La arquitectura Smart Forms SAP
Definición y Uso de Formularios en SAP
Los formularios en SAP se utilizan para crear documentos que pueden ser impresos, visualizados en pantalla o enviados por correo electrónico.
Ejemplos incluyen facturas, remitos, órdenes de compra y solicitudes de pedido.
Tecnologías para Formularios en SAP
- SAP Scripts fue la primera herramienta para formularios, aún utilizada en sistemas antiguos.
- Smart Forms reemplazó a SAP Scripts a partir de la versión 4.7, siendo más amigables y flexibles.
- Adobe Forms es la tecnología más reciente, resultado de la colaboración entre SAP y Adobe.
- El curso se concentra en el uso de Smart Forms por ser los más usados en la práctica.
Estructura y Ejecución de Smart Forms
- Un Smart Form consta de dos elementos: el programa impresor (selecciona y define los datos) y el formulario (define el layout).
- Un formulario puede ejecutarse directamente desde el programa impresor o mediante la configuración de eventos automáticos, como la creación de una orden de compra.
- La parametrización de Smart Forms se realiza mediante la transacción SPRO, tarea generalmente de consultores funcionales.
Transacciones Clave para Formularios Smart Forms
- Smart Forms: para crear el layout del formulario.
- Smart Styles: para crear y definir estilos de los formularios.
- SE38 o SE80: para crear el programa impresor.
- Los estilos pueden ser estándar de SAP o personalizados (Z).
Creación y Configuración de Estilos en Smart Forms
- Los estilos definen formatos de párrafo (salidas, fuentes, espaciados, colores, etc.) y formatos de carácter (atributos especiales en textos).
- Se crea un estilo accediendo a Smart Styles, introduciendo el nombre y asignando un formato de párrafo por defecto.
- Para los formatos de párrafo se configuran alineación, márgenes, espacio entre líneas y tipo de fuente. Las medidas recomendadas son centímetros o milímetros.
- Puede añadirse numeración y tabulaciones al párrafo, similar a Microsoft Word.
- Los formatos de carácter permiten definir subíndices, superíndices y códigos de barras.
- Los códigos de barras se gestionan en la transacción SE73 y se integran mediante estilos en el formulario.
- Para imprimir códigos de barras: crear el código en SE73, incluirlo en un estilo y aplicarlo en el formulario.
Uso de SAP Smart Forms
Creación y mantenimiento de formularios en SAP
- La impresión de formularios implica tanto el diseño como la lógica necesaria para su impresión masiva en SAP.
- El layout determina la estructura de la página, número y tipo de páginas, así como la posición de las áreas de salida.
- Las áreas de salida incluyen tablas, párrafos y formatos específicos para estructurar texto y datos.
- La lógica del formulario posibilita formatos dinámicos, como mostrar u ocultar campos o procesar ítems en tablas según condiciones específicas.
Tipos de formularios y aplicaciones
Los formularios pueden incluir confirmaciones de órdenes, estados de cuenta, verificaciones, salarios, notas de reparto y formularios personalizados o específicos de industria, por ejemplo, para producción automotriz.
Ventajas de SAP Smart Forms
- SAP Smart Forms permite la creación, mantenimiento e impresión de formularios masivos.
- Soporta diferentes canales de salida, como impresoras, fax, email e internet mediante archivos XML.
- Ofrece ventajas como reducción del tiempo de desarrollo a la mitad respecto a tecnologías anteriores (scripts) y adaptación sin conocimientos de programación gracias a su interfaz gráfica.
- Facilita la publicación web de formularios usando XML.
- El 90% de las modificaciones pueden hacerse gráficamente, sin requerir programación.
- Usuarios sin experiencia en programación pueden configurar formularios para procesos de negocio relevantes.
Detalles de Smart Forms SAP
Componentes principales de Smart Forms
- Se explicaron las diferentes tecnologías disponibles en SAP para el manejo de formularios.
- El curso se enfocará particularmente en los formularios llamados Smart Forms.
- Un Smart Form se compone de tres objetos principales: programa impresor, formulario Smart Form y estilos.
- El programa impresor recupera la información que será desplegada o impresa, se crea mediante la transacción S38 o S80.
- El formulario Smart Form se diseña usando la transacción smart forms, definiendo el layout de la salida.
- Los estilos se crean y gestionan con la transacción smart styles, definiendo formatos de párrafo y caracteres.
Detalles sobre los estilos en Smart Forms
- Los estilos contienen tres secciones: datos de cabecera, formato de párrafo y formato de carácter.
- En los datos de cabecera se define información general como fuente predeterminada, altura, negrita, cursiva, subrayado y color.
- Se puede previsualizar la configuración en tiempo real.
Formatos de párrafo y de carácter
- Un estilo puede tener varios formatos de párrafo y de carácter, asignados según las necesidades de cada ventana del formulario.
- Para títulos, pies de página o secciones específicas, se pueden crear formatos diferenciados.
- El formato de párrafo permite definir alineación, sangría, interlineado y asociar un formato de carácter.
- Los formatos de carácter pueden especificar tamaño de fuente, subrayado, negrita, cursiva, color, tabuladores y hasta códigos de barras.
- Es posible crear formatos de carácter específicos para títulos, texto principal u otras zonas del formulario.
Activación y buenas prácticas
- Activar todos los estilos, formularios y programas antes de realizar pruebas o implementaciones.
- Revisar y personalizar los estilos según las necesidades específicas de cada ventana del formulario.
- Probar la previsualización de estilos y formatos antes de finalizar el diseño.