El equipo de implementación del proyecto SAP
Para llevar adelante la implementación exitosa del sistema SAP es crucial contar con el equipo de proyecto adecuado.
Las empresas que toman la decisión de implementar el sistema SAP en la gran mayoría de los casos, por no decir todos, no cuentan con los recursos humanos necesarios, ni tampoco con el know how sobre cómo llevar adelante el proceso de implementación del nuevo sistema ERP, por lo que contratan a empresas consultoras que se especializan en estas cuestiones.
Las empresas consultoras van a ser las encargadas de trabajar en forma conjunta con la empresa cliente, de modo cubrir entre otras cuestiones los siguientes aspectos:
· Asesorar a las empresas clientes sobre los beneficios que la utilización del sistema SAP va a producir en la empresa
· Establecer el alcance de la implementación del sistema SAP en la empresa. Con esto nos referimos a que procesos o áreas funcionales de la empresa van a ser cubiertas con la implantación del nuevo sistema
· Elaborar el plan de la implementación del sistema SAP en la empresa
· Establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que será necesario para llevar adelanto la implementación de SAP y proporcionar los recursos humanos especializados necesarios para afrontar la implementación del sistema SAP
Entre otras muchas cuestiones más.
La empresa que decide implementar el sistema SAP no estará sola en este camino, sino que contará con el apoyo de una consultora que aportará toda su experiencia y recursos para que la implementación del tiempo y formas sistema SAP sea exitosa, es decir se cumpla en tiempo y forma.
Veamos cómo está compuesto el organigrama de un proyecto de implementación de SAP:
Al conformar el equipo de implementación con los colaboradores que estarán trabajando en conjunto con el proveedor seleccionado es crucial que éste sea de alto desempeño y productividad, ya que es lo que determinará en gran medida el éxito del proyecto. Podemos lograr esta meta considerando una estructura correcta, es decir tener a las persones indicadas realizando las tareas adecuadas.
Tomemos en cuenta estos consejos al momento de seleccionar al personal que va a conformar el equipo:
· Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos: es fundamental que nos aseguremos que las responsabilidades asignadas a cada uno de los miembros del equipo van de acuerdo a sus habilidades, conocimientos y área de experiencia. Evitemos dar el cargo a una persona solamente por cuestiones de organigrama o títulos.
· Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes; al empoderarlos los ayudaremos a tomar el reto de manera más formal y sabiendo que la responsabilidad es suya. Debemos procurar que tengan sus objetivos claros y conozcan las tareas que deben llevar a cabo, así como el nivel de autoridad que tienen.
· Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles: es importante que todos los miembros del equipo estén enterados de los datos importantes y que estén en sintonía realizando esfuerzos de manera alineada. Fomentar la comunicación constante y las revisiones por etapa del proyecto es fundamental.
A continuación, analicemos cada uno de los roles anteriormente definidos para la implementación del proyecto SAP en la empresa:
El patrocinador
Es quien toma la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza a la financiación del mismo. Posee caracteristicas de liderazgo y de innovación. Por lo general, se trata del dueño de la empresa o de alguno de los gerentes con competencias decisorias dentro de la organización. Será el o ella quien deba institucionalizar el proyecto de manera que tome la dimensión e importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros internos de la empresa que conforman el equipo del proyecto.
Tiene como rol principal brindar apoyo e inspiración al equipo. Son parte integral para transmitir un mensaje de apoyo total a la gerencia. Se encargan de hacer el seguimiento del progreso a nivel de hito, por lo tanto, deben de estar informados de los regos identificados y los planes de acción que los acompañan.
El director del proyecto
Es la máxima autoridad dentro del proyecto. En algunos proyectos puede darse la situación que exista un director de proyecto por parte la empresa cliente, típicamente el director de sistemas y un director por parte de la consultora que lleva adelante el proyecto.
Debe cumplir con las siguientes tareas y responsabilidades:
· Asumir la responsabilidad del proyecto
· Controlar los objetivos del proyecto
· Gestionar la implementación de las políticas del proyecto
· Controlar la planificación y el progreso del proyecto
· Permitir decisiones rápidas
· Decidir sobre temas organizacionales
· Gestionar la disponibilidad de los recursos
· Apoyar al gerente del proyecto
· Aprobar propuestas para el equipo de proyecto
El gerente del proyecto
Esta es una de las figuras más importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga del proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de empresa sobre el avance del proyecto.
Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad.
En la mayoría de las pequeñas y medianas empresas PYMES, esta figura es ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras que en empresas más grandes puede constituirse un equipo con un gerente interno (típicamente el gerente a cargo del área de sistemas) y uno externo.
Mientras que el interno garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de la navegación política del proyecto, el externo puede actuar como facilitador de los procesos de cambio, además de ser quien garantiza el uso de la metodología de proyectos más adecuada para el caso.
El gerente de proyectos es la clave fundamental para que un proyecto esté bien ejecutado y tenga éxito Entre las principales funciones que desempeña en una empresa están las siguientes:
· Elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivos y capacidades de la organización
· Realizar una planificación donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto
· Asignar y supervisar las tareas designadas para la ejecución del proyecto
· Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto
· Implementar cambios y brindar soluciones efectivas según los problemas que se presenten
· Identificar con anterioridad posibles riesgos que pueda afectar el desarrollo del proyecto
· Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite
· Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a los objetivos establecidos
· Elaborar informes periódicos para dar a conocer los avances y resultados que se están obteniendo
· Reportar al director del proyecto
Es altamente recomendable que el gerente interno por parte de la empresa, tenga conocimientos de SAP, debe tener autoridad para influir en todos los integrantes del equipo, capacidad para tomar decisiones de forma autónoma, de modo de darle seriedad a la ejecución del proyecto, también debe poseer conocimiento del negocio y respecto del gerente externo por parte de la consultora es responsable de la entrega exitosa del proyecto en términos de alcance, entregables, línea de tiempo, presupuesto, satisfacción del cliente y satisfacción del equipo del proyecto.
