✒️El equipo de implementación del proyecto SAP

El equipo de implementación del proyecto SAP

Las empresas, en la mayoría de los casos, para implementar el sistema SAP recurren a consultoras, que deberán trabajar en conjunto con las empresas clientes para cubrir los siguientes aspectos:

• Asesorar a las empresas sobre los beneficios que la utilización del sistema SAP en la empresa.
• Establecer el alcance de la implementación del sistema en la empresa.
• Elaborar el plan de la implementación
• Establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que será necesario para llevar adelante la implementación de SAP y proporcionar los recursos humanos especializados necesarios para afrontar la implementación del sistema SAP.

Al momento de seleccionar al personal que va a conformar el equipo:

• Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos: evitar dar el cargo por cuestiones de organigrama o de títulos.
• Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes.
• Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles

Según el organigrama, para la implementación del sistema SAP en la empresa se contempla n los siguientes roles:

• El patrocinador: Toma la decisión de llevar a cabo el proyecto y autoriza su financiación. Posee características de liderazgo e innovació , tratándose por lo general del dueño o de alguno de los gerentes de competencias decisorias.
• El director del proyecto: máxima autoridad dentro del proyecto. Puede haber uno por parte de la empresa y uno por parte de la consultora.

Debe cumplir con las siguientes tareas y responsabilidades:

1. Asumir la responsabilidad del proyecto
2. Controlar los objetivos del proyecto
3. Gestionar la implementación de las políticas del proyecto
4. Controlar la planificación y el progreso del proyecto
5. Permitir decisiones rápidas
6. Decidir sobre temas organizacionales
7. Gestionar la disponibilidad de los recursos
8. Apoyar al gerente del proyecto
9. Aprobar propuestas para el equipo del proyecto.

• El gerente del proyecto: es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto. debe ser capaz de visualizar el proyecto de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad.

En las empresas medianas o pequeñas ese rol es ocupado por un consultor, mientras que en las empresas grandes puede constituirse un equipo con un gerente interno (por lo general a cargo del área de sistemas), y uno externo.

Entre las principales funciones del gerente de proyecto se pueden enumerar las siguientes:

1. Elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivos y capacidades de la organización
2. Realizar una planificación donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto
3. Asignar y supervisar las tareas designadas para la ejecución del proyecto
4. Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto
5. Implementar cambios y brindar soluciones efectivas según los problemas que se presenten
6. Identificar con anterioridad posibles riesgos que pueda afectar el desarrollo del proyecto
7. Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite.
8. Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a los objetivos establecidos
9. Elaborar informes periódicos para dar a conocer los avances y resultados que se están obteniendo.
10. Reportar al director del proyecto.

• El equipo QA: será el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa mediante acciones planificadas y sistemáticas para generar confianza de que un producto o servicio satisface los requisitos dados para la calidad, sustentados en la satisfacción de las expectativas de los clientes.

Las tareas y responsabilidades del equipo de QA son las siguientes:

1. Realizar acciones correctivas
2. Realizar mejoras continuas
3. Aplicar nuevas soluciones
4. Realizar tareas de mantenimiento
5. Confeccionar informes de auditoría

Dentro del equipo, existen diferentes roles:

1. Director del grupo QA: reporta a la alta dirección y tiene la autoridad de implementar actividades de verificación de la calidad a nivel organizacional
2. Líder de calidad: reporta al director del Grupo de QA, de manera de garantizar su independencia y objetividad. Por cada proyecto o servicio actúa como asesor de calidad.
3. Auditor de proceso: crea/ adapta las guías de verificación en base a los procesos aplicables y ejecuta auditorías programadas o solicitadas por la gerencia.
4. Verificador de artefactos: es un profesional que puede detectar los problemas de calidad de los productos.
5. Capacitador de QA: Da entrenamiento a la gerencia y al personal de todos los niveles sobre los principios, procedimientos y herramientas de calidad aplicables en la empresa.

• Los usuarios líderes: Son los miembros de la organización que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto.

Por lo general son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de SAP. Los mayores esfuerzos deben ocurrir a este nivel.

• Los usuarios claves: miembro de la organización cuyos puestos se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de SAP.

Deben poseer conocimientos del software y de los procesos de negocio a implementar, así como también la capacidad de decisión respecto de los cambios en los procesos. Sus tareas y responsabilidades son las siguientes:

1. Configurar y parametrizar el sistema
2. Apoyar a los otros miembros del equipo del proyecto
3. Entrenar y apoyar a los usuarios
4. Probar el sistema
5. Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto
6. Evaluar las propuestas del equipo del proyecto.

• Los consultores funcionales:

Deben tener amplio conocimiento y competencias en su área y tienen las siguientes responsabilidades:

1. Configurar y parametrizar el sistema
2. Realizar los diseños de los gaps detectados que deban ser cubiertos con la programación ABAP.
3. Realizar las pruebas integrales del sistema
4. Confeccionar los manuales del usuario
5. Entrenar y apoyar a los usuarios.

• Los consultores técnicos: Los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema SAP.

El equipo ABAP

Formado por desarrolladores ABAP, que serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no contemple y el usuario requiera.

Las tareas y responsabilidades de los consultores ABAP son:

1. Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario
2. Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa.
3. Realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentran libres de errores.
4. Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados.

El equipo BASIS

Tienen como principal responsabilidad la administración del entorno SAP asegurando la integridad del sistema: mantenimiento, actualizaciones, generación de backups. Gestionan la plataforma operativa de SAP para que esta funciones siempre correctamente. Es el área responsable de analizar la disponibilidad, rendimiento, seguridad y performance entre otras cosas.

Listado de actividades que se considera que realiza un consultor BASIS:

1. La configuración y mantenimiento del sistema
2. La administración de usuarios y permisos a los usuarios
3. Correr logs generales
4. Hacer dumps de las aplicaciones
5. Análisis de procesos del sistema
6. Mantenimiento de estrategias de backup
7. Administración de alertas
8. Ajuste y solución de problemas en el entorno técnico de SAP
9. Diseño de interfaces entre SAP y programas externos