✒️SAP / El equipo de implementación del proyecto SAP Por Mathias Peña

El equipo de implementacion del proyecto SAP

Las empresas que toman la decision de implementar SAP en la gran mayoria de los casos, no cuentan con los recursos humanos necesarios, ni tampoco con el know how sobre como llevar adelante el proceso de implementacion del nuevo sistema ERP, por lo que contratan a empresas consultoras que se especializan en estas cuestiones.

Las empresas consultoras trabajan en forma conjunta con el cliente de modo de cubrir los siguientes aspectos:

• Asesorar a los clientes sobre los beneficios que la utilizacion de SAP va a producir en la empresa
• Establecer el alcance de la implementacion del sistema SAP en la empresa. con esto nos referimos a que procesos o areas funcionales de la empresa van a ser cubiertas con la implantacion del nuevo sistema.
• Elaborar el plan de la implementacion del sistema SAP en la empresa.
• Establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que sera necesario para llevar adelante la implementacion de SAP y proporcionar los recursos humanos especializados necesarios para afrontar la implementacion del sistema SAP.
• Entre otras muchas cuestiones mas.

Composicion del organigrama de un proyecto de implementacion de SAP:

• El patrocinador: Es quien toma la decision de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiacion del mismo. Posee caracteristicas de liderazgo y de innovacion. Por lo general se trata del dueño de la empresa o de alguno de los gerentes con competencias decisorias dentro de la organizacion. Sera el o ella quien deba institucionalizar el proyecto de manera que tome la dimension e importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros internos de la empresa que conforman el equipo del proyecto. Tiene como rol principal brindar apoyo e inspiracion al equipo. Son parte integral para transmitir un mensaje de apoyo total a la gerencia. Se encargan de hacer el seguimiento del progreso a nivel de hito, por lo tanto deben de estar informados de los riesgos identificados y los planes de accion que los acompañan.
• El director del proyecto: es la maxima autoridad dentro del proyecto. En algunos proyectos puede darse la situacion que exista un director de proyecto pro parte de la empresa cliente, tipicamente el director de sistemas y un director por parte de la consultora que lleva adelante el proyecto. Debe cumplir con las siguientes tareas y responsabilidades:
  - Asumir la responsabilidad del proyecto
  - Controlar los objetivos del proyecto
  - Gestionar la implementacion de las politicas del proyecto
  - Controlar la planificacion y el progreso del proyecto
  - Permitir decisiones rapidas
  - Decidir sobre temas organizacionales
  - Gestionar la disponibilidad de los recursos
  - Apoyar al gerente del proyecto
  - Aprobar propuestoas para el equipo de proyecto
• El gerente del proyecto: es una de las figuras mas importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la direccion de la empresa sobre el avance del proyecto. El gerente de proyectos es la clave fundamental para que un proyecto este bien ejecutado y tenga exito. Las principales funciones que desempeña son las siguientes:
  - Elaborar y definir los proyectos segun las necesidades, objetivos y capacidades de la organizacion
  - Realizar una planificacion donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto
  - Asignar y supervisar las tareas asignadas para la ejecucion del proyecto
  - Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto
  - Implementar cambios y brindar soluciones efectivas segun los problemas que se presenten
  - Identificar con anterioridad posibles riesgos que pueda afectar al desarrollo del proyecto
  - Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite
  - Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a los objetivos establecidos
  - Elaborar informes periodicos para dar a conocer los avances y resultados que se estan obteniendo
  - Reprotar al director del proyecto
• El equipo de QA: el equipo de aseguramiento de la calidad sera el responsable de asegurar que la implementacion del sistema se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos por la empresa. El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistematicas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos dados para la calidad, los cuales deben estar sustentados en la satisfaccion de las expectativas de los clientes. Las tareas y responsabilidades del equipo son las siguientes:
  - Realizar acciones correctivas
  - Realizar mejoras continuas
  - Aplicar nuevas soluciones
  - Realizar tareas de mantenimiento
  - Confeccionar informes de auditoria
  Los roles del equipo de QA son los siguientes
