✒️SAP FI / La anulación de documentos Por María Isabel Baña Espasandín
SAP FI La anulación de documentos
UNIDAD 2 - TEMA 7 - ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
1. ANULACIÓN DE DOCUMENTOS.
Los documentos que han sido contabilizados con errores pueden anularse. Los documentos contables no se eliminan, sino que se anulan por medio de la contabilización de un contraasiento.
Hay que indicar el Motivo de Anulación que explique porqué se anula un documento. El Motivo de Anulación también controla la fecha de registro de la anulación.
El sistema trae parametrizado de manera estándar los siguientes motivos de anulación:
- 01 Anulación en periodo actual: registra la anulación del documento con la misma fecha del doc. original que se está anulando.
- 02 Anulación en periodo anterior: este motivo de anulación obliga a especificar una fecha de registro, que debe encontrarse dentro del periodo contable abierto. Esta modalidad de anulación se utiliza cuando el doc. original se encuentra contabilizado en un periodo contable cerrado. Así, el doc. original se encuentra en un periodo contable y el asiento de anulación en otro.
2. ANULACIÓN INDIVIDUAL. Transacción FB08
Ruta: Finanzas - G.F. - L.M. - Documento - Anular
En esta transacción, se deben ingresar los datos claves que identifican al doc. y el motivo de anulación. Si el motivo es el 01, Anulación en periodo actual, no es necesario completar la fecha de contabilización de la anulación (si se hace, no lo tiene en cuenta), debido a que el motivo 01 toma la fecha del doc. que se está anulando.
Icono Visualizar antes de anular - muestra el doc. para ver si es el que se quiere anular. Flecha verde, regresa a la pantalla de anulación.
Se graba la operación con el botón guardar y el sistema arroja un mensaje con el número de doc. generado.
Si visualizamos el doc. que anulamos, vemos que se generó un campo que nos indica que dicho doc. fue anulado, el motivo de anulación y el número de doc. que lo anuló. Con doble clic sobre el número de doc. de anulación se accede a la visualización del doc. de anulación.
Dependiendo de la configuración que posea la sociedad, el doc. de anulación se puede general con una clase de doc. diferente. (ej. clase de doc. XK).
Este proceso de anulación sólo se puede realizar para los doc. contabilizados en el módulo FI. Puede ocurrir que revisando un reporte de partidas o un mayor veamos un movimiento que no corresponde y que sea necesario anular. Si fue ingresado por otro módulo debe anularse por el módulo que generó ese doc. Así, si se trata de una venta, debe anularse por el módulo SD. Si es una recepción de mercaderías, por el módulo MM. Incluso el módulo de Activo Fijo, hay transacciones específicas para anular operaciones hechas con las transacciones de activo fijo.
Visualizando documentos con la transacción FB03, con la opción de lista de doc. y con la ayuda del layout, podemos ver qué doc. han sido anulados o qué doc. son susceptibles de anulación. Con los filtros también se pueden excluir los doc. anulados o de anulación para obtener los doc. correctos, o en todo caso, dejar los anulados para ser analizados.
3. ANULACIÓN MASIVA. Transacción F.80
Ruta: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Anular - Anulación masiva
Se puede realizar una anulación masiva de doc. siempre que lleven el mismo motivo de anulación.
En la transacción de anulación individual FB08, hay disponible un icono que lleva a la transacción de anulación masiva.
En la pantalla de Anulación de documentos en masa: Acceso, hay una serie de campos que se pueden utilizar para delimitar los doc. que se quieren anular.
Se puede utilizar el rango de números de doc. para filtrar en combinación con la clase de doc. Pero, esto dependerá de la información que posea el usuario sobre los doc. que debe anular.
El modo de anulación masiva se puede ejecutar en modo test para verificar que ningún doc. genere error. Los errores mas comunes son: haber sido anulado, estar compensado o formar parte de un circuito posterior.
Ejecutado el modo test, el reporte mostrará los doc. que son anulables y lo no anulables con detalle del error.
Posicionándose sobre un doc,, con el icono lupa se puede visualizar el doc. Presionando el icono Log,, muestra la lista de errores.
Si se subsanan los errores, o se desea anular los doc. que están en la lista de anulables, se ejecuta el reporte en modo real (se quita la tilde de modo test).
Si no se realiza ninguna corrección a los datos de la pantalla de selección que contiene los doc. anulables, desde esa misma pantalla, con el botón anular doc. se lleva a cabo la anulación.
Hecho el proceso, se muestra una lista de los doc. anulados y sus correspondientes doc. de anulación.
Nota: Las transacciones vistas en este tema son válidas para anular doc. que contengan posiciones, no sólo de cuentas de mayor, sino también de acreedores, deudores y/o activos fijos.
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Sobre el autor
Publicación académica de María Isabel Baña Espasandín, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial.
SAP Expert
María Isabel Baña Espasandín
Profesión: Economista - España - Legajo: KZ17G
✒️Autor de: 144 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de María Isabel Baña Espasandín
Disponibilidad Laboral: FullTime 
