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✒️El equipo de implementación del proyecto SAP

El equipo de implementación del proyecto SAP

El equipo de implementación del proyecto SAP

Equipos de implementación de proyectos SAP

Para llevar adelante la implementación exitosa del sistema SAP es crucial contar con un equipo de proyecto adecuado.

Las empresas que toma la decisión de implementar el sistema SAP, en la gran mayoría de los casos, por no decir todo no cuenta con los recursos humanos necesario, ni tampoco con él know-how sobre cómo llevar adelante el proyecto de implementación del nuevo sistema ERP, por lo que contratan a Empresa consultora que se especializan en estas cuestiones.

Las empresas consultoras van a ser las encargadas de trabajar en forma conjunta con la empresa cliente, de modo de cubrir entre otras cuestiones los siguientes aspectos:

  • Asesorar a las empresas clientes sobre los beneficios que la utilización del sistema SAP va a producir en la empresa.
  • Establecer el alcance de la implementación de sistema SAP en la empresa. Con esto nos referimos a que procesos o áreas funcionales de la empresa van a ser cubiertas con la implementación del nuevo sistema.
  • Elaborar el plan de implementación del sistema SAP en la empresa.
  • Establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que será necesario para llevar adelante la implementación de SAP y proporcionar los recursos humanos especializados necesarios para afrontar la implementación del sistema SAP

La empresa que decide implementar el sistema SAP no estará sola en ese camino, sino que contará con el apoyo de una consultora que aportará toda su experiencia y recursos para que la implementación del sistema SAP sea exitosa, es decir se cumpla en tiempo y forma.

Al conformar el equipo de implementación con los colaboradores que estarán trabajando en conjunto con el proveedor seleccionado es crucial que este sea de alto desempeño y productividad, ya que es lo que determinará en gran medida el éxito del proyecto. Podemos lograr esta meta considerando una estructura correcta, es decir tener a las personas indicadas realizando la tarea adecuada.

Tomemos en cuenta en tu consejo al momento de seleccionar al personal que va a conformar el equipo:

  • Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimiento: es fundamental que nos aseguremos que las responsabilidades asignadas a cada uno de los miembros del equipo van de acuerdo a sus habilidades, conocimientos y áreas de experiencia. Evitemos dar el cargo a una persona solamente por cuestiones de organigrama título.
  • Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes: al empoderarlos los ayudaremos a tomar el reto de manera más formal y sabiendo que la responsabilidad es suya. Debemos procurar que tengan sus objetos claros y conozcan las tareas que deben llevar a cabo, así como el nivel de autoridad que tienen un
  • Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles: es importante que todos los miembros del equipo estén enterados de los datos importantes y que estén en sintonía realizando esfuerzos de manera alineada. Fomentar la comunicación constante y la revisiones por etapa del proyecto es fundamental.

Roles para la implementación del proyecto SAP en la empresa:

Patrocinador: es quien toma la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiación del mismo. O sea característica de liderazgo y de innovación. Por lo general, se trata del dueño de la empresa o de alguno de los gerentes con potentes decisiones dentro de la organización. Será el o ella quien deba institucional el proyecto de manera que tome la dimensión e importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros internos de la empresa que conforma el equipo del proyecto.

Tiene como rol principal brindar apoyo e inspiración al equipo. Son parte integral para transmitir un mensaje de apoyo total a la gerencia. Se encarga de hacer seguimiento del proceso a nivel de hito, por lo tanto deben de estar informado en los riesgos identificados y los planes de acción que lo acompaña.

Director del proyecto: es la máxima autoridad dentro del proyecto. En algunos proyectos puede darse la situación que exista un director del proyecto por parte del cliente, típicamente el director de sistemas y un director por parte de la consultora que lleva adelante el proyecto.

