INTRODUCCION AL BUSINESS WORKPLACE
Es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business Workflows en el cual podemos:
· Procesar Workitems
· Recibir y enviar mensajes
· Almacenar documentos
Para acceder ejecutamos la transacción SBWP
TRANSACCION SBWP: Es el SAP Business Workplace, es nuestra bandeja de entrada en SAP.
Los empleados responsables, reciben los documentos y los workitems para su tratamiento en el SAP Business Workplace
Una vez que una tarea ( = un workitem) ha sido ejecutado y completado, se puede continuar con el proceso.
Mediante la estructura de unidades organizativas, (en estas de definen roles (funciones) y responsabilidades en la estructura de la empresa), el trabajo requerido paraun proceso determinado, es dirigido a la persona apropiada.
WORKLIST: Es la lista que contiene todos los workitem asignadas a su usuario.
Los documentos electrónicos entrantes (email, internet mail y fax), se muestran en el INBOX del Business WORKPLACE. Esto simplifica el acceso de un empleado a la información importante para él.
El Business Workplace tiene tres zonas diferenciadas:
ARBOLS DE PREVISUALIZACION: parte izquierda; aquí se puede elegir worktiems para ser ejecutados, Workflows que se hayan empezado o documentos.
WORKLIST: esquina superior derecha en el momento en que se selecciona la carpeta “WORKFLOW”. El sistema agrupa las entradas automáticamente en esta carpeta. Existen carpetas especiales donde se pueden encontrar workitems, los cuales están vencidos o a punto de vencer. Si se selecciona el inbox o entrada a través del árbol se verán todos los workitems y documentos en esta parte de la pantalla
PREVISUALIZACION DE WORKITEMS: esquina inferior derecha, el workitme seleccionado en el worklist es mostrado de forma precia. No todas las funciones de los workitems mostradas o registros del Workflows están disponibles. Es posible ejecutar una decisión de un usuario desde la “pre visualización de woirkitem”. También se puede utilizar un user exit para ajustar la pre visualización del workitem a las necesidades el usuario final.
WORKLIST
Los workitmes pueden ser ejecutados directamente desde la worklist.
Las aplicaciones de lanzan col os datos requeridos en el momento que se hace doble clic.
Sol un usuario puede ejecutar el workitem aunque sea recibido por muchos.
Una vez que un usuario realiza la ejecución el resto de usuarios no lo podrán ejecutar.
Un usuario puede aceptar un workitem.
Si el usuario elige rechazar, se modifica el status de “RESERVADO” y se pone en disponible para todos los usuarios “receptores” y pasa a estar en “LISTO”
Se puede especificar que la finalización de un paso en un procedimiento de WORKFLOW sea confirmada explícitamente.
Después de que un workitem sea ejecutado se puede hacer que aparezca un cuadro de diálogo en el cual se pueda terminar la ejecución del wokritem.
Si el usuario elige cancelar, el workitem permanece na la worklist y se establece el estado como ejecutado. Dentro de la worklist se puede seleccionar hecho para workitem con el status ejecutado. Hasta que se haga esto, el workitem puede ser ejecutado o reenviado en reiteradas ocasiones.
Se puede transmitir un workitem a otro usuario. Las propiedades de una tarea determinan si se puede transmitir un workitem a todos o solo a algún usuario.
Se puede hacer que un workitem se accesible para usuarios que no están configurados como “receptores” de dicho workitem en principio
DETALLES DE UN WORKITEM
LA pantalla de visualización técnica del wokritem contiene estre otros tipos la siguiente información:
· Identificacion “ID” del workitem
· Mensajes
· Contenedores
Para acceder a la pantalla de información técnica no posicionamos en el wokritem y presionamos el botón derecho del Mouse y seleccionamos visualizar.
Los workitems se pueden dividir en dos grupos:
El primero: workitems ejecutados/visualizados en el Business Workplace por los usuarios.
Estos serían:
· Los de dialogo abreviatura W (son la representación en tiempo de ejecución de un paso en el flujo de trabajo o una tarea de ejecución en un solo paso y que muestran un dialogo)
· Los de vencimiento de palzo, abreviatura T
· Los de cola de trabajo, abreviatura A (lista de objetos a ser procesados en un marco de tiempo limitado
El Segundo: solo utilizado/ejecutado por el sistema y nunca es momstrado por Business Workplace de los usuarios
Estos serían:
· De workflow, abreviatura F ( representan un flujo de trabajo en tiempo de ejecución)
· Los de bloques, abreviatura X (representan un bloque en tiempo de ejecución)
· De fondo, abreviatura B (paso o tarea de workflow ejecutada como paso simple sin dialogo con el usuario)
· De Espera, abreviatura E (paso de espera)
· Los WEB, abreviatura R ( representan una actividad WEB)
· Anclaje de contenedores C (requieren un desarrollo especial en el entorno EDI)
LOGS
El Log del workflow contiene toda la información sobre un proceso de negocio
Para acceder al log del Workflow presionamos el botón del “papiro”·
Dependido de los roles “funciones” hay diferentes vistas:
· Vista estándar: esta vista esta disponible en diferentes formatos.
· Cronología: ¿Por qué y cuando fue realizada una acción?.
· Usuarios: ¿Qué usuario realizado una determinada actividad y cuando se hizo?
· Objetos: ¿Dónde por quien y de qué forma fueron procesados los posibles objetos?
· Vista técnica
· Grafico del Workflos Log
El log del workflow responde a las siguientes preguntas:
· ¿Cuál es el status?
· ¿Quien completo una tarea determinada?
· ¿Qué tipo de información es dirigida a una decisión específica?
El log da acceso a una información más detallada.
A través de cualquier vista, podemos requerir información técnica o adiciona, tal como información de un error, condiciones para un enrutamiento de tares o incluso cualquier contenedor de elementos.