✒️El equipo de implementación del proyecto SAP

EL EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO SAP

Las empresas consultoras contratadas para llevar adelante el proyecto van a ser las encargadas de trabajar en forma conjunta con el cliente, de modo de cubrir, entre otros, los siguientes aspectos:

• Asesorar a las empresas clientes sobre los beneficios que la utilización de SAP va a producir en la empresa.
• Establecer el alcance de la implementación de SAP, es decir qué procesos o áreas funcionales de la empresa van a ser cubiertas con la implantación del nuevo sistema.
• Elaborar el plan de implementación.
• Establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que será necesario para llevar adelante la implementación y proporcionar los recursos humanos especializados necesarios para afrontar la misma.

- Consejos para seleccionar al personal que va conformar el equipo de implementación:

• Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos.
• Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes.
• Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles.

- Patrocinador

Quien toma la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiación del mismo.

- Director del proyecto

Máxima autoridad dentro del proyecto. Puede suceder que haya dos, uno por parte de la empresa cliente (generalmente el director de sistemas) y otro por parte de la consultora.

Debe cumplir con las siguientes tareas y responsabilidades:

• Asumir la responsabilidad del proyecto.
• Controlar los objetivos del proyecto.
• Gestionar la implementación de las políticas del proyecto.
• Controlar la planificación y el progreso del proyecto.
• Permitir decisiones rápidas.
• Decidir sobre temas organizacionales.
• Gestionar la disponibilidad de los recursos.
• Apoyar al gerente del proyecto.
• Aprobar propuestas para el equipo de proyecto.

- Gerente del proyecto

Esta es una de las figuras más importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificarlo, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto.

En la mayoría de las pymes esta figura es ocupada por un consultor externo mientras que en empresas más grandes puede constituirse un equipo con un gerente interno y uno externo.

Mientras que el interno garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de la navegación política del proyecto, el externo puede actuar como facilitador de los procesos de cambio, además de ser quien garantiza el uso de la metodología de proyectos más adecuada para el caso.

El gerente de proyectos es la clave fundamental para que un proyecto esté bien ejecutado y tenga éxito. Entre las principales funciones que desempeña en una empresa están las siguientes:

• Elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivos y capacidades de la organización.
• Realizar una planificación donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto.
• Asignar y supervisar las tareas designadas para la ejecución del proyecto.
• Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto.
• Implementar cambios y brindar soluciones efectivas según los problemas que se presenten.
• Identificar con anterioridad posibles riesgos que puedan afectan el desarrollo del proyecto.
• Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite.
• Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a los objetivos establecidos.
• Elaborar informes periódicos para dar a conocer los avances y resultados que se están obteniendo.
• Reportar al director del proyecto.

- El equipo de QA

Este equipo será el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa.

El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos dados para la calidad, los cuales deben estar sustentados en la satisfacción de las expectativas de los clientes.

Las tareas y responsabilidades del equipo de QA son:

• Realizar acciones correctivas.
• Realizar mejoras continuas.
• Aplicar nuevas soluciones.
• Realizar tareas de mantenimiento.
• Confeccionar informes de auditoría.

Dentro del equipo de QA existen diferentes roles, analicemos cada uno de ellos:

• Director del grupo de QA: reporta a la alta dirección y tiene la autoridad de implantar actividades de verificación de la calidad a nivel organizacional.
• Líder de calidad: reportar al director del grupo de manera de garantizar su independencia y objetividad. Por cada proyecto o servicio actúa como asesor de calidad.
• Auditor de proceso: es un profesional que posee las habilidades y el entrenamiento para crear/adaptar las guías de verificación en base a los procesos aplicables y ejecutar programadas o solicitadas por la gerencia.
• Verificador de artefactos: es un profesional que entiende los contenidos del producto de trabajo o servicio correspondiente, de tal manera que pueda detectar en forma proactiva y preventiva los problemas de calidad de los productos.
• Capacitador de QA: es un formador que da entrenamiento a la gerencia y al personal de todos los niveles sobre los principios, políticas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables a la empresa.

- Los usuarios líderes

Son los miembros de la organización, habitualmente el management funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto.

- Los usuarios claves

Son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de SAP.

Los usuarios participantes en el equipo del proyecto deben poseer conocimiento del software y de los procesos de negocio a implementar, así como también la capacidad de decisión respecto de los cambios en los procesos.

Sus tareas y responsabilidades son las siguientes:

• Configurar y parametrizar el sistema.
• Apoyar a los otros miembros del equipo del proyecto.
• Entrenar y apoyar a los usuarios.
• Probar el sistema.
• Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto.
• Evaluar las propuestas del equipo del proyecto.

- Los consultores funcionales

Son los analistas funcionales de los distintos módulos o áreas funcionales de SAP que se implementarán en el proyecto.

Deben tener amplio conocimiento y competencia en su área. Las tareas y responsabilidades de los consultores funcionales son las siguientes:

• Configurar y parametrizar el sistema.
• Realizar los diseños fundamentales de los gaps detectados que deben ser cubiertos con la programación ABAP.
• Realizar las pruebas integrales del sistema.
• Confeccionar los manuales de usuario.
• Entrenar y apoyar a los usuarios.

- Los consultores técnicos

Están compuestos por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema SAP.

* El equipo ABAP

Está formado por desarrolladores ABAP que serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no contemple y el usuario requiera.

Las tareas y responsabilidades de los consultores ABAP son:

• Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario.
• Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa.
• Realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentran libres de errores.
• Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados.

* El equipo BASIS

Nos referimos a la base técnica de las aplicaciones SAP y a los principios de estas. SAP BASIS es la forma clásica de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema.

Los consultores tienen como principal responsabilidad la administración del entorno SAP asegurando la integridad del sistema, esto incluye tareas de mantenimiento, actualizaciones y generación de backups con el fin de tener un respaldo de la información. Se encargan de gestionar la plataforma operativa de SAP, para que esta funcione siempre correctamente optimizando los recursos del sistema.

Actividades que realiza un consultor BASIS:

• La configuración y mantenimiento de sistema.
• La administración de usuarios y permisos a usuarios.
• Correr logs generales.
• Hacer dumps de las aplicaciones.
• Análisis de procesos del sistema.
• Mantenimiento de estrategias de backup.
• Administración de alertas.
• Ajuste y solución de problemas en el entorno técnico de SAP.
• Diseño de interfaces entre SAP y programas externos.