UNIDAD: UNIDAD 6: CONTROLES DE CO
LECCIÓN 4: DATOS MAESTROS DE CENTRO DE BENEFICIOS
Aprenderemos a crear la jerarquía de los datos maestros de los Centros de Beneficios.
1. Estructura de Centros de Beneficio
¿Qué es un Centro de Beneficio?
Un Centro de Beneficio es una unidad dentro de una empresa que se utiliza para medir la rentabilidad y el rendimiento. Puede estar basado en diferentes criterios como región, producto o función.
Es necesario consolidar la información del estado de resultados y del balance por sociedad y línea de negocio, siguiendo un criterio regional.
Tipos de Estructuras de Centros de Beneficio
- Estructura Regional: Agrupa los centros de beneficio según la ubicación geográfica (por ejemplo, países, regiones).
- Estructura Funcional: Agrupa los centros de beneficio según las funciones dentro de la empresa (por ejemplo, producción, ventas).
- Estructura Orientada al Producto: Agrupa los centros de beneficio según las líneas de productos o divisiones.
- Unidades de Planificación de Negocio: Agrupa los centros de beneficio según unidades específicas de planificación dentro de la empresa.
División de la Empresa
La contabilidad de Centros de Beneficio permite dividir la empresa en áreas de responsabilidad para evaluar la rentabilidad. Las divisiones pueden ser:
- Geográfica: Basada en lugares o regiones.
- Relacionada al Producto: Basada en divisiones o líneas de productos.
- Funcional: Basada en funciones como producción, ventas, distribución, etc.
Estructuras Mixtas
Es posible combinar diferentes tipos de estructuras. Por ejemplo, una estructura regional puede subdividirse por productos dentro de cada región.
Para establecer las estructuras de la organización, se debe crear el registro maestro del centro de beneficio de manera correspondiente. Para evaluaciones agregadas o de alto nivel, se combinan los grupos de centros de beneficios. La jerarquía estándar consiste en un grupo especial de centros de beneficio. Además, es posible definir grupos alternativos.
2. Jerarquía Estándar de los Centros de Beneficio
- Definir la Estructura de Jerarquía
Antes de crear los centros de beneficio, es necesario definir una estructura de jerarquía llamada jerarquía estándar. Esta estructura tiene forma de árbol y agrupa todos los centros de beneficio que pertenecen a la misma sociedad CO.
- Asignar Centros de Beneficio a la Jerarquía
Al crear un centro de beneficio, se debe asignar a un área específica dentro de la jerarquía estándar (un nodo de jerarquía). Esto garantiza que todos los centros de beneficio de una sociedad CO estén agrupados en un nodo, lo cual es crucial para la conciliación.
- Mantenimiento y Modificación
La jerarquía estándar se puede mantener y modificar desde el Customizing o desde el menú de aplicación. Customizing también permite crear grupos de centros de beneficio copiando grupos de centros de costos.
- Copiar Estructuras de Centros de Costos
Si la estructura de los centros de costos es similar a la de los centros de beneficio, se puede copiar la jerarquía estándar de los centros de costos para crear una jerarquía de centros de beneficio.
- Definir Jerarquías Alternativas
Además de la jerarquía estándar, se pueden definir jerarquías alternativas para diferentes propósitos de evaluación. Estas jerarquías alternativas permiten agrupar centros de beneficio en nodos para realizar distintos análisis de resultados.
Las jerarquías alternativas ofrecen la posibilidad de realizar diferentes análisis de resultados agrupando los centros de beneficio de diversas maneras.
3. Dato Maestro del Centro de Beneficio
3.1 Definir el Centro de Beneficio
Un centro de beneficio se define a nivel de una Sociedad CO. Al crear un centro de beneficio, se ingresa su nombre y el período de validez.
3.2 Período de Validez
El registro maestro del centro de beneficio es válido para un período específico. Esto permite crear información diferente para distintos períodos de tiempo.
3.3 Copiar Información
Es posible copiar la información de un centro de beneficio existente para crear uno nuevo.
