Unidad 5: Lección 6: Informe: Libro diario.
1) Libro Diario General:
Una de las últimas tareas de cierre, consiste en la emisión del Libro Diario que contiene todos los documentos contables registrados en el periodo fiscal que se está cerrando.
SAP tiene varios programas que emiten diferentes versiones del Libro Diario.
Transacción: S_ALR_87012287
Menú: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Sistemas de Información - Documentos - General - Diario de Documentos.
Debemos filtrar por los datos: Sociedad, Ejercicio, Fecha de Contabilización.
Además de esto, podemos agregar maayor cantidad de filtros si queremos ver algún tipo de operación o asiento contable específico, como por ejemplo Cuentas de Mayor o Números de documentos.
Luego de elegir los datos generales, también podremos seleccionar distintas opciones que impactarán en la visualización del reporte.
Además podemos elegir como clasificar los documentos en el reporte, qué tipos de totales queremos visualizar y si queremos que determinados asientos agrupen posiciones si que es poseen la misma cuenta de mayor pero distinta imputación adicional, por ejemplo, distintos centros de costos.
Si el programa muestra un mensaje de advertencia es porque aun no se han ejecutado periodos anteriores. Cuando se ejecuta en modo real, el sistema guarda en una tabla, a modo de control, el periodo de ejecución real. Como solo es una advertencia, presionando Enter el sistema continúa con la ejecución del reporte.
SAP en muchos reportes, muestra más de una línea para el mismo registro, o en otros casos tenemos una línea de título para la cabecera y una línea de títulopara las posiciones, como es el caso de este reporte.
Datos que posee este reporte:
- Línea de cabecera:
- Número de Actualización: corresponde a un número correlativo que enumera los asientos independientemente del número de documento.
- Número de documento: Número de documento SAP.
- Fecha de Contabilización y Fecha de documento.
- Clase de documento.
- Referencia y Texto de cabecera.
- Línea de Posiciones.
- Nombre de la cuenta (Cuenta de mayor o nombre de acreedores o deudores).
- Indicador Debe / Haber
- Número de la cuenta (Cuenta de mayor o número de acreedores o deudores).
- Clave de Contabilización
- Importe en moneda exttranjera y clave de moneda.
- Importe Debe en Moneda Local.
- Importe Haber en Moneda Local.
2) Diario Compacto de Documentos.
Dentro de las opciones de Libros de Documentos Generales nos encontramos con otra opción de libro diario denominada Diario Compacto de documentos.
Transacción: S_ALR_87012289
Menú: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Sistemas de Información - Documentos - General - Diario Compacto de documentos.
Este reporte tiene una disposición de los datos diferente del Libro Diario que vimos en el punto 1. Aca vemos que en la parte izquierda tenemos los datos del acreedor, en el centro de los datos correspondientes a los impuestos y sobre la derecha las cuentas de contrapartida que forman el asiento.
3) Diario de Documentos específicos de país.
SAP posee localización para muchos países, ajustando determinados programas de acuerdo a los requerimientos legales de cada país.
Localización: Se refiere a la funcionalidad necesaria que debe poseer el sistema para cumplimentar las normas legales e impositivas de cada país.
3.1. Argentina
El Libro Diario previsto para Argentina nos permite colocar más filtros o delimitaciones para seleccionar los documentos que deseamoss ver. Campos:
- Clase de documento: Con la funcionalidad de Opciones de selección se puede elegir o excluir determinadas clases de documento.
- Fecha Entrada: En combinación con la fecha de contabilización permite acotar los documentos que se muestran en el reporte. Ejemplo, documentos contabilizados con fecha 31/12 e ingresados al sistema con fecha 15/01 al 20/01.
- Sucursal: o tienda, este campo se utiliza para definir numeraciones legales de manera automática en SAP.
Transacción: S_ALR_87012294
Menú: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Sistemas de Información - Documentos - Argentina - Diario compacto de documentos.
3.2- Diario de Documentos Chile / Perú
Programa especial que se usa para estos países. Acá, la mayor diferencia radica en el reporte de salida dado que posee un formato muy distinto de los que hemos visto en los puntos anteriores. La información no esta aperturada en lines de cabeceras y posiciones, sino que tiene un formato más plano debido a que se muestra en una única línea.
Transacción: S_ALR_87099950
Menú: Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Sistemas de Información - Documentos - Chile - Libro Diario.
Reporte:
Excepto el primer reporte, todos los que hemos visto son del tipo ALV. Los reportes también pueden descargarse en Excel y otros formatos.
Muchas veces, se debe realizar un Libro Diario a medida de la empresa que desarrolla la implementación. Puede ser que se necesiten datos que los reportes estandares no muestran o que se desarrollen encabezados personalizados, formatos especiales para impresiones, o soporte digital. En estos casos se desarrolla un reporte Z que contemple todas las pautas y requerimientos exigidos por la empresa. Este tipo de desarrollo lo especifica un consultor funcional y lo programa un programador ABAP.
Los reportes que hemos visto en esta lección, no solo se pueden utilizar para cumplimentar con el requerimiento de llevar los libros legales sino que también pueden utilizarse para todo tipo de consultas. Es por eso, que hemos hecho un repaso de todas estas transacciones, a modo de conocer los filtros que podemos utilizar y el resultado que podemos obtener.
--------------------------------------------
El campo que debes marcar para agrupar las cuentas con distintas imputaciones es Integración de documentos.
* Blanco = Sin compresión de documentos (valor por defecto)
* Marcado con X = Todos los apuntes contables con la misma clave de contabilización que sólo se diferencian entre sí por la imputación adicional, se comprimen para formar un único apunte.