✒️El equipo de implementación del proyecto SAP

El Equipo de Implementación del Proyecto SAP

para llevar adelante la implementación exitosa del sistema SAP es crucial contar con el equipo de proyecto adecuado.

Las empresas que toman la decisión de implementar el sistema SAP, en la gran mayoría de los casos, por no decir todos, no cuenta con los Recursos Humanos necesarios, ni tampoco con el Know How sobre cómo llevar adelante el proceso de implementación del nuevo sistema ERP, por lo que se contratan empresas consultoras que se especializan en esta cuestiones.

Las empresas consultoras van a ser las encargadas de trabajar en forma conjunta con la empresa cliente, de modo cubrir entre otras cuestiones los siguientes aspectos:

• Asesorar a las empresas clientes sobre los beneficios que la utilización del sistema SAP va a producir en la empresa.
• Establecer el alcance de la implementación del sistema SAP en la empresa. Con esto nos referimos a que procesos o áreas funcionales de la empresa van a ser cubiertas con la implantación del nuevo sistema.
• Elaborar el plan de la implementación del sistema SAP en la empresa.
• Establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que será necesario para llevar adelante la implementación de SAP y proporcionar los Recursos Humanos especializados necesarios para afrontar la implementación del sistema SAP.

Entre otras muchas cuestiones más.

Al conformar el equipo de implementación con los colaboradores que estarán trabajando en conjunto con el proveedor seleccionado es crucial que éste sea de alto desempeño y productividad, ya que es lo que determinará en gran medida el éxito del proyecto. Podemos lograr esta meta considerando una estructura correcta, es decir tener a las personas indicadas realizando las tareas adecuadas.

Tomemos en cuenta estos consejos al momento de seleccionar al personal que va a conformar el equipo:

• Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos: es fundamental que nos aseguremos que las responsabilidades asignadas a cada 1 de los miembros del equipo van de acuerdo a sus habilidades, conocimientos y área de experiencia. Evitemos dar el cargo a una persona solamente por cuestiones de organigrama o títulos.
• Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes: Al empoderarlos los ayudaremos a tomar el reto de manera más formal y sabiendo que la responsabilidad es suya. Debemos procurar que tengan sus objetivos claros y conozcan las tareas que deben llevar a cabo coma así como el nivel de autoridad que tienen.
• Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles: es importante que todos los miembros del equipo estén entrenados de los datos importantes que estén en sintonía realizando esfuerzos de manera alineada. Fomentar la comunicación constante y las revisiones por etapa del proyecto es fundamental.

A continuación, analizaremos cada uno de los roles anteriormente definidos para la implementación del proyecto SAP en la empresa.:

1 - El Patrocinador:

es quien toma la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiación del mismo. Posee características de liderazgo y de innovación. Por lo general, se trata del dueño de la empresa o de alguno de los gerentes con competencias decisorias dentro de la organización. Será él o ella quien deba institucionalizar el proyecto de manera que tome la dimensión e importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros internos de la empresa que conforman el equipo del proyecto.

Tiene como rol principal brindar apoyo e inspiración al equipo. Son parte integral para transmitir un mensaje de apoyo total a la gerencia. Se encargan de hacer el seguimiento del progreso a nivel de hIto, por lo tanto deben estar informados de los riesgos identificados y los planes de acción que los acompañan.

2 - El Director de Proyecto:

es la máxima autoridad dentro del proyecto. En algunos proyectos puede darse la situación que exista un director de proyecto por parte de la empresa cliente, típicamente el director de sistemas y un director por parte de la consultora que lleva adelante el proyecto. Debe cumplir las siguientes tareas y responsabilidades:

• asumir la responsabilidad del proyecto.
• Controlar los objetivos del proyecto.
• Gestionar la implementación de las políticas del proyecto.
• Controlar la planificación y el progreso de proyecto.
• Permitir decisiones rápidas.
• Decidir sobre temas organizacionales.
• Gestionar la disponibilidad de los recursos.
• Apoyar al gerente del proyecto.
• Aprobar propuestas para el equipo de proyecto.

3 - El Gerente del Proyecto:

es una de las figuras más importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto.

En la mayoría de las pequeñas y medianas empresas PYMES, esta figura es ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras que en empresas más grandes puede constituirse un equipo con un gerente interno (típicamente el gerente a cargo del área de sistemas) y uno externo.

Mientras que el interno garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de "navegación política del proyecto", el externo puede actuar como facilitador de los procesos de cambio, además de ser quien garantiza el uso de la metodología de proyectos más adecuada para el caso.

El gerente de proyectos es la clave fundamental para que un proyecto esté bien ejecutado y tenga éxito. entre las principales funciones que desempeña en una empresa está en las siguientes:

• elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivos y capacidades de la organización.
• Realizar una planificación donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto.
• Asignar y supervisar las tareas designadas para la ejecución del proyecto.
• Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto.
• Implementar cambios y brindar soluciones efectivas según los problemas que se presenten.
• Identificar con anterioridad posibles riesgos que puedan afectar el desarrollo del proyecto.
• Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite.
• Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a los objetivos establecidos.
• Elaborar informes periódicos para dar a conocer los avances y resultados que se están obteniendo.
• Reportar al director del proyecto.

