✒️ABAP / El sistema SAP ECC Por Gustavo Rondon Hernandez

En la actualidad dentro del universo de empresas grandes que ya tenían instalado el sistema SAP anteriormente al lanzamiento en 2015 del nuevo sistema S/4HANA, nos vamos a encontrar dos posibilidades:

• Aquellas empresas que todavía tienen instalado el sistema SAP ECC y que deberán actualizarlo antes del 31 de diciembre del año 2025.

• Aquellas empresas que tenían SAP ECC y ya han migrado a la nueva versión S/4HANA.

Debido a esta situación, si hoy entramos a trabajar en una empresa que tiene implementado SAR resulta indispensable conocer tanto a SAP ECC como a SAP S/4HANA.

“Teniendo en cuenta la fecha límite del 31 de diciembre del año 2025 impuesta por SAP para dejar de brindar soporte y actualizaciones , hoy en día una empresa que tiene implementado SAP ECC con una base de datos que no es SAP HANA tiene tres alternativas pensando en el futuro cercano dependiendo si elige continuar o no. Si no elige continuar con SAP , ni no elige continuar con SAP tendrás que optar por otro de los sistemas ERP existentes en el mercado teniendo en cuenta todas las dificultades que puedan surgir en ese proceso de migración, si elige continuar con SAP que sería lo más sensato, puede elegir entre dos caminos: el primero consiste en actualizar únicamente la base de datos es decir cambiar su base de datos Oracle o las que tengan por SAP/4HANA y en una segunda etapa en cara del upgrade o actualización de su sistema ECC por el sistema S/4HANA, y la segunda alternativa es migrar directamente a SAP/4Hana es decir cambiar el sistema y también cambiar la base de datos por SAP S/4HANA.

2.- El sistema SAP ECC

El sistema SAP ECC cuyas siglas significan Enterprise Central Component, tiene una amplia funcionalidad administrativa y ofrece soluciones comerciales totalmente integradas para todas las áreas de la empresa, posibilitando la administración de información en tiempo real.

“Es común encontrar confusión entre los términos SAP ERP y SAP ECC; es importante dejar en claro que la versión del sistema SAP se llama SAP ECC y que SAP ERP como ya vamos a ver más adelante en esta misma lección es un componente del sistema ECC. SAP no contribuye aclarar estas confusiones en la nomenclaturas de los sistemas cuando en la misma página de SAP vemos que el sistema se nombre como SP ERP 6.0

Si hablamos de SAP ECC debemos hablar de SAP Business Suite.

En SAP Business Suite todas las aplicaciones son compatibles entre sí y se encuentran integradas e intercomunicadas las unas con las otras; son, además, compatibles con una amplia variedad de bases de datos y de sistema operativos y poseen la gran cualidad de que pueden ser ampliadas a medida que así lo necesita la empresa.

Todas las aplicaciones se basan en la plataforma tecnológica SAP Netweaver, una plataforma de integración y aplicación que reduce el costo total de adquisición en toda la infraestructura de TI y soporta la evolución de SAP Business Suite hacia una arquitectura orientada hacia los servicios.

SAP Business Suite dispone de 5 aplicaciones.

• SAP ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de los Recursos Empresariales): es el componente más conocido y más importante. Es lo que antes se llamaba R/3. Ofrece soporte para procesos vitales de la empresa como son la contabilidad, los recursos humanos, la gestión del almacén, entre otros.

• SAP CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relación con los clientes): se utiliza para mantener y gestionar relaciones con los clientes o potenciales clientes. También ofrece todo tipo de información para poder conseguir análisis y reportes. Quizás se puede decir que es una gran base de datos de clientes que ofrece datos o información en tiempo real.

• SAP PLM (Product Lifecycle Management o Gestión del Ciclo de producto): comprende áreas como la gestión del ciclo de vida de la información, la gestión de programas y proyectos, la colaboración en el proceso completo, la gestión de calidad, la gestión del ciclo completo de los activos, y medio ambiente, salud y seguridad.

• SAP SCM (Supply Chain Management o Administración de la cadena de suministro): permite diseñar: construir y poner en marcha la cadena de suministro. Las funciones más importantes que ofrece son reducir los costos a la hora de distribuir el producto, aumentar los ingresos por la venta de estos y la reducción de costos y mejorar el servicio a los clientes.

