✒️SAP / El equipo de implementación del proyecto SAP Por Luciana Pascazzi

El equipo de implementación del proyecto SAP

Es importante contratar empresas consultoras que se especializan en cuestiones como los rrhh, el know how para llevar adelante el proceso de implementación del nuevo sistema. Las empresas consultoras deben trabajar en forma conjunta con la empresa cliente de modo de cubrir entre otras cuestiones:

1. Asesorar a las empresas cliente sobre todos los beneficios que la utilización del sistema SAP va a producir
2. Establecer el alcance de la implantación del sistema SAP en la empresa. Nos referimos a que procesos o áreas funcionales de la empresa vana. ser cubiertas con la implantación del nuevo sistema.
3. Elaborar el plan de la implementación del sistema SAP en la empresa
4. Establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que será necesario para llevar adelante la implementación y proporcionar rrhh especializados para afrontar la implantación.

El organigrama

El equipo de implementación con los colaboradores que estarán trabajando en conjunto con el proveedor es crucial que sea de alto desempeño y productividad. Podemos lograr esta meta considerando una estructura correcta teniendo las personas indicadas. Algunos consejos para seleccionar al personal que va a conformar el equipo:

• Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos: las responsabilidades asignadas a cada uno de los miembros del equipo van de acuerdo a sus habilidades, conocimiento y área de experiencia.
• Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes: al empoderarlos le damos responsabilidad. Debemos procurar que tengan sus objetivos claros y conozcan las tareas que deben llevar a cabo así como el nivel de autoridad.
• Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles: todos los miembros del equipo deben estar enterados de los datos importantes y que estén en sintonía realizando esfuerzos de manera alineada. Fomentar la comunicación constante y las revisiones por etapa del proyecto es fundamental.

El organigrama de un proyecto de implementación está compuesto por:

• Patrocinador: Quién toma la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiación del mismo. Posee característica de liderazgo e innovación. Generalmente es el dueño de la empresa o alguno de los gerentes con competencias decisorias. Debe institucionalizar el proyecto de manera que tome la dimensión e importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros de la empresa que conforman el equipo del proyecto. Debe brindar apoyo e inspiración al equipo. Hace el seguimiento del progreso debe estar informado de los riesgos y los panes de acción.
• El director del proyecto: Máxima autoridad dentro del proyecto. Pueden existir dos; uno por parte de la empresa cliente típicamente director de sistemas y un director por parte de la consultora. Debe cumplir ciertas tareas: asumir la responsabilidad del proyecto, controlar objetivos del proyecto, gestionar la implementación de las políticas del proyecto, controlar planificación y progreso, permitir decisiones rápidas, decidir sobre temas organizacionales, gestionar la disponibilidad de rr, apoyar al gerente del proyecto y aprobar propuestas para el equipo.
• El gerente del proyecto: Figura más importante que conforma el equipo del proyecto se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto. Debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener habilidad de asegurar que esta visión se haga realidad. En pymes esta figura se ocupa por un consultor externo con amplia experiencia en este rol mientras que en grandes empresas puede constituirse un equipo con un gerente interno que garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de la navegación política del proyecto y uno externo que actúa como facilitador de los procesos de cambio y garantiza el uso de la metodología del proyecto. Este gerente es la clave fundamental para que un proyecto este bien ejecutado y tenga éxito. Las principales funciones son: elaborar y definir proyectos según necesidades, objetivos y capacidades de la organización, realizar una planificación donde se definan fechas y plazos, asignar y supervisar las tareas designadas, administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo con el presupuesto, implementar cambios y brindar soluciones, identificar con anterioridad posibles riesgos, negociar con proveedores, realizar seguimiento del desarrollo del proyecto, elaborar informes periódicos de los avances y resultados y reportar al director del proyecto.
• El equipo de QA: equipo de aseguramiento de la calidad. Será el responsable de asegurar que la implementación del sistema se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos. El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o ss satisface los requisitos dados para la calidad. Permiten una optimización de sus procesos internos. El objetivo es elaborar productos y servicios que cubran las necesidades de sus clientes y eleven el nivel de satisfacción. Las tareas a realizar son: acciones correctivas, mejoras continuas, nuevas soluciones, tareas de mantenimiento y confeccionar informes de auditoría. Dentro del equipo de QA existen diferentes roles:

1. Director del grupo QA: reporta a la alta dirección y tiene la autoridad de implantar actividades de verificación de la calidad a nivel organizacional.
2. Lider de calidad: reporta al director del grupo QA de manera de garantizar su independencia y objetividad. Actúa como un asesor de calidad.
3. Auditor de proceso: es un profesional que posee las habilidades y entrenamiento para crear las guías de verificación en base a los procesos aplicables y ejecutar auditorías programadas o solicitadas por gerencia.
4. Verificador de artefactos: profesional que entiende en profundidad los contenidos del producto de trabajo o ss que pueda detectar en forma proactiva y preventiva los problemas de calidad de los productos.
5. Capacitador de QA: formador que da entrenamiento a la gerencia y al personal de todos los niveles sobre principios, políticas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables en la empresa.

• Usuarios líderes: miembros de la organización que proveerán los rrhh y materiales para llevar adelante el proyecto. Generalmente son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implantación. Deberá poseer un espíritu colaborador que permita la afectación de los rr en tiempo y forma para que los objetivos se obtengan en los tiempos planeados. Es clave que compren nuevos procesos y formas de operar que vendrán de la mano del nuevo sistema informático. Los mayores esfuerzos de gestión del cambio deben ocurrir a este nivel.
• Usuarios claves: miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación. Deberán ser flexibles y tolerantes para adoptar nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación. El aporte de los usuarios será fundamental a la hora de diseñar los procesos que subyacen la implementación de SAP. Sus tareas son: configurar y parametrizar el sistema, apoyar a otros miembros del equipo, entrenar y apoyar usuarios, probar sistema, discutir problemas y evaluar las propuestas.
• Consultores funcionales: Son los analistas funcionales de los distintos módulos o áreas funcionales que se implementarán en el proyecto como: MM, SD, FI, CO, PP, PM, HCM, etc. Deben tener amplio conocimiento y competencia en su área. Las tareas y responsabilidades son: configurar y parametrizar el sistema, realizar los diseños funcionales de los gaps detectados, realizar pruebas integrales, confeccionar manuales y entrenar y apoyar a los usuarios.
• Consultores técnicos: Compuestos por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema.

1. El equipo ABAP: formado por desarrolladores ABAP que serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no contemple y el usuario requiera. Las tareas a realizar son: realizar los diseños técnicos de las especificaciones del usuario, realizar la programación de los requerimientos, realizar pruebas unitarias para asegurar que los productos se encuentran libres de errores y la confección de la documentación de los requerimientos realizados.
2. El equipo Basis: nos referimos a la base técnica de las aplicaciones de SAP y a los principios de estas. Es la forma clásica de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema. Tienen como principal responsabilidad la administración del entorno SAP asegurando integridad en el sistema como tareas de mantenimiento, actualizaciones y generación de backups con el fin de tener respaldo de la información. Se encarga de gestionar la plataforma operativa de SAP para que funcione correctamente optimizando recursos. Las actividades que debe realizar son: configuración y mantenimiento del sistema, administración de usuarios y permisos a usuarios, correr logs, hacer dumps de las aplicaciones, análisis de procesos del sistema, mantenimiento de estrategias de backup, administración de alertas, ajuste y solución de problemas y diseño de interfaces entre SAP y programas externos. Son los responsables de analizar la disponibilidad, rendimeinto, seguridad y performance.