4 - El Equipo de QA:

El equipo de aseguramiento de la calidad será el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa.

El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos dados por la calidad, los cuales deben estar sustentados en la satisfacción de las expectativas de los clientes.

Las tareas y responsabilidades del equipo de QA son las siguientes:

• Realizar acciones correctivas.
• Realizar mejoras continuas.
• Aplicar nuevas soluciones.
• Realizar tareas de mantenimiento.
• Confeccionar informes de auditoría.

Dentro del equipo de QA existen diferentes roles, analicemos cada uno de ellos:

• Director e grupo QA: reporta a la alta dirección y tiene la autoridad de implementar actividades de verificación de la calidad a nivel organizacional.
• Líder de calidad: Reporta al director del grupo de QA. De manera de garantizar su independencia y objetividad. Por cada proyecto o servicio actúa como asesor de calidad.
• Auditor de proceso: Es un profesional que posee las habilidades y el entrenamiento para crear adaptar las guías de verificación en base a los procesos aplicables y ejecutar auditorías programadas o solicitadas por la gerencia.
• Verificador de artefactos: Es un profesional que entiende en profundidad los contenidos del producto de trabajo o servicio correspondiente, de tal manera que pueda detectar el forma proactiva y preventiva los problemas de calidad de los productos.
• Capacitador de QA: Es un formador que da entrenamiento a la gerencia y al personal de todos los niveles sobre los principios, políticas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables en la empresa.

5 - Los usuarios Líderes

Son los miembros de la organización, habitualmente el Management funcional de la empresa, que proveerá los Recursos Humanos y materiales para llevar adelante el proyecto.

Por lo general, son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de SAP.

Deberán poseer un espíritu colaborador que permita la afectación de los recursos en tiempo y forma de manera tal que los objetivos se tengan de acuerdo a los tiempos planeados. Si bien muchas veces no se involucran directamente por falta de tiempo, es clave que acepten y adopten los nuevos procesos y formas de operar que vendrán de la mano del nuevo sistema informático.

La experiencia indica que los mayores esfuerzos de gestión del cambio deben ocurrir a este nivel.

6 . Los Usuarios Claves:

Son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de SAP.

Estos deberán ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación de un sistema integrado de gestión. El aporte de los usuarios será fundamental a la hora de diseñar los procesos que subyacen la implementación de SAP.

Los usuarios participan en el equipo del proyecto deberán poseer conocimiento del software y de los procesos de negocio a implementar, así como también la capacidad de decisión respecto de los cambios en los procesos.

Sus tareas y responsabilidades son las siguientes:

• Configurar y parametrizar el sistema.
• Apoyar a los otros miembros del equipo del proyecto.
• Entrenar y apoyar a los usuarios.
• Probar el sistema.
• Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto.
• Evaluar las propuestas del equipo del proyecto.

7 - Los Consultores Funcionales:

Son los analistas funcionales de los distintos módulos o áreas funcionales de SAP que se implementarán en el proyecto tales como MM, SD, FI, CO, PP, PM, HCM, entre otras opciones.

Deben tener amplio conocimiento y competencia en su área.

Las tareas y responsabilidades de los consultores funcionales son las siguientes:

• configurar y parametrizar el sistema.
• Realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deban ser cubiertos con la programación ABAP.
• Revisar las pruebas integrales del sistema.
• Confeccionar los manuales de usuario.
• Entrenar y apoyar a los usuarios.

8 - Los Consultores Técnicos:

Están compuestos por los ABAP responsables de realizar las funciones personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema SAP. Analicemos a continuación cada uno de estos dos perfiles:

• El Equipo ABAP:
  
  el equipo ABAP está formado por desarrolladores ABAP que serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no complete y el usuario requiera.
  
  Las tareas y responsabilidades de los consultores ABAP son:
  
  º Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario.
  º Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa.
  º Realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentran libres de errores.
  º Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados.
• El equipo Basis:
  
  Al hablar de SAP Basis, nos referimos a la base técnica de las aplicaciones SAP y a los principios de estas. SAP BASIS es la forma clásica de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema.
  
  Los consultores especialistas en SAP Basis tienen como principal responsabilidad la administración del entorno SAP asegurando la integridad del sistema, esto incluye tareas de mantenimiento, actualizaciones generación de backups con el fin de tener un respaldo de la información. Se encargarán de gestionar la plataforma operativa de SAP, para que esta funcione siempre correctamente optimizando los recursos en el sistema.
  
  A continuación, se indica un listado de actividades que se considera realiza un consultor Basis:
  
  º La configuración y mantenimiento de sistema.
  º La administración de usuarios y permisos a usuarios.
  º Correr logs generales.
  º Hacer Dumps de las aplicaciones.
  º Análisis de procesos del sistema.
  º Mantenimiento de estrategias de backup.
  º Administración de alertas.
  º Ajuste y solución de problemas en el entorno técnico de SAP.
  º Diseño de interfaces entre SAP y programas externos.