El equipo de implementación del proyecto SAP
Para que la implementación del sistema SAP sea exitosa es crucial contar con el equipo de proyecto adecuado. Las empresas consultoras van a ser las encargadas de trabajar en forma conjunta con la empresa cliente, de modo de cubrir los siguientes aspectos:
- Asesorar a las empresas clientes sobre los beneficios que la utilización del sistema SAP va a producir en la empresa.
- Establecer el alcance de la implementación del sistema SAP en la empresa. Con esto nos referimos a qué procesos o áreas funcionales de la empresa van a ser cubiertas con la implantación del nuevo sistema.
- Elaborar el plan de la implementación del sistema SAP en la empresa.
- Establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que será necesario para llevar adelante la implementación de SAP y proporcionar los recursos humanos especializados necesarios para afrontar la implementación del sistema SAP.
- Entre otras muchas cuestiones más.
El organigrama de un proyecto de implementación de SAP está compuesto así:
Al conformar el equipo de implementación con los colaboradores que estarán trabajando en conjunto con el proveedor seleccionado es crucial que éste sea de alto desempeño y productividad, ya que es lo que determinará en gran medida el éxito del proyecto.
Tomemos en cuenta estos consejos al momento de seleccionar al personal que va a conformar el equipo:
- Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos.
- Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes
- Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles.
Los roles definidos para la implementación del proyecto SAP en la empresa se definen así:
El Patrocinador: es quién toma la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiación del mismo. Posee características de liderazgo y de innovación. Por lo general, se trata del dueño de la empresa o de alguno de los gerentes con competencias decisorias dentro de la organización.
Son los llamados "sponsor", personas clave que brindan apoyo, inspiración al equipo, financiamiento y respaldo a los proyectos para asegurar su éxito. Sin su compromiso y recursos, sería muy difícil llevarlo a cabo.
El Director del Proyecto: es la máxima autoridad dentro del proyecto.
Deberá cumplir con las siguientes tareas y responsabilidades:
- Asumir la responsabilidad del proyecto
- Controlar los objetivos del proyecto
- Gestionar la implementación de las políticas del proyecto
- Controlar la planificación y el progreso del proyecto
- Permitir decisiones rápidas
- Decidir sobre temas organizacionales
- Gestionar la disponibilidad de los recursos
- Apoyar al gerente del proyecto
- Aprobar propuestas para el equipo de proyecto
El Gerente del Proyecto: es una de las figuras más importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto.
Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad.
En la mayoría de las pequeñas y medianas empresas PYMES, esta figura es ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras que en empresas más grandes puede constituirse un equipo con un gerente interno (típicamente el gerente a cargo del área de sistemas) y uno externo.
El gerente de proyectos es la clave fundamental para que un proyecto esté bien ejecutado y tenga éxito. Entre las principales funciones que desempeña en una empresa están las siguientes:
- Elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivos y capacidades de la organización
- Realizar una planificación donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto
- Asignar y supervisar las tareas designadas para la ejecución del proyecto
- Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto
- Implementar cambios y brindar soluciones efectivas según los problemas que se presenten
- Identificar con anterioridad posibles riesgos que pueda afectar el desarrollo del proyecto
- Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite
- Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a los objetivos establecidos
- Elaborar informes periódicos para dar a conocer los avances y resultados que se están obteniendo
- Reportar al director del proyecto
El Equipo de QA: El equipo de aseguramiento de la calidad será el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa.
Las tareas y responsabilidades del equipo de QA son las siguientes:
- Realizar acciones correctivas
- Realizar mejoras continuas
- Aplicar nuevas soluciones
- Realizar tareas de mantenimiento
- Confeccionar informes de auditoría
Dentro del equipo de QA existen diferentes roles, analicemos cada uno de ellos:
- Director de grupo QA
- Líder de calidad
- Auditor de proceso
- Verificador de artefactos
- Capacitador de QA
Los Usuarios Lideres: son los miembros de la organización, habitualmente el management funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto.
Por lo general, son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de SAP. Deberán poseer un espíritu colaborador que permita la afectación de los recursos en tiempo y forma, de manera tal que los objetivos se obtengan de acuerdo a los tiempos planeados.
Los Usuarios Claves: Son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de SAP. Deberán ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación de un sistema integrado de gestión. Poseerán conocimiento del software y de los procesos de negocio a implementar, así como también la capacidad de decisión respecto de los cambios en los procesos.
Sus tareas y responsabilidades son las siguientes:
- Configurar y parametrizar el sistema
- Apoyar a los otros miembros del equipo del proyecto Entrenar y apoyar a los usuarios
- Probar el sistema
- Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto
- Evaluar las propuestas del equipo del proyecto
Los Consultores Funcionales: son los analistas funcionales de los distintos módulos o áreas funcionales de SAP que se implementarán en el proyecto tales como MM, SD, FI, CO, PP, PM, HCM, entre otras opciones
Las tareas y responsabilidades de los consultores funcionales son las siguientes:
- Configurar y parametrizar el sistema
- Realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deban ser cubiertos con la programación ABAP
- Realizar las pruebas integrales del sistema
- Confeccionar los manuales de usuario
- Entrenar y apoyar a los usuarios
Los Consultores Técnicos: Están compuestos por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema SAP.
A continuación, el análisis de estos dos perfiles:
- El Equipo ABAP: formado por desarrolladores ABAP que serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no contemple y el usuario requiera.
Las tareas y responsabilidades de los consultores ABAP son:
- Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario
- Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa
- Realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentran libres de errores
- Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados
- El Equipo Basis: constituyen la base técnica de las aplicaciones SAP y los principios de estas. SAP BASIS es la forma “clásica” de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema.
A continuación, se indica un listado de actividades que se considera realiza un consultor Basis:
- La configuración y mantenimiento de sistema
- La administración de usuarios y permisos a usuarios
- Correr logs generales
- Hacer Dumps de las aplicaciones
- Análisis de procesos del sistema
- Mantenimiento de estrategias de backup
- Administración de alertas
- Ajuste y solución de problemas en el entorno técnico de SAP
- Diseño de interfaces entre SAP y programas externos