En SAP un usuario puede existir en tres niveles distintos: sistema operativo, base de datos y sistema SAP. Cada uno maneja sus propias autorizaciones. Cuando hablamos de “usuario SAP” en general nos referimos al registro maestro de usuario: ID + contraseña + todos los datos asociados. Que el usuario y la clave de SAP existan no significa que esa misma combinación tenga acceso al SO o a la BD; son cosas separadas. Las peticiones que hacemos en SAP las procesan los work process, y éstos se conectan a la base usando un usuario técnico común, no el usuario nominal de cada persona.
El registro maestro se administra con la transacción SU01. Para poder crear un usuario como mínimo necesito poner el apellido en la pestaña Dirección y definir una contraseña inicial (dos veces) en la pestaña Datos logon. Además suele usarse la pestaña Documentación para describir al usuario y dejar quién es el responsable funcional/técnico, y la pestaña Dirección para los datos de contacto cuando se trata de un usuario “empresarial”.
En S/4HANA cambia un poco el modelo de identidades. Aparece la figura del usuario empresarial, que representa a la persona en el negocio y tiene una relación 1:1 con un socio de negocios (BP). El usuario SAP pasa a ser más la representación técnica que usa el sistema (front-end / back-end). Por eso SAP recomienda que, después de migrar a S/4HANA, todos los usuarios creados con SU01 que no sean técnicos se conviertan en usuarios empresariales vinculados a un BP.
A partir de S/4HANA 1909, en SU01 queda clara la diferencia entre usuarios empresariales (asociados a BP y con pestaña de Dirección) y usuarios técnicos (sin BP y sin pestaña de Dirección, pensados sólo para conexiones técnicas, jobs, etc.).