La información más importante del registro maestro se mantiene en la pantalla principal, incluyendo:
- Nombre del centro de beneficio
- Descripción
- Persona a cargo
- Departamento
3.4 Asignación a la Jerarquía
El campo "Área de Jerarquía" define la asignación del centro de beneficio a un nodo en la jerarquía estándar.
3.5 Bloqueo de Centros de Beneficio
Si se selecciona el indicador de bloqueo, se puede bloquear un centro de beneficio para que no reciba contabilizaciones durante un intervalo específico. Si un objeto de CO (como centros de costos o elementos PEP) está asignado a un centro de beneficio bloqueado, SAP mostrará un mensaje de error al intentar contabilizar.
3.6 Asignación a Sociedades
Por defecto, un centro de beneficio está asignado a todas las sociedades dentro de la Sociedad CO. Se pueden excluir ciertas sociedades (FI) para que no se puedan seleccionar. Esto es relevante para la transferencia de la combinación centro de beneficio/sociedad para la consolidación.
3.7 Información Adicional
Se puede ingresar información adicional sobre un centro de beneficio en pestañas adicionales, como dirección, información de comunicación y un texto largo.
3. Copiar Estructuras de Centros de Costos
Si la estructura de los centros de beneficio es similar a la de los centros de costos, se pueden copiar los registros de centros de costos para crear nuevos centros de beneficio y luego modificarlos según sea necesario. Para esto, los nodos deben estar creados en la jerarquía estándar de los centros de beneficio, con nodos idénticos a la jerarquía estándar de los centros de costos. Esta funcionalidad no se puede utilizar para sobrescribir centros de beneficio existentes.
4. Centro de Beneficio Dummy
Asignación Olvidada
En la práctica, puede ocurrir que un usuario olvide asignar un objeto de imputación a un centro de beneficio.
Contabilización en el Centro de Beneficio Dummy
Si se realizan contabilizaciones sin la asignación correspondiente, estas se registran en el centro de beneficio dummy en la Contabilidad de Centros de Beneficios. Esto asegura que la reconciliación entre la Contabilidad de Centros de Beneficios y la Contabilidad Financiera siga siendo posible.
Identificación de Fallas
El análisis de las partidas imputadas al centro de beneficio dummy permite identificar posibles fallas o pérdidas en la asignación de los objetos de CO a los centros de beneficio correspondientes.
Distribución de Registros
La Contabilidad de Centros de Beneficios permite redistribuir los registros del centro de beneficio dummy a los centros de beneficio correctos utilizando métodos de distribución y valoración.
Creación del Centro de Beneficio Dummy
Una transacción especial en el Customizing de CO permite la creación del centro de beneficio dummy. Este procedimiento es similar a la creación de un centro de beneficio normal, con las siguientes diferencias:
- Período de Validez: No se especifica un período válido. Los centros de beneficio dummy son automáticamente válidos para el período máximo de validez.
- Copiar Información: No se puede copiar un centro de beneficio existente para crear uno dummy.
- Identificación: Un centro de beneficio dummy se identifica mediante un indicador que se transfiere automáticamente al ser definido.
Modificación y Visualización
El centro de beneficio dummy se puede modificar y visualizar utilizando las transacciones normales para el mantenimiento de centros de beneficio.
5. Procesamiento Masivo de los Datos Maestros
Utilidad del Procesamiento Masivo
El procesamiento masivo o colectivo es especialmente útil cuando es necesario actualizar la información existente en ciertas circunstancias, como en campos específicos de los datos maestros (por ejemplo, departamento, persona responsable) o cuando se necesita cambiar la asignación a la sociedad.
Ejecución del Procesamiento Masivo
Este proceso permite realizar cambios en múltiples registros de datos maestros de manera simultánea, ahorrando tiempo y esfuerzo.
6. Cuentas en la Contabilidad de Centros de Beneficios
Base de la Contabilidad
La contabilidad de Centros de Beneficios se basa en el plan de cuentas asignado a la sociedad CO. Estas cuentas incluyen:
ü Cuentas de ingresos y clases de costos usadas en CO desde FI.
ü Clases de costos secundarias utilizadas en CO.
