Para muchas empresas la gestión de las compras implica procesos de aprovisionamiento manual y no integrados entre ellos que generan aún más procesos y costes de compra. Los datos generados en estos procesos no están integrados y esto produce una falta de datos que limita la visibilidad de las actividades de compra a la empresa afectando así a la toma de decisiones.
Cada vez son más las empresas que quieren automatizar sus procesos de compras y optan por integrar esta función en SAP. Gracias a las características del ciclo de compras, SAP ofrece una integración de la gestión del aprovisionamiento, lo que ayudará a optimizar las compras de la empresa y a tener un mayor control.
Una de las funcionalidades más útiles que ofrece SAP es la gestión del ciclo de compras a través de las herramientas que dispone el sistema.
El ciclo de compras en SAP se gestiona a través de las funcionalidades del módulo MM que es uno de los módulos más extensos. Consta de una serie de procesos en los que se van generando documentos que están enlazados entre ellos y que pueden ser generados por usuarios de diferentes departamentos. Cada uno de estos procesos son los que permiten gestionar la operativa de compras de las empresas de forma integrada.
Para ejecutar cada uno de los procesos del ciclo de compras se realizará mediante una o varias transacciones del módulo MM. Mediante estas transacciones podemos determinar posibles fuentes de aprovisionamiento para servicios y materiales específicos, la compra de estos materiales o servicios, un posterior seguimiento de los pedidos desde que salen de proveedor, fijar requerimientos específicos por proveedor o material, peticiones de cuotas, precios y condiciones, órdenes de compra y confirmación de los proveedores entre más funcionalidades.
Aunque la para la gestión de compras se utilizan las funcionalidades del módulo MM de SAP, este módulo está integrado con otros módulos de SAP con los que existen conexiones directas y con los que hay un intercambio de información.
Veamos a continuación cuáles son las etapas que componen el ciclo de compras.
Etapas del ciclo de compras de SAP
El ciclo de compras en SAP consiste en una serie de procesos que satisfacen una necesidad de compra material o de servicios de la compañía y que involucra una secuencia actividades que empiezan por la Solicitud de Compra en base a nuestras necesidades, un proceso de licitación para elegir al proveedor más ventajoso, el Pedido de Compras, donde confirma al proveedor elegido para la compra de los materiales y las condiciones de compra y entrega, la Recepción de Mercancías, quedocumenta cuándo recibimos los materiales, hasta la Verificación de Facturas del Proveedor.