✒️El equipo de implementación del proyecto SAP
El equipo de implementación del proyecto SAP
El equipo de implementación del proyecto SAP
Para llevar adelante la implementación exitosa del sistema SAP es crucial contar con el equipo de proyecto adecuado.
Las empresas que toman la decisión de implementar el sistema SAP, en la gran mayoría de los casos, por no decir todos, no cuentan con los recursos humanos necesarios, ni tampoco con el know how sobre cómo llevar adelante el proceso de implementación del nuevo sistema ERP, por lo que contratan a empresas consultoras que se especializan en estas cuestiones.
Las empresas consultoras van a ser las encargadas de trabajar en forma conjunta con la empresa cliente, de modo cubrir entre otras cuestiones los siguientes aspectos:
Asesorar a las empresas clientes sobre los beneficios que la utilización del sistema SAP va a producir en la empresa.
Establecer el alcance de la implementación del sistema SAP en la empresa. Con esto nos referimos a que procesos o áreas funcionales de la empresa van a ser cubiertas con la implementación del nuevo sistema.
Elaborar el plan de la implementación del sistema SAP en la empresa
Establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que será necesario para llevar adelante la implementación de SAP y proporcionar los recursos humanos especializados necesarios para afrontar la implementación del sistema SAP.
La empresa que decide implementar el sistema SAP no estará sola en este camino, sino que contará con el apoyo de una consultoría que aportará toda su experiencia y recursos para que la implementación del sistema SAP sea exitosa, es decir se cumpla en tiempo y forma.
Veamos cómo está compuesto el organigrama de un proyecto de implementación de SAP
Al conformar el equipo de implementación con los colaboradores que estarán trabajando en conjunto con el proveedor seleccionado es crucial que éste sea de alto desempeño y productividad, ya que es lo que determinará en gran medida el éxito del proyecto. Podemos lograr esta meta considerando una estructura correcta, es decir tener a las personas indicadas realizando las tareas adecuadas.
Consejos al momento de seleccionar al personal que va a conformar el equipo:
Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos: es fundamental que nos aseguremos que las responsabilidades asignadas a cada uno de los miembros del equipo van de acuerdo a sus habilidades, conocimientos y áreas de experiencia. Evitemos dar el cargo a una persona solamente por cuestiones de organigrama o títulos.
Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes: al empoderarlos los ayudaremos a tomar el reto de manera más formal y sabiendo que la responsabilidad es suya. Debemos procurar que tengan sus objetivos claros y conozcan las tareas que deben llevar a cabo, así como el nivel de autoridad que tienen.
Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles: es importante que todos los miembros del equipo estén enterados de los datos importantes y que estén en sintonía realizando esfuerzos de manera alineada. Fomentar la comunicación constante y las revisiones por etapa del proyecto es fundamental.
Analizaremos cada uno de los roles anteriormente definidos para la implementación del proyecto SAP en la empresa.
El patrocinador
Es quién toma la decisión de llevar el proyecto y autorizar la financiación del mismo. Posee características de liderazgo y de innovación. Por lo general, se trata del dueño de la empresa o de alguno de los gerentes con competencias decisorias dentro de la organización. Será él o ella quien deba institucionalizar el proyecto de manera que tome la dimensión e importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros internos de la empresa que conforman el equipo del proyecto.
Tiene como rol principal bridar apoyo e inspiración al equipo. Son parte integral para transmitir un mensaje de apoyo total a la gerencia. Se encarga de hacer el seguimiento del progreso a nivel de hito, por lo tanto deben de estar informados de los riesgos identificados y los planes de acción que los acompañan.
El director del proyecto
Es la máxima autoridad del proyecto. En algunos proyectos puede darse la situación que exista un director de proyecto por parte de la empresa cliente, típicamente el director de sistemas y un director por parte de la consultora que lleva adelante el proyecto.
Debe cumplir con las siguientes tareas y responsabilidades:
Asumir la responsabilidad del proyecto
Controlar los objetivos del proyecto
Gestionar la implementación de las políticas del proyecto
Controlar la planificación y el progreso del proyecto
Permitir decisiones rápidas
Decidir sobre temas organizacionales
Gestionar la disponibilidad de los recursos
Apoyar al gerente del proyecto
Aprobar propuestas para el equipo de proyecto
El gerente del proyecto
Esta es una de las figuras más importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto.
Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad.
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas PYMES, esta figura es ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras que en empresas más grandes puede constituirse un equipo con un gerente interno (típicamente el gerente a cargo del área de sistemas) y uno externo.
Mientras que el interno garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de la "navegación política del proyecto", el externo puede actuar como facilitador de los procesos de cambio, además de ser quien garantiza el uso de la metodología de proyecto más adecuada para el caso.
El gerente de proyectos es la clave fundamental para que un proyecto esté bien ejecutado y tenga éxito. Entre las principales funciones que desempeñan en una empresa están las siguientes:
Elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivos y capacidades de la organización.
Realizar una planificación donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto
Asignar y supervisar las tareas designadas para la ejecución del proyecto
Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto
Implementar cambios y brindar soluciones efectivas según los problemas que se presenten
Identificar con anterioridad posibles riesgos que pueda afectar el desarrollo del proyecto
Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite
Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a lo objetivos establecidos.
Elaborar informes periódicos para dar a conocer los avances y resultados que están obteniendo
Reportes al directo del proyecto.
