Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
1 El equipo de implementación del proyecto SAP
Para que una implementación tenga éxito es importante contar con un equipo adecuado.
Las empresas en la mayoría de los casos no cuentan con los recursos necesarios y conocimiento para llevar adelante la implementación, por tal motivo contratan empresas consultoras especializadas, que trabajaran en conjunto con los clientes para cubrir todos los aspectos de la implementación:
- Asesorar los beneficios de la utilización del sistema para la empresa.
- Establecer el alcance de la implementación, procesos, areas funcionales que va van a cubrir.
- Elaborar plan de implementación.
- Establecer los roles de cada integrante del equipo de proyecto, y proporcionar recursos especializados para afrontar la implementación.
Entre otros.
Organigrama de un proyecto.
Al confirmar el equipo, es necesario que los colaboradores que trabajen en conjunto con el proveedor seleccionado, tengan alto desempeño y productividad, esto permitirá en gran medida el éxito del proyecto… una estructura correcta con las personas indicadas y las tareas adecuadas.
Al seleccionar al personal tener en cuenta:
- Seleccionar personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos: asegurar las responsabilidades en base a sus habilidades, conocimiento y experiencia.
- Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes: darles el poder para tomar el reto de manera formal, y deben tener sus objetivos claros, con las tareas que deben llevar y nivel de autoridad que tienen.
- Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles: informar a todos los miembros del equipo de todos los datos importantes, para que estén en sintonía con los esfuerzos. Fomentar la comunicación constante, y revisiones de cada etapa del proyecto.
Los roles definidos:
1.1 El Patrocinador
Es quien autoriza la financiación del proyecto, posee características de liderazgo, e innovación. Por lo general el dueño de la empresa, o gerentes con competencias decisorias. Tiene el rol de inspirar al equipo y el seguimiento del progreso de la implementación.
Audio 1. Es recomendable que el gerente interno tenga experiencia en proyecto SAP, autoridad para influir en todos los integrantes, capacidad para tomar decisiones de forma autónoma, conocimiento del negocio y el gerente externo de la consultora es responsable de la implementación del proyecto en todos los términos.
1.2 El director del proyecto
Es la máxima autorizar, pero no ocurre en todos los proyectos. Y puede haber un director por parte de la consultora.
Debe cumplir con las siguientes tareas:
- Asumirán la responsabilidad.
- Controlar los objetivos.
- Gestionar la implementación de las políticas del proyecto.
- Controlar la planificación y el progreso del proyecto.
- Permitir decisiones rápidas.
- Decidir sobre temas organizacionales.
- Gestionar la disponibilidad de los recursos.
- Apoyar al gerente del proyecto.
- Aprobar propuestas para el equipo de proyecto.
1.3 Gerente del proyecto.
Una de las figuras más importantes, es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades, y mantener informada a la dirección.
En Pymes, esta figura es ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, y en las grandes puede constituirse un equipo con un gerente interno (garantiza el conocimiento de la organización) y uno externo (actúa como facilitador de los procesos de cambio).
Las principales funciones:
- Elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivos y capacidades de la organización.
- Realizar una planificación con fechas para cumplir con las etapas.
- Asignar y supervisar las tareas designadas.
- Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto.
- Implementar cambios y brindar soluciones efectivas según los problemas que se presenten.
- Identificar con anterioridad posibles riesgos que pueda afectar al desarrollo del proyecto.
- Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos cuando se los necesite.
- Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumple.
- Elaborar informes periódicos de avances.
- Reportar al director de proyecto.
Audio 2. Es recomendable que tenga experiencia en proyecto SAP, autoridad para influir en todos los integrantes, capacidad para tomar decisiones de forma autónoma, conocimiento del negocio y el gerente externo de la consultora es responsable de la implementación del proyecto en todos los términos.
1.4 El equipo de QA
El equipo de calidad es el responsable de asegurar que la implementación se lleve con todo lo previamente definido, que el producto satisface los requisitos y deben ser sustentados en la satisfacción de las expectativas de los clientes.
Las tareas y responsabilidades del equipo QA:
- Realizar acciones correctivas.
- Realizar mejoras continuas.
- Aplicar nuevas soluciones.
- Realizar tareas de mantenimiento.
- Confeccionar informes de auditoría.
Roles dentro del equipo QA:
- Director QA: reporta a la dirección y tiene la autorizar de implantar actividades de verificación de la calidad a nivel organizacional.
- Líder de calidad: reporta a Director del grupo de QA, de manera de garantizar su independencia y objetividad.
- Auditor de proceso: profesional que posee habilidades y entrenamiento para crear/adaptar las guías de verificación en base a los procesos aplicables y ejecutar auditorias programadas o solicitadas por la gerencia.
- Verificador de artefactos: es un profesional que se encarga de detectar en forma proactiva y preventiva problemas de calidad de los productos.
- Capacitador de QA: es un formador que capacita a la gerencia y a personal de todos los niveles sobre los principios, políticas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables en la empresa.
1.5 Los usuarios líderes.
Miembros de la organización (managment funcional de la empresa) proveen los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto, responsables funcionales de las areas afectadas por la implementación del SAP, deben poseer espíritu colaborador. La experiencia indica que los mayores esfuerzos de gestión del cambio deben ocurrir a este nivel.
1.6 Los usuarios claves.
Miembros de la organización cuyos puestos son los más afectados y modificados en mayor medida por el cambio que supone la implementación de SAP. Deberán ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas, y su aporte será fundamental a la hora del diseño de los procesos.
Deberán poseer conocimiento del software y de los procesos de negocio a implementar, y capacidad de decisión para los cambios en los procesos.
Tareas y responsabilidades:
- Configurar y parametrizar el sistema.
- Apoyar a los otros miembros del equipo de proyecto.
- Entrenar y apoyar a los usuarios.
- Probar el sistema.
- Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento de proyecto.
- Evaluar las propuestas del equipo de proyecto.
1.7 Los consultores funcionales
Son los analistas funcionales de los distintos módulos o areas funcionales a implementar. Deben tener amplio conocimiento y competencia en su área-
Tareas y responsabilidades.
- Configurar y parametrizar el sistema
- Realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deban ser cubiertos con la programación ABAP.
- Realizar pruebas integrales.
- Confeccionar manuales.
- Entrenar y apoyar a los usuarios.
1.8 Los consultores técnicos
Compuesto pos los ABAP y los Basis.
- El equipo ABAP. Serán los encargados de la programación de los requerimientos que el sistema estándar no incluye.
o Tareas y responsabilidades:
§ Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario.
§ Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa.
§ Realizar las pruebas unitarias para asegurar que lo productos desarrollados se encuentran libres de errores.
§ Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados.
- El equipo Basis. Se refiere a la base técnica de las aplicaciones SAP y a los principios de estas. SAP BASIS, es la forma de nombrar a los responsables de la administración de la plataforma operática del sistema, de asegurar la integridad del sistema, incluye tareas de mantenimiento, actualizaciones y generación de backups de respaldo de la información, y gestionar la plataforma operativa, para que siempre funcionen correctamente optimizando los recursos del sistema.
o Actividades que realiza un consultor BASIS.
§ Configuración y mantenimiento de sistema.
§ La administración de usuarios y permisos a usuarios.
§ Correr logs generales.
§ Hacer Dumps de las aplicaciones.
§ Análisis de procesos del sistema.
§ Mantenimiento de estrategias de backup.
§ Ajuste y solución de problemas en el entorno técnico de SAP.
§ Diseño de interfaces entre SAP y programas externos.