El equipo de implementación del proyecto SAP
Para llevar adelante la implementación exitosa del sistema SAP es crucial contar con el equipo de proyecto adecuado. por lo general muchas empresas no cuentan con los recursos humanos necesarios, para llevar adelante una implementación del nuevo sistema ERP, por lo que contratan a empresas consultoras que se especializan en estas cuestiones.
Hay que tomar en cuenta estos consejos al momento de seleccionar al personal que va a conformar el equipo:
- Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos : Y no por cuestiones de organigrama o títulos.
- Brindar autonomía y poder de decisión a los lideres
- Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles.
Los roles de implementación del proyecto SAP en la empresa son:
El patrocinador: Es el que lleva la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiación del mismo. Por lo general se trata del dueño de la empresa o de algunos gerentes con competencias decisorias dentro de la organización.
El Director del proyecto : Es la máxima autoridad dentro del proyecto. En algunos casos puede haber un director por parte de la empresa cliente, por lo general el director de sistemas y un director por parte de la consultora.
Debe cumplir con las siguientes tareas y responsabilidades:
- asumir las responsabilidad del proyecto
- controlar los objetivos del proyecto
- Gestionar la implementación de las políticas del proyecto
- Controlar la planificación y el progreso del proyecto.
- decidir sobre temas organizacionales
- apoyar al gerente del proyecto.
- aprobar propuesto para el equipo del proyecto.
El gerente del proyecto : Es una de las figuras mas importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el proyecto, gestiona proactivamente los riesgos, coordina las actividades y mantiene informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto.
El gerente debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad.
El Gerente de proyectos es la clave fundamental para que el proyecto este bien ejecutado y tenga éxito. Entre sus funciones que desempeña se encuentra las siguientes:
- realiza una planificación donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto.
- Asignar y supervisar las tareas designadas para la ejecución del proyecto
- administra y controla los recursos financieros de acuerdo al presupuesto.
- Implementar cambios y brindar soluciones efectivas a los problemas que se presenten
- Identificar con anterioridad posibles riesgos que pueda afectar el desarrollo del proyecto
- Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite
- realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a los objeticos establecidos
- elaborar informes periódicos para dar conocer los avances y resultados que se están obteniendo
- Reportar al director del proyecto.
EL equipo de QA: El equipo de aseguramiento de la calidad es el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa.
Los sistemas de gestión de calidad son métodos que permiten a las organizaciones una optimización de sus procesos internos,
Sus tareas y responsabilidades son:
- Realizar acciones correctivas
- Realizar mejoras continuas
- Aplicar nuevas soluciones
- Realizar tareas de mantenimiento
- Confeccionar informes de auditoría
Los diferentes roles dentro del equipo QA son:
- Director del grupo QA
- Líder de calidad
- Auditor de proceso
- Verificador de artefactos
- Capacitador de QA
Los usuarios líderes : Son los miembros de la organización, habitualmente el management funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto.
Son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de SAP. Los mayores esfuerzos de gestión deben ocurrir en este nivel.
Los usuarios claves: Son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación del sistema SAP.
Deben ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación. Deben tener conocimientos del software y de los procesos de negocio a implementar, así como también la capacidad de decisión respecto a los cambios en los procesos.
Sus responsabilidades son:
- Configurar y parametrizar el sistema
- apoyar a los otros miembros del equipo
- Entrenar y apoyar a usuarios
- Probar el sistema
- Discutir los problemas con los responsables de gerenciamiento del proyecto
- Evaluar las propuestas del equipo del proyecto
Los consultores funcionales: Son los analistas funcionales de los distintos módulos o áreas funcionales de SAP que se implementan como MM,SD, FI,CO , PP, PM, HCM, entre otras.
Deben tener un amplio conocimiento y competencia en su área. Sus responsabilidades tareas son las siguientes:
- Configurar y parametrizar el sistema
- Realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deben ser cubiertos con la programación ABAP
- Realizar las pruebas integrales del sistema
- Confeccionar los manuales de usuario
- Entrenar y apoyar a los usuarios.
Los consultores técnicos: Están compuestos por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema SAP.
A continuación se analizara cada uno de estos dos perfiles.
El equipo ABAP : Esta formado por desarrolladores ABAP que serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no contemple y el usuario requiera.
Sus responsabilidades y tareas son:
- Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario
- Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa
- Realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentren libre de errores
- Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados.
El equipo Basis : Al hablar de Basis, nos referimos a la base técnica de las aplicaciones SAP y al os principios de estas. Es la forma "clásica" de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema.
Son responsables de la administración del entorno SAP asegurando la integridad del sistema, incluyendo tareas de mantenimiento, actualizaciones y generación de backups con el fin de tener un respaldo de la información.
A continuación, se indica un listado de actividades que se considera realiza un consultor Basis:
- Configurar y dar mantenimiento al sistema.
- Administrar los usuarios y dar permisos a estos.
- Correr logs generales
- Hacer Dumps a las aplicaciones
- Análisis de procesos del sistema
- mantenimiento de estrategias de backup
- Administrar alertas
- ajustes y soluciones de problemas en el entorno técnico de SAP
- Diseño de interfaces entre SAP y programas externos.
Las empresas que utilizan SAP deben considerar la importancia de contar con un área técnica SAP BASIS, ya que es la responsable de de analizar la disponibilidad , seguridad, rendimiento y seguridad entre otras cosa.