El equipo de QA
El equipo de aseguramiento de la calidad será el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa.
El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos dados para la calidad, los cuales deben estar sustentados en la satisfacción de las expectativas de los clientes. Los Sistemas de Gestión de Calidad son métodos que permiten a las organizaciones una optimización de sus procesos internos. El objetivo es elaborar productos y servicios que cubran las necesidades de sus clientes y eleven el nivel de satisfacción de los mismos.
Las tareas y responsabilidades del equipo de QA son las siguientes:
· Realizar acciones correctivas
· Realizar mejoras continuas
· Aplicar nuevas soluciones
· Realizar tareas de mantenimiento
· Confeccionar informes de auditoria
Dentro del equipo de QA existen diferentes roles, analicemos cada uno de ellos:
Director de grupo QA: reporta a la alta dirección y tiene la autoridad de implantar actividades de verificación de la calidad a nivel organizacional.
Líder de calidad: reporta al director del grupo de QA, de manera de garantizar su independencia y objetividad. Por cada proyecto o servicio actúa como asesor de calidad.
Auditor de proceso: es un profesional que posee las habilidades y el entrenamiento para crear/adaptar las guías de ventilación en base a los procesos aplicables y ejecutar auditorias programadas a solicitadas por la gerencia.
Verificador de artefactos: es un profesional que entiende en profundidad los contenidos del producto de trabajo o servicio correspondiente, de tal manera que pueda detectar en forma proactiva y preventiva los problemas de calidad de los productos.
Capacitador de QA: es un formador que da entrenamiento a la gerencia y al personal de todos los niveles sobre los principios, políticas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables en la empresa.
Los usuarios líderes
Son los miembros de la organización, habitualmente el management funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto.
Por lo general, son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de SAP.
Deberán poseer un espíritu colaborador que permita la afectación de los recursos en tiempo y forma de manera tal que objetivos se obtengan de acuerdo a los tiempos planeados Si bien muchas veces no se involucran directamente por falta de tiempo, es clave que "compren los nuevos procesos y formas de operar que vendrán de la mano del nuevo sistema informático.
La experiencia indica que los mayores esfuerzos de gestión del cambio deben ocurrir a esto nivel.
Los usuarios claves
Son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de SAP.
Estos deberán ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación de un sistema integrado de gestión. El aporte de los usuarios será fundamental a la hora de diseñar los procesos que subyacen la implementación de SAP.
Los usuarios participantes en el equipo del proyecto deben poseer conocimiento del software y de los procesos de negocio a implementar, así como también la capacidad de decisión respecto de los cambios en los procesos.
Sus tareas y responsabilidades son las siguientes:
· Configurar y parametrizar el sistema
· Apoyar a los otros miembros del equipo del proyecto
· Entrenar y apoyar a los usuarios
· Probar el sistema
· Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecta
· Evaluar las propuestas del equipo del proyecto
Los consultores funcionales
Son los analistas funcionales de los distintos módulos o áreas funcionales de SAP que se implementarán en el proyecto tales como MM, SD, FI, CO, PP, PM, HCM, entre otras opciones.
Deben tener amplio conocimiento y competencia en su área. Las tareas y responsabilidades de los consultores funcionales son las siguientes:
· Configurar y parametrizar el sistema
· Realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deban ser cubiertos con la programación ABAP
· Realizar las pruebas integrales del sistema
· Confeccionar los manuales de usuario
· Entrenar y apoyar a los usuarios
Los consultores técnicos
Están compuestos por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema SAP. Analicemos a continuación cada uno de estos dos perfiles.
· El equipo ABAP
El equipo ABAP está formado por desarrolladores ABAP que serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no contemple y el usuario requiera.
Las tareas y responsabilidades de los consultores ABAP son:
· Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario
· Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa
· Realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentran libres de errores
· Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados
· El equipo Basis
Al hablar de SAP Basis, nos referimos a la base técnica de las aplicaciones SAP y a los principios de estas SAP BASIS es la forma "clásica de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema.
Los consultores especialistas en SAP Basis tienen como principal responsabilidad la administración del entorno SAP asegurando la integridad del sistema, esto incluye tareas de mantenimiento actualizaciones y generación de backups con el fin de tener un respaldo de la información. Se encargan de gestionar la plataforma operativa de SAP, para que esta funcione siempre correctamente optimizando recursos en el sistema.
A continuación, se indica un listado de actividades que se considera realiza un consultor Basis:
· La configuración y mantenimiento de sistema
· La administración de usuarios y permisos a usuarios
· Correr logs generales
· Hacer Dumps de las aplicaciones
· Análisis de procesos del sistema
· Mantenimiento de estrategias de backup
· Administración de alertas de SAP
· Ajuste y solución de problemas en el entorno técnico de SAP
· Diseño de interfaces entre SAP y programas externos
Las empresas que utilizan SAP deben considerar la importancia de contar con un área técnica SAP BASIS ya que dicha área será responsable de analizar la disponibilidad, rendimiento, segundad y performance entre otras cosas.