EL EQUIPO DE IMPLEMENTACION DEL PROYECTO SAP
La mayoría de las empresas no cuentan con los recursos humanos necesarios por lo que serán las empresas consultoras las encargadas de trabajar conjuntamente con la empresa cliente para cubrir los siguientes aspectos:
- Asesoramiento a las empresas clientes sobre los beneficios de la implementación.
- Establecimiento del alcance de la implementación (A qué áreas funcionales estará dirigida).
- Elaboración del plan de implementación.
- Establecimiento de los roles de cada integrante y suministro de los recursos humanos especializados.
Organigrama de implementación:
-Seleccionar personas idóneas para el cargo de acuerdo a sus competencias y conocimientos.
- Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes: Deben tener sus objetivos claros y conocimiento sobre sus responsabilidades y sobre el nivel de autoridad que tienen.
- Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles: Sera fundamental fomentar la comunicación constante y las revisiones por etapas del proyecto.
Roles que deben ser definidos para la implementación del proyecto:
1) Patrocinador: Decide llevar a cabo el proyecto y autoriza su financiación. Tiene liderazgo e innovación y generalmente es el dueño de la empresa.
Su principal función es apoyar e inspirar a todo el equipo y hacer el seguimiento del progreso por lo que deben estar informados de los riesgos y los planes de acción que los acompañan.
2) Director del proyecto: Máxima autoridad dentro del proyecto. Puede existir un director de parte de la empresa cliente (generalmente el director de sistemas) y uno de la consultora.
Sus funciones serán asumir la responsabilidad, controlar los objetivos y la planificación, gestionar la implementación de políticas, permitir decisiones rápidas, decidir sobre temas organizacionales, gestionar los recursos, apoyar al gerente y aprobar propuestas del equipo.
3) Se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinas actividades y mantener informada a la dirección de la empresa.
En pymes consultor externo con experiencia en el rol. Grandes empresas gerente interno (Garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de la “navegación política del proyecto”) y uno externo (facilita procesos de cambio y garantiza el uso de la metodología de proyecto más adecuada para el caso).
Sus funciones serán la planificación con fechas y plazos a cumplir, asignar y supervisar tareas, administrar y controlar recursos financieros, implementar cambios y brindar soluciones para posibles riesgos, negociar con proveedores, realizar seguimiento al desarrollo del proyecto, elaborar informes periódicos para reportar al director del proyecto.
4) El equipo de QA (aseguramiento): Asegurara que el proceso se realice según lo establecido mediante la Gestión de Calidad.
Sus funciones serán realizar acciones correctivas, mejoras continuas y tareas de mantenimiento, aplicar nuevas soluciones y confeccionar informes de auditoría.
- Director de grupo QA: reportes a la dirección, autoridad de implantar actividades de gestión de calidad a nivel organizacional.
- Líder de calidad: reportes al director del grupo QA, garantizar independencia y objetividad.
- Auditor de proceso: profesional que crea/adapta las guías de verificación en bases a procesos aplicables y ejecuta auditorias programadas por la gerencia.
- Verificador de artefactos: conoce profundamente del producto de trabajo o servicio y puede detectar de forma proactiva y preventiva los problemas de calidad.
- Capacitador QA: formador que da entrenamiento a la gerencia y al personal en todos los niveles sobre los principios, políticas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables.
5) Usuarios líderes: Los mayores esfuerzos de gestión de cambio deben ocurrir a este nivel. Son miembros de la organización, proveen los recursos humanos y materiales.
Generalmente son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación. Los caracteriza un espíritu colaborador para la afectación de recursos en tiempo y forma para el cumplimiento de objetivos. Aunque no se involucren directamente por falta de tiempo deberán “comprar” los nuevos procesos y formas de operar.
6) Usuarios claves: Son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajos se ven afectados por la implementación. Deben ser flexibles y tolerantes a los cambios, poseer conocimiento del software y de los procesos de negocio a implementar y poder de decisión sobre los cambios en los procesos. Su aporte será fundamental para el diseño de procesos.
Sus funciones serán configurar y parametrizar el sistema, apoyar a los otros miembros del equipo, entrenar y apoyar a los usuarios, probar el sistema, discutir problemas funcionales con la gerencia y evaluar las propuestas del equipo del proyecto.
7) Consultores funcionales: Analistas funcionales de los distintos módulos de SAP, deberán tener amplio conocimiento en su área.
Sus funciones serán configurar y parametrizar el sistema, realizar los diseños funcionales en base a los gaps (requerimientos funcionales) que serán cubiertos por la programación ABAP, realizar pruebas integrales en el sistema, confeccionar los manuales de usuario y entrenar / apoyar a los usuarios.
8) Consultores técnicos: Compuestos por los ABAP que realizaran las funcionalidades personalizadas + los BASIS que crearan y mantendrán el acceso de los usuarios al sistema y los servidores donde se instala el sistema.
- ABAP: Formado por desarrolladores ABAP que realizaran la programación de todos los requerimientos del usuario que el sistema estándar no contemple.
Sus funciones serán realizar à los diseños técnicos de las especificaciones del usuario, la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa, pruebas unitarias para asegurar que el producto esté libre de errores y la documentación de los requerimientos realizados.
- Equipo Basis: SAP Basis es la base técnica de las aplicaciones SAP y sus principios, es la forma clásica de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema.
Sus funciones principales son administrar el entorno SAP con tareas de mantenimiento, actualizaciones y generación de backups (respaldo de información) asegurando la integridad del sistema.
Sus actividades serán configurar y mantener el sistema, administrar usuarios y sus permisos, correr logs generales, hacer Dumps de las aplicaciones, analizar los procesos del sistema, mantener las estrategias de backup, administrar las alerta, ajustar y solucionar problemas del entorno técnico y diseñar interfaces entre SAP y programas externos.