✒️SAP BASIS / SAP Business Workflow Por Luis Caro Montañez
SAP Business Workflow
Unidad 2. SAP Business Workflow
A continuacion veremos un video con un ejemplo de como funciona un workflow tomando como ejemplo una solicitud de licencia por mudanza que luego el supervisor podrá aprobar y rechazar, en nuestro caso rechazaremos en primer instancia la solicitud notificando el motivo para que luego el usuario vuelva a enviar la solicitud corregida y la aprobaremos.
Los workflow suelen ser de mucha utilidad cuando tenemos pasos burocraticos, en donde para llegar a un resultado se precisa la aprobacion previa de otras personas.
Veremos por medio de un ejemplo, como funciona un Worflow en SAP a traves de la transaccion swui_demo.
start (solicitud de licencia) / rellenamos los campos que hacen falta del usuario. Reason (razon o motivo de la solicitud de licencia y su email. + guardamos lo que disparará el inicio del Workflow ahora vamos al Business Workplace + Inbox + Workflow2 (en la bandeja de entrada veremos las solicitudes) + ejecutar el workflow para tomar una decision (antes de aprobar o rechazar mira la solicitud y que no le falte ningun campor rellenar)
1. Conceptos básicos de workflow
Workflow en los sistemas SAP, o más a un entre sistemas SAP tiene como objetivo incrementar la velocidad y transparencia de los procesos de negocio. Un modelo de workflow desglosa un proceso en pasos individuales, los cuales son asignados a diferentes personas, o mas bien a sus roles dentro de la organizacion.
La secuencia automatizada de los pasos asegura que las tareas son rapidamente asignadas a las personas apropiadas. Esta leccion describe dos visitas del mismo workflow. Una es la vista de la gente que participa en el workflow, la otra es una vista más tecnica diseñada para clarificar el proceso en el sistema.
2. Participantes en el workflow.
El proceso de solicitud de licencia de un empleado es utilizado como un ejemplo tipico.
Dos personas estan involucradas: la persona que crea la solicitud (el solicitante) y su supervisor asignado. El solicitante completa un formulario y guarda las entradas en el mismo. La accion de guardar el formulario dispara un evento de workflow, por ejemplo, la solicitud enviada. Este evento es recibido por una persona si esta correctamente configurado el workflow en concordancia con las reglas predefinidas.
El supervisor, quien se encarga de aprobar o no, recibe la solicitud en un item de workflow correspondiente en su office inbox (ruta: Office +Workplace+Inbox o transaccion SBWP).
Un evento de workflow por lo tanto crea una conexion entre una actividad en el sistema SAP y la gente involucrada. Cuando el supervisor abre el item de workflow es automaticamente referido a la funcion de Aprobar/Rechazar solicitud. Ahora hay dos escenarios para considerar:
- La solicitud es aprobada.
- La solicitud es rechazada.
Si la solicitud es aprobada, lo cual dispara un nuevo evento de workflow, el solicitante es informado y el workflow se completa. Si en cambio, la solicitud es rechazada, el solicitante tambien es informado pero tiene ahora dos opciones:
- Aceptar el rechazo.
- Cambiar la solicitud de licencia.
Si el solicitante acepta el rechazo, el workflow se completa; si el solicitante cambia la solicitud de licencia, otro item de workflow es enviado, al Office Inbox del supervisor.
3. Tecnologia del workflow
Un workflow crea una conexion entre la gente que participa en un process y los pasos programados que pertenecen a este proceso. Diferentes autorizaciones permiten a los empleados de una compañia realizar diferentes tareas en uno o mas sistemas. Algunas de estas tareas disparan eventos que son asignados a pasos en un modelo de workflow. En otras palabras, cuando un empleado utiliza sus autorizaciones para llevar a cabo una tarea que dispara un evento de workflow, entonces un metodo especifico de un objeto de negocio relevante a la tarea es llamado en el sistema.
Las autorizaciones de un empleado normalmente permiten el acceso a pasos individuales dentro de un proceso. Un proceso trabaja sobre un objeto de negocio particular, por ejemplo; que es accedido utilizando los metodos que pertenecen a ese objeto. Estos metodos son definidos como BAPis en el sistema SAP.
4. Areas de aplicacion de workflows
Con la premisa que un numero ilimitado de pasos de workflow pueden asignarse a un evento de workflow, y secuencias complejas de workflow pueden ser asignadas a un proceso, la funcion de workflow es utilizada en una amplia variedad de areas de negocio en los sistemas SAP.
Por ejemplo, los flujos de procesos complejos en las soluciones de SAP CRM o SAP SCM serian dificilmente concebidas sin la utilizacion de integracion de workflow.
LOs workflows son tambien apropiados para la distribucion automatica de informacion del trabajo en proceso (por ejemplo, informacion sobre el estado de una orden de compra) a todas las personas interesadas.
El workflow puede ademas generar mensajes XML para disparar actividades en sistemas remotos. Definiendo eventos apropiados y asignandolos a los metodos de los objetos de negocio, permitiendo utilizar workflows en casi cualquier area.
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Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Sharly Aponte Escobar
 | #1 / 02 de Mayo de 2021 / Sharly Aponte Escobar: |
Comentario:Sobre el autor
Publicación académica de Luis Alberto Caro Montañez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP BASIS NetWeaver Nivel Avanzado.
SAP Master
Luis Alberto Caro Montañez
Profesión: Ingeniero en Sistemas - Mexico - Legajo: ML16S
✒️Autor de: 106 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP BASIS NetWeaver Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP BASIS NetWeaver Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Mi principal objetivo es formar parte de un equipo profesional, en el que los logros y éxitos de cada uno sean reconocidos en un ambiente de trabajo optimo y agradable.
Certificación Académica de Luis Caro