• SAP SRM (Supplier Relationship Management o Administración de la relación con los proveedores): ofrece funciones tales como el análisis de gastos, el abastecimiento, los contratos operativos, los pedidos, las facturas y la gestión de proveedores. Permite reducir costos a la hora de comprar materiales: elegir aprovisionamientos y la colaboración entre la empresa y los pequeños comercios.

2.1- SAP ERP

Analicemos a continuación la aplicación más importante de SAP Business Suite que es SAP ERP.

SAP ERP se ha diseñado de modo que las empresas puedan implementar sólo las funciones empresariales que necesitan.

Está compuesto por una serie de áreas funcionales o módulos que responden de forma completa y en tiempo real a los procesos operativos de las empresas.

Aunque pueden ser agrupados en cuatro grandes áreas (Logística, Financiera, Recursos Humanos y las Funciones Multiplicaciones) funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales entre los distintos procesos.

A continuación, enumeraremos los componentes de cada una de las áreas que forman SAP ERP.

Dentro de los módulos logísticos

• Ventas y Distribución (SD): Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la pre-venta, venta, relación con MM para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por los clientes, la planificación y la preparación de la entrega, el transporte y la facturación a los clientes.

El módulo SD está estrechamente integrado con SAP MM y SAP PP.

Los submódulos clave de SAP SD son:

• Datos maestros de clientes y proveedores

• Ventas

• Entrega

• Facturación

• Precios

• Gestión de crédito

• Gestión de Materiales (MM): Este módulo nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo: los procesos de compras e inventarios de las organizaciones, la gestión de mercancías, las entradas de materiales, la adquisición de bienes o servicios, la gestión de datos maestros de materiales, la gestión de lotes, la verificación de facturas o la evaluación de proveedores. También soporta envíos Just-in-Tme y Kanban electrónico.

Los submódulos clave de SAP MM son:

• Compras

• Inventarios

• Almacenes

• Verificación de facturas

• Gestión de servicios externos

• Planificación de necesidades de materiales

• Comercio exterior

• Sistema de información

• Intercambio electrónico de datos

• Planificación y Control de la Producción (PP):

Se encarga de la planificación de la producción del día a día de una empresa. La planificación de la producción es el proceso de alinear la demanda con la capacidad de fabricación para crear líneas de producción y adquisición de productos terminados y materiales componentes.

El objetivo de SAP PP es asegurar que la producción se lleva a cabo de forma efectiva: alineando los procesos de producción con los tiempos de entrega prometidos a los clientes.

Los submódulos clave de SAP PP son.

• Plan Maestro

• Plan de Capacidades

• Plan de Materiales

• Órdenes de Fabricación

• Control de Planta

• Industria de procesos

• Datos Básicos

• Gestión de la Demanda

• Sistema de Información

• Gestión de calidad

• Gestión del medio ambiente

• Gestión de la Calidad (QM):

Este módulo soporta a la empresa a lo largo de todo el ciclo de vida del producto, ofreciendo diferentes funciones y servicios para asegurar la calidad del producto.

SAP QM admite tareas asociadas con la planificación de calidad, la inspección de calidad y el control de calidad. Además, controla la creación de certificados de calidad y gestiona problemas con la ayuda de los avisos de calidad.

Los submódulos clave de SAP QM son:

• Planificación de la calidad

• Inspección de la calidad

• Control de calidad

• Certificados de calidad

• Avisos de calidad

• Mantenimiento de Planta (PM):

Este módulo está orientado a cubrir todas las actividades de mantenimiento, dando soporte a la planificación, programación y ejecución: con énfasis en la disponibilidad de equipos, costos y aseguramiento del personal. El mantenimiento de planta engloba desde la gestión de logística, la administración y la gestión de mantenimiento de los activos de la empresa.

El Mantenimiento correctivo nos ayuda a gestionar acciones rápidas para que los activos se encuentren operativos.

En cambio, el Mantenimiento planificado contiene las opciones para adelantarnos a posibles problemas en el futuro mediante tareas de acción preventiva.

Dentro de los módulos financieros:

• Contabilidad Financiera (F'):

Proporciona una visión completa de las funciones contables y financieras, incluyendo un amplio sistema de información y de generación de reportes para facilitar la toma de decisiones. Es considerado como uno de los módulos más importantes de SAP ya que prácticamente todos los módulos que componen al Sistema SAP se comunican con él.