ü Cuentas de FI no usadas en CO (por ejemplo, cuentas pagadoras, recaudadoras, stock de materiales, mercaderías, trabajo en proceso, activos fijos).
Mantenimiento de Cuentas
Las cuentas de ingresos y clases de costos se pueden gestionar desde la Contabilidad de Centros de Beneficios.
Definición de Estructuras Jerárquicas
Se pueden definir varias estructuras jerárquicas de cuentas, llamadas grupos de cuentas, que se utilizan en el sistema de información, distribuciones y planificación. Estos grupos se mantienen de manera similar a los grupos de centros de beneficios, pero no requieren una jerarquía estándar para cuentas.
Copia de Grupos de Cuentas
El grupo de cuentas para la Contabilidad de Centros de Beneficios puede copiarse de los grupos de clases de costos o de las estructuras de balance/estado de resultados.
7. Valores Estadísticos
Definición de Valores Estadísticos
Los valores estadísticos son cantidades o valores (por ejemplo, número de llamadas telefónicas, metros cuadrados, número de empleados) que proporcionan detalles adicionales sobre la configuración, consumo o rendimiento de los centros de costos, órdenes internas, procesos o centros de beneficios.
Contabilización de Valores Estadísticos
Estos valores se pueden contabilizar tanto en plan como en real.
Uso de Valores Estadísticos
Se pueden utilizar como base para la distribución periódica o en la valoración, y para crear ratios (por ejemplo, costos por empleado).
Tipos de Valores Estadísticos
Valores Fijos: Se transfieren desde el período en que se contabilizan a todos los períodos subsiguientes del mismo ejercicio. Solo se necesitan nuevos valores si hay un cambio. Son adecuados cuando los valores permanecen constantes por un tiempo significativo (por ejemplo, número de empleados en un centro de costos).
Valores Totales: No se transfieren al siguiente período y deben ingresarse individualmente para cada período. Son adecuados para valores que fluctúan en cada período (por ejemplo, consumo eléctrico en kilowatts/hora).
Nota Adicional
Los valores estadísticos pueden transferirse desde otros módulos, como el Sistema de Información de Logística, para satisfacer necesidades de información específicas.
8. Grupos de Datos Maestros
8.1: Definición de Grupos de Centros de Beneficios
Los grupos de Centros de Beneficios son jerarquías alternativas a la jerarquía estándar. Se utilizan para fines de reporting, distribución, valoración o planificación.
8.2: Flexibilidad en la Selección
A diferencia de la jerarquía estándar, estos grupos no necesitan incluir todos los centros de beneficios creados para una sociedad CO. Permiten seleccionar solo ciertos centros de beneficios y estructurarlos jerárquicamente de manera flexible según las necesidades.
8.3: Creación y Mantenimiento de Grupos de Cuentas
Se pueden definir múltiples estructuras jerárquicas de cuentas para el uso del sistema de información y la planificación. Estas estructuras se denominan grupos de cuentas.
8.4: Creación de Nuevos Grupos de Cuentas
Es posible crear nuevos grupos de cuentas, así como visualizar o modificar los existentes. Además, se pueden copiar grupos de cuentas desde un grupo de clases de costos en CO o desde las estructuras de FI para el balance/estado de resultados.
Información Ampliada
- Uso en Reporting: Los grupos de centros de beneficios permiten generar informes específicos que pueden enfocarse en áreas particulares de la empresa, facilitando el análisis detallado.
- Distribución y Valoración: Estos grupos también son útiles para distribuir costos y realizar valoraciones precisas, asegurando que los datos financieros reflejen correctamente las actividades de cada centro de beneficio.
- Planificación: En términos de planificación, los grupos de centros de beneficios permiten una organización más eficiente y adaptable, ya que se pueden ajustar las estructuras según las necesidades cambiantes de la empresa.
- Ejemplo Práctico
Imagina que una empresa tiene centros de beneficios en diferentes regiones y líneas de productos. Con los grupos de centros de beneficios, la empresa puede crear una jerarquía específica para analizar el rendimiento de una línea de productos en todas las regiones, sin necesidad de incluir todos los centros de beneficios en la jerarquía.
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