Debe cumplir con las siguientes tareas y responsabilidades:

  • Asumir la responsabilidad del proyecto
  • Controlar los objetivos del proyecto
  • Gestionar la implementación de las políticas de proyecto
  • Permitir decisiones rápidas
  • Decidir sobre temas organizacionales
  • Gestionar la disponibilidad de los recursos
  • Apoyar al gerente de proyecto
  • Aprobar propuestas para el equipo de proyecto

Gerente de proyectos. Éste es uno de las figuras más importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactiva mente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto. Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad.

Es la mayoría de las pequeñas y medianas empresas pymes, esta figura está ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras que en empresas más grande puede constituir un equipo como un gerente interno típicamente el gerente a cargo del área de sistemas y externo.

Mientras que el interno garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de la navegación política del proyecto, el externo puede actuar como facilitador de los procesos de cambio, además de ser quien garantiza el uso de la metodología del proyecto más adecuada para el caso.

El gerente de proyectos es la clave fundamental para que un proyecto esté bien ejecutado y tenga éxito. Entre las principales funciones que desempeña en una empresa está la siguiente:

  • Elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivo y capacidades de la organización.
  • Realizar una planificación donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto
  • Asignar y supervisar las tareas designada para la ejecución del proyecto
  • Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto
  • Implementar cambio y brindar soluciones efectivas según los problemas que se presente
  • Identificar con anterioridad posible riesgo que pueda afectar el desarrollo del proyecto
  • Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto lo necesite
  • Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a los objetivos establecidos
  • Elaborar informes periódicos para dar a conocer los avances y resultados que se está obteniendo
  • Reportar el director del proyecto

El equipo de QA: el equipo de aseguramiento de la calidad será el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa.

El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemática que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de un producto o servicio que satisfacen los requisitos dados para la calidad, los cuales deben estar sustentado en la satisfacción de las expectativas de los clientes.

Los sistemas de gestión de calidad son métodos que permiten a las organizaciones una optimización de sus procesos internos. El objetivo es elaborar productos y servicios que cubren las necesidades de sus clientes y Eleven el nivel de satisfacción de los mismos.

Las tareas y responsabilidades del equipo de QA son las siguientes:

  • Realizar acciones correctivas
  • Realizar mejoras continuas
  • Aplicar nuevas soluciones
  • Realizar tareas de mantenimiento
  • Confeccionar informe de auditoría

Dentro del equipo de QA existen diferentes roles, analicemos cada uno de ellos:

  • Director de grupo QA: reporta a la alta dirección y tiene la autoridad de implantar actividades de verificación de calidad a nivel organizacional.
  • Líder de calidad: reporta al director del grupo de QA, de manera de garantizar su independencia y objetividad. Por cada proyecto o servicio actúa como asesor de calidad.
  • Auditor de proceso: es un profesional que poseen las habilidades y entrenamiento para crear/adaptar la guía de verificación de base a los procesos aplicable y ejecutar auditoría programada o solicitar por la gerencia.
  • Verificador de artefactos: es un profesional que entiende en profundidad los contenidos del producto de trabajo o servicio correspondiente, de tal manera que pueda detectar en forma proactiva y preventiva los problemas de calidad de los productos.
  • Capacitador de QA: es un formador queda entrenamiento a la gerencia y al personal de todos los niveles sobre un principio, políticas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables a la empresa.

Los usuarios líderes: son los miembros de la organización, habitualmente el management funcional de la empresa, que proveer los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto.

Por lo general, sólo responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de SAP. Deberán poseer un espíritu colaborador que permita la afectación de los recursos en tiempo y forma de manera tal que los objetivos se obtengan de acuerdo a los tiempos planeado. Si bien muchas veces no se involucran directamente por falta de tiempo, es clave que compren los nuevos procesos informas de operar que vendrán de la mano del nuevo sistema informativo. La experiencia indica que los mayores esfuerzos de gestión del cambio debe ocurrir a este nivel.

Los usuarios clave: son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificado en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de SAP. Éstos deberán ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación de un sistema integrado de gestión. El aporte de los usuarios será fundamental a la hora de diseñar los procesos que subyacen la implementación de SAP.