El equipo de QA
El equipo de aseguramiento de la calidad será el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa.
El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un proyecto o servicio satisface los requisitos dados para la calidad, los cuales deben estar sustentados en la satisfacción de las expectativas de los clientes.
Los Sistemas de Gestión de Calidad son métodos que permiten a las organizaciones una optimización de sus procesos internos. El objetivo es elaborar productos y servicios que cubran las necesidades de sus clientes y elevan el nivel de satisfacción de los mismos.
Las tareas y responsabilidades del equipo de QA son las siguientes:
Realizar acciones correctivas
Realizar mejoras continuas
Aplicar nuevas soluciones
Realizar tareas de mantenimiento
Confeccionar informes de auditoría
Dentro del equipo de QA existen diferentes roles, analicemos cada uno de ellos:
Director de grupo QA: reporta a la alta dirección y tiene la autoridad de implantar actividades de verificación de la calidad a nivel organizacional.
Lider de calidad: reporta al director del grupo de QA, de manera de garantizar su independencia y objetividad. Por cada proyecto o servicio actúa como asesor de calidad.
Auditoria de proceso: es un profesional que posee las habilidades y el entrenamiento para crear/adaptar las guías de verificación en base a los procesos aplicables y ejecutar auditorías programadas o solicitadas por la gerencia.
Verificación de artefactos: es un profesional que entiende en profundidad los contenidos del producto de trabajo o servicios correspondiente, de tal manera que pueda detectar en forma proactiva y preventiva los problemas de calidad de los productos.
Capacitador de QA: es un formador que da entrenamiento a la gerencia y al personal de todos los niveles sobre los principios, políticas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables en la empresa.
Los Usuarios libres
Son los miembros de la organización, habitualmente el management funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto, por los general, son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de SAP. Deberán poseer un espíritu colaborador que permita la afectación de los recursos en tiempo y forma de manera tal que los objetivos se obtengan de acuerdo a los tiempos planeados. Si bien muchas veces no se involucran directamente por falta de tiempo, es clave que "compren" los nuevos procesos y formas de operar que vendrán de la mano del nuevo sistema informático.
Los usuarios claves
Son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de SAP.
Estos deberán ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación de un sistema integrado de gestión. El aporte de los usuarios será fundamental a la hora de diseñar los procesos que subyacen la implementación de SAP.
Los usuarios participantes en el equipo del proyecto deben poseer conocimiento del software y de los procesos de negocio a implementar, así como también la capacidad de decisión respecto de los cambios en los procesos.
Sus tareas responsabilidades son las siguientes:
Configurar y parametrizar el sistema
Apoyar a los otros miembros del equipo del proyecto
Entrenar y apoyar a los usuarios
Probar el sistema
Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto
Evaluar las propuestas del equipo del proyecto
Los consultores funcionales
Son los analistas funcionales de los distintos módulos o áreas funcionales de SAP que se implementarán en el proyecto tales como MM, SD, FI, CO, PP, PM, HCM, entre otras opciones.
Deben tener amplio conocimiento y competencia en su área.
Las tareas y responsabilidades de los consultores funcionales son las siguientes:
Configurar y parametrizar el sistema
Realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deban ser cubiertos con la programación ABAP
Realizar las pruebas integrales del sistema
Confeccionar los manuales de usuarios
Entrenar y apoyar a los usuarios
Los consultores técnicos
Están compuestos por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema SAP. Analicemos a continuación cada uno de estos dos perfiles.
- El equipo ABAP
El equipo está formado por desarrolladores de ABAP que serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no contemple y el usuario requiera.
Las tareas y responsabilidades de los consultores ABAP son:
Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario
Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa
Realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentran libres de errores
Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados.
2 - El equipo Basis
Nos referimos a la base técnica de las aplicaciones SAP y los principios de estas. SAP BASIS es la forma "clásica" de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema. Los consultores especialistas en SAP Basis tienen como principal responsabilidad la administración del entorno SAP asegurando la integridad del sistema, esto incluye tareas de mantenimiento, actualizaciones y generación de backups con el fin de tener un respaldo de la información. Se encargan de gestionar la plataforma operativa de SAP, para que esta funcione siempre correctamente optimizando recursos en el sistema.
Se indica listado de actividades que se considera realiza un consultor Basis:
La configuración y mantenimiento de sistema
La administración de usuarios y permisos a usuarios
Correr logs generales
Hacer Dumps de las aplicaciones
Análisis de procesos del sistema
Mantenimiento de estrategias de backup
Administración de alertas
Ajustes y solución de problemas en el entorno técnico de SAP
Diseño de interfaces entre SAP y programas externos
Las empresas que utilizan SAP deben considerar la importancia de contar con un área técnica SAP BASIS, ya que dicha área será responsable de analizar la disponibilidad, rendimiento, seguridad y performance.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Natalia Villalba, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
Maria Natalia Villalba
Profesión: Lic. en Ciencias Contables y Admini - Paraguay - Legajo: ZM68Z
✒️Autor de: 21 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Introducción a SAP
Presentación:
Hola, mi nombre es maría natalia villalba, tengo 33 años vivo en paraguay en la ciudad de villa elisa soy lic. en ciencias contables y administrativa, estoy interesada en formarme en el programa sap
Certificación Académica de Maria Villalba