP y sus principios, administrando la plataforma operativa del sistema.
- Algunas de las actividades que realiza un consultor Basis son:
* Configuración y mantenimiento del sistema.
* Administración de usuarios y permisos.
* Gestión de logs generales.
* Generación de dumps de las aplicaciones.
* Análisis de procesos del sistema.
* Mantenimiento de estrategias de backup.
* Administración de alertas.
* Ajuste y solución de problemas en el entorno técnico de SAP.
* Diseño de interfaces entre SAP y programas externo