Los usuarios participantes en el equipo de proyectos deben poseer conocimientos del software y de los procesos de negocio a implementar, así como también la capacidad de decisión respecto a los cambios en los procesos. Sus tareas y responsabilidades son las siguientes:

  • Configurar y parametrizar el sistema
  • Apoyar a los otros miembros del equipo del proyecto
  • Entrenar y apoyar a los usuarios
  • Probar el sistema
  • Discutí problema funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto
  • Evaluar la propuesta del equipo de proyecto

Consultores funcionales: son los analistas funcionales de los distintos módulos o areas fundacionales de SAP qué se implementará en el proyecto tales MM, SD, FI, PP, PM, HCM, entre otras opciones.

Debe tener amplio conocimiento y competencia en su área. La tarea de responsabilidad de los consultores funcionales son las siguientes:

  • Configurar y parametrizar el sistema
  • Realizar los diseños funcionales de los Gaps detectados que deben ser cubierto con la programación ABAP.
  • Realizar las pruebas integrales el sistema
  • Confeccionar los manuales de usuario
  • Entrenar y apoyar a los usuarios

Consultores Tecnico: está compuesto por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema SAP analicemos a continuación cada uno de estos dos perfiles:

  1. Equipo ABAP:

Está formado por desarrolladores ABAP qué serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema está anda loco Plate y el usuario requiera. La tarea y responsabilidades de los consultores ABAP son:

  • Realizar los diseños técnico de las especificaciones definida por el usuario
  • Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa
  • Realizar las pruebas unitaria para asegurar que los productos desarrollado se encuentran libres de
  • Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados

  1. Equipo BASIS:

Al hablar de SAP BASIS, nos referimos a la base técnica de las aplicaciones SAP y a los principios de esta. SAP BASIS es la forma clásica de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema.

Los consultores especialista en SAP BASIS tienen como principal responsabilidad la administración del entorno SAP asegurando la integridad del sistema, esto incluye tareas de mantenimiento, actualizaciones y generación de backups, con el fin de tener un respaldo de la información. Se encargan de gestionar la plataforma operativa de SAP, para que esta función es siempre correctamente optimizando recursos en el área.

Listado de actividades que se considera realiza un consultor BASIS:

  • La configuración de mantenimiento del sistema
  • La administración de usuarios y permisos a usuarios
  • Correr logs generales
  • Hacer Dumps de las aplicaciones
  • Análisis de proceso del sistema
  • Mantenimiento de estrategias de backup
  • Administración de alerta
  • Ajustes y solución de problemas en el entorno técnico de SAP
  • Diseño de interface entre SAP y programas externos

Las empresas que utilizan SAP deben considerar la importancia de contar con área técnica SAP BASIS, ya que dicha área será responsable de analizar la disponibilidad, rendimiento, seguridad y performance entre otras cosas.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Marcos José Serrada Martínez, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.

SAP Senior

Marcos José Serrada Martínez

Profesión: Ingeniero Electricista - Venezuela - Legajo: HM60S

✒️Autor de: 38 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Mi nombre es marcos serrada, tengo 28 años de edad. soy venezolano oriundo en píritu estado portuguesa, venezuela. actualmente vivo en cabudare estado lara, venezuela, donde busco de nuevas oportunidades. soy una persona capaz de adaptarse a cualquier situación y que da lo mejor de sí siempre, considero soy una persona resolutiva, con buen ánimo y capaz de resolver problemas fácilmente. al mismo tiempo que me esfuerzo por trabajar en equipo y fomentar el compañerismo. soy ingeniero electricista egresado en diciembre de 2020, desde entonces le di una pausa a mi profesión y me dedique al área agrícola, donde me he desempeñado como encargado general de la agropecuaria durante 3 años. actualmente me encuentro realizando un curso de sap con el fin de adquirir nuevas herramientas profesionales y nuevos conocimientos y formarme como consultor sap.

Certificación Académica de Marcos Serrada

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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SAP Senior

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