El módulo FI se integra y se habla con otros módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta), HCM (Gestión del Capital Humano) y PS (Gestión de Proyectos).

SAP FI es un módulo complejo dentro del ERP de SAP, que está formado por un gran número de componentes que se agrupan en submódulos. Los submódulos clave de FI son los siguientes:

• GL - Libro Mayor

• AP - Cuentas a pagar

• AR - Cuentas a cobrar

• TR - Tesorería

• TX - Impuestos

• AA - Activos fijos

• Control de Costos (CO): Este módulo se utiliza para representar la estructura de costos y los factores que tienen influencia, lo que genéricamente se conoce como la contabilidad interna de la empresa. Permite documentar los procesos financieros en tiempo real, estimar costos de producción o analizar los flujos de pérdidas y beneficios.

Los diferentes procesos y tareas que permite realizar el módulo SAP CO hace que se divida en diferentes submódulos que son:

• Contabilidad de centros de costos: facilita información sobre los costos del negocio.

• Órdenes internas: se utilizan para agrupar costos y transacciones de negocio sobre un proceso concreto.

• Contabilidad de elementos de costo: proporciona información sobre los costos y beneficios de la organización.

• Análisis de beneficios: revisa los datos relacionados con el beneficio de la empresa.

• Control de costos de producto: analiza los costos ligados a un producto concreto de cara a elegir su mejor precio en el mercado.

• Contabilidad de centros de beneficios: realiza funciones de control interno.

• Gestión de Activos (AM):

La gestión de activos empresariales comprende la gestión óptima de toda la vida de los activos físicos de una organización para maximizar el valor. Cubre aspectos tales como el diseño, la construcción, la puesta en marcha, las operaciones, el mantenimiento y desmantelamiento y reemplazo de planta, equipo e instalaciones.

Al administrar los activos las organizaciones pueden mejorar la utilización y el rendimiento, reducir los costos de capital: reducir los costos operativos relacionados con los activos, extender la vida útil de los activos y posteriormente, mejorar el ROA (rendimiento de los activos).

Los submódulos clave de SAP AM son:

• Compras

• Ventas

• Depreciación

• Seguimiento

Gestión de Proyectos (PS):

Este módulo está específicamente diseñado para la gestión de proyectos en SAP de manera intuitiva, de largo alcance completamente integrada con el resto de las áreas funcionales del sistema SAP.

Cuando PS fue originalmente diseñado y desarrollado su funcionalidad clave fue tomada y a su vez compartida, módulos SAP PP (Planificación de la Producción) y SAP CO (Control de costos).

Dentro de los módulos de recursos humanos:

• Gestión del Capital Humano (HR o HCM): Se encarga de administrar y gestionar prácticamente todo lo relacionado al capital humano de la empresa. Es uno de los módulos más extensos de SAP. HCM realiza la administración del personal a nivel local, nacional e internacional, de una, varias o todas las sucursales que posea la empresa.

Dentro de sus objetivos encontramos la gestión de los horarios de los empleados, la liquidación de los sueldos, los aguinaldos, los convenios colectivos de trabajo, la selección del nuevo personal, ayudando a las empresas a obtener el recurso óptimo para el puesto a cubrir y también entre muchas otras cuestiones gestiona incluso el desarrollo y la capacitación de cada empleado o grupos de ellos.

SAP HCM está conformado por diversos componentes o submódulos:

• La Gestión de la organización (Jerarquía de negocio y la estructura organizacional)

• Administración de personal (Seguimientos datos maestros, funciones, salario y bonos)

• Desarrollo personal (Cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones, plan de carrera)

• Evaluación de tiempo (Procesa fechas, abstinencias que impactan en el salario bruto e impuestos relacionados)

• Nómina

• Reclutamiento y selección del personal

• Gestión de eventos y capacitación del personal

Dentro de las funciones multiplicaciones:

• Soluciones de Industria (IS): SAP cuenta con diferentes soluciones para diversas industrias, especialmente 28 de ellas y ofrece las mejores prácticas para ellas basadas en el negocio principal. Esta es la ventaja competitiva de SAP

• WorkFlow (WF): El WorkFlow no puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores, sino una poderosa herramienta de automatización y control de tareas que facilita y agiliza procesos.

Los sistemas de workflow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow.

El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.