Unidad 5: Órdenes internas de CO
Lección 4: Agrupamiento y tratamiento colectivo
1. Grupo de órdenes
- Como en la Contabilidad de Centros de Costos, podemos combinar más de una orden en grupos jerárquicos.
- Podemos crear una estructura con niveles de la forma que se desee. La agrupación de órdenes ayuda en la planificación y la liquidación de los costos, cálculo de cobertura y creación de reportes para una dada combinación de órdenes definidas por nosotros.
- A diferencia de los cecos, los grupos de órdenes son dependientes del mandante, es decir, que serán los mismos grupos en cualquier sociedad CO dentro del mismo mandante. De todas maneras podemos asignar órdenes de cualquier sociedad CO al mismo grupo de órdenes.
- Grupo de órdenes: Refiere a un conjunto de maestros de órdenes identificados con una clave única (código).
- La creación con referencia de un grupo nos permite copiar una estructura de grupo existente en un nuevo grupo. El nombre del nivel más alto se crea físicamente, la jerarquía que se encuentra por debajo a este nivel es la misma que la jerarquía de la cual se hace referencia (copia). Luego podrá modificarse en grupo cuando se desee.
- El mantenimiento de grupos de órdenes también incluye la función copia con función de sufijo. Se puede copiar una estructura como fuente de otra y anexarle un apéndice como sufijo a los grupos en la estructura, para crear una vista histórica de la estructura del grupo. Luego se puede almacenar la jerarquía con el sufijo y los cambios realizados en la jerarquía actual para reflejar los nuevos requerimientos del agrupamiento.
- Si se crea un grupo de órdenes o se modifica uno existente, además, se debe asignarlos a una variante de selección al final de un nodo. Esto permite tener un grupo dinámico, en el cual los contenidos del grupo pueden ser modificados.
- Precauciones: Hay que tener en cuenta que los grupos que tienen variante de selección tienen una performance más lenta que los que no.
2. Procesamiento Colectivo Manual
- SAP provee de funciones para el procesamiento múltiple de órdenes de costos de forma simultánea.
- Se usan variantes de selección para reunir órdenes en una simple lista que nos servirá para el procesamiento colectivo (por ejemplo: mantenimiento de los datos maestros de mantenimiento o normas de liquidación). De acuerdo a los campos que posee una orden, se pueden hacer selecciones en base a:
- Fórmulas Booleanas (Álgebra de Boole, en informática y matemática, es una estructura algebraica que esquematiza las operaciones lógicas Y, O, NO y SI, así el conjunto de operaciones unión, intersección y complemento).
- Clasificación de la información de las órdenes.
- Receptores de la liquidación de las órdenes.
- Se puede crear grupos de órdenes desde órdenes que hayamos seleccionado y utilizarlas en diversos reportes.
- Audio Tips: Cuando se realizan modificaciones múltiples en órdenes, es recomendable usar una variante que incluya dentro de los criterios de selección un grupo de órdenes, de esta manera la búsqueda de las órdenes para tratar de forma masiva es mucho más rápida que con otros criterios de selección, ya que las búsquedas en las tablas de maestros de órdenes se hacen mediante la clave primaria que es el número de orden contenido en el grupo que se coloca en la variante de selección.
3. Procesamiento Colectivo Automático
- Este tipo de procesamiento ofrece opciones convenientes para realizar cambios múltiples en órdenes en un solo paso. Se pueden actualizar los status de diversas órdenes o sustituir valores en los registros maestros de las órdenes CO utilizando esta funcionalidad.
4. Tratamiento colectivo de órdenes con grupos y variantes (Vídeo)
Veremos la creación de grupos de órdenes y variantes, para la modificación de datos en forma colectiva.
Objetivo: Modificación en masa de 3 órdenes al mismo tiempo
1° Agruparlas en un grupo de órdenes para vincularlas y modificarlas conjuntamente
Finanzas -> Controlling -> Órdenes de CO -> Datos maestros -> Crear (TX: KOH1)
Grupo de órdenes: ORDENES -> hay que darle un nombre al grupo
ENTER
Jerarquía ORDENES -> hay que ponerle una descripción Órdenes de gastos generales
Podemos que se pueden agregar niveles inferiores o superiores, como se hace en la jerarquía en los cecos. En este caso agregaremos directamente órdenes. Ir donde dice "Orden", se despliega un árbol con 5 opciones donde se pueden poner órdenes o intervalos de órdenes, se elige la orden 100025, 100026 y 100027.
ENTER Y GRABAR
2° Crear variante para poder realizar la modificación en masa
Finanzas -> Controlling -> Órdenes de CO -> Datos maestros -> Funciones especiales -> Tratamiento colectivo -> Manualmente (TX: KOK2)
En la primera pantalla nos pide elegir nuestra variante pero como aún no la creamos solo debemos cerrarlo.
Variante selección: ordenes1234 -> hay que darle un nombre a la variante
Elegir la "Hojita blanca" y click en "Crear"
Grupo de órdenes: ORDENES
GRABAR
Solicita una descripción de la variante: Órdenes
GRABAR
3° Ejecutar la tx de modificación en masa
TX: KOK2
Variante selección: ORDENES1234
EJECUTAR
Solicitaron cambiar el número telefónico de las órdenes por lo que agregaremos el campo de teléfono presionando "Seleccionar Campos" es como un ícono de una tabla. Se busca en la ventana que aparece el campo teléfono, lo seleccionamos y lo desplazamos a la izquierda.
Se carga el dato en la ventana superior a las órdenes 45012345, marcamos la columna teléfono y presionamos "Efectuar modificación en masa" es un ícono con una barra arriba y abajo y al medio una flecha hacia abajo y se agrega automático el mismo teléfono a las 3 órdenes.
GRABAR y confirmamos todos los mensajes, TODOS
4° Ir al Order Manager para verificar que el número de teléfono está en el maestro de la orden
TX: KO04
Pinchamos una de las 3 órdenes y en la pestaña Datos generales aparece incorporado el teléfono.