  - Director de grupo QA: reporta a la alta direccion y tiene la autoridad de implantar actividades de verificacion de la calidad a nivel organizacional
  - Lider de calidad: reporta al director del grupo de QA, de manera de garantizar su independencia y objetividad. Por cada proyecto o servicio actua como asesor de calidad
  - Auditor de proceso: es un profesional que posee las habilidades y el entrenamiento para crear/adaptar las guias de verificacion en base a los procesos aplicables y ejecutar auditorias programadas o solicitadas por la gerencia
  - Verificador de artefactos: es un profesional que entiende en profundidad los contenidos del producto de trabajo o servicio correspondiente, de tal manera que pueda detectar en forma proactiva y preventiva los problemas de calidad de los productos.
  - Capacitador de QA: es un formador que da entrenamiento a la gerencia y al personal de todos los niveles sobre los principios, politicas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables en la empresa.
• Los usuarios lideres: son los miembros de la organizacion, habitualmente el management funcional de la mepresa que proveeran los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto. Son los responsables funcionales de las areas afectadas por la implementacion de SAP. Los mayores esfuerzos de gestion del cambio deben ocurrir a este nivel.
• Los usuarios claves: son los miembros de la organizacion cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementacion de SAP. Deberan ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementacion de un sistema integrado de gestion. El aporte de los usuarios sera fundamental a la hora de diseñar los procesos que subyacen la implementacion de SAP. Los usuarios participantes en el equipo del proyecto deben poseer conocimiento del software y de los procesos de negocio a implementar, asi como tambien la capacidad de decision respecto de los cambios en los procesos. Sus tareas y responsabilidades son las siguientes:
  - Configurar y parametrizar el sistema
  - Apoyar a los otros miembros del equipo del proyecto
  - Entrenar y apoyar a los usuarios
  - Probar el sistema
  - Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto
  - Evaluar las propuestas del equipo del proyecto
• Los consultores funcionales: son los analistas funcionales de los distintos modulos o areas funcionales de SAP que se implementaran en el proyecto tales como MM, SD, FI, CO, PP, PM, HCM, entre otros. Deben tener amplio conocimiento y competencia en su area. Las tareas y responsabilidades de los consultores funcionales son las iguientes:
  - Configurar y parametrizar el sistema
  - Realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deban ser cubiertos con la programacion ABAP.
  - Realizar las pruebas integrales del sistema
  - Confeccionar los manuales de usuario
  - Entrenar y apoyar a los usuarios
• Los consultores tecnicos: estan compuestos por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema.
  El equipo ABAP esta formado por desarrolladores ABAP que seran los encargados de realizar la programacion de todos los requerimientos que el sistema estandar no contemple y el usuario requiera. Las tareas y responsabilidades de los consultores ABAP son:
  - Realizar los diseños tecnicos de las especificaciones definidas por el usuario
  - Realizar la programacion de los requerimientos respetando los estandares de programacion definidos por la empresa
  - realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentran libres de errores
  - Confeccionar la documentacion de los requerimientos realizados
  SAP Basis es la base tecnica de las aplicaciones SAP y los principios de esta, es la forma clasica de nombrar a la administracion de la plataforma operativa del sistema. Los consultores SAP Basis tienen como principal responsabilidad la administracion del entorno SAP asegurando la integridad del sistema, como mantenimiento, actualizaciones y generacion de backups con el fin de tener un respaldo de la informacion. Se encargan de gestionar la plataforma operativa de SAP, para que esta funcione siempre correctamente optimizando recursos en el sistema. Las actividades que realiza un consultor Basis son:
  - La configuracion y mantenimiento de sistema
  - La administracion de usuarios y permisos a usuarios
  - Correr logs generales
  - Hacer Dumps de las aplicaciones
  - Analisis de procesos del sistema
  - Mantenimiento de estrategias de backup
  - Administracion de alertas
  - Ajuste y solucion de problemas en el entorno tecnico de SAP
  - Diseño de interfaces entre SAP y programas externos
  Las empresas que utilizan SAP deben considerar la importancia de contar con un area tecnica SAP BASIS, ya que dicha area sera responsable de analizar la disponibilidad, rendimiento, seguridad y performance entre otras cosas.