Lección 7:
Sap Business Workplace
1 Introduction al Business workplace
Es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business workflow con el cual podremos:
ü procesar WorkItem
ü recibir y enviar mensajes
ü almacenar documentos.
Para acceder mediante la transacción SBWP
Los empleados responsables, reciben los documentos y los WorkItem para su tratamiento en el Business Workplace.
Una vez que una tarea (= un WorkItem) ha sido ejecutado y completado, se puede continuar con el proceso.
Usando la estructura de las unidades organizativas, las cuales definen roles “funciones” y responsabilidades en la estructura de la empresa, el trabajo requerido para un proceso determinado, es dirigido a la persona apropiada.
Worklist: es la lista que contiene todos los WorkItem (todas las actividades que han de ser procesadas) asignadas a un usuario.
Los documentos electrónicos entrantes (e-mail, internet mail y fax), se muestra en el IBOX del Business Workplace. Esto simplifica el acceso de un empleado a la información que se importante para él.
El Bussines Workplace tiene tres zonas diferenciadas:
Árbol de previsualización: aquí se puede elegir WorkItem para ser ejecutados, WorkFlows que se hallan empezado o documentos.
Worklist: el sistema agrupa las entradas automáticamente en esta carpeta.
Existen carpetas especiales donde se pueden encontrar WorkItem, los cuales están vencidos o están a punto de vencer. Si se selección el inbox o entrada a través del árbol, se verán todos los WorkItem y la documentos en esta parte de la pantalla.
Previsualización de WorkItem: no todas las funciones de los WorkItem mostrados o registros del WorkFlow están disponibles.
Es posible ejecutar una decisión de un usuario desde la “Previsualización de WorkItem”. También se puede utilizar un “User Exit” para ejecutar la previsualización del WorkItem a las necesidades del usuario final.
2 La Worklist
Los WorkItem pueden ser ejecutados desde la Worklist
Las aplicaciones se lanzan con los datos requeridos en el momento en que se hace doble clic.
El sistema WorkFlow determina los usuarios receptores del WorkItem. Todos esos usuarios receptores seleccionados pueden ver y potencialmente ejecutar el WorkItem en su Bussines Workplace, pero solamente un usuario puede ejecutar el WorkItem. Una vez que el usuario realice la ejecución, el resto de los usuarios no podrán ejecutar dicho WorkItem posteriormente.
Un usuario puede aceptar un WorkItem
Un WorkItem solamente puede ser ejecutado por el usurario que lo acepto, si se elige rechazar, se modifica el status de dicho WorkItem de reservado y se vuelve a poner disponible para todos los usuarios receptores seleccionados. En ese momento, el status del WorkItem vuelve a ser listo.
Se puede especificar, que la finalización de un paso en un procedimiento de Workflow sea confirmada explícitamente.
Posteriormente a que un wok ítem sea ejecutado, se pueda hacer que aparezca un cuadro de dialogo en el cual se pueda terminar la ejecución del WorkItem.
Si se elige cancelar en este punto el WorkItem permanece en la Worklist y se establece como ejecutado, dentro de la Worklist se puede seleccionar hecho para WorkItem con el status ejecutado. Dentro de la Worklist se puede seleccionar hecho para WorkItem con el status ejecutado. Hasta que se realice esto, el WorkItem puede ser ejecutado o reenviado en reiteradas ocasiones.
Se puede transmitir un WorkItem a todos a otro usuario para ejecutar. Las propiedades de una tarea determinada si puedes transmitir un WorkItem a todos los usuarios o solo a algunos de ellos.
También se puede hacer que un WorkItem se accesible para usuarios que no estaban configurados como receptores de dicho WorkItem en un principio.
3 Detalles de un WorkItem
Contiene la siguiente información:
ü identificación ID del WorkItem
ü mensajes
ü contenedores.
Se visualiza la información técnica
4 Logs.
El Log del WorkFlow contiene toda la información sobre un proceso de negocio.
Dependiendo de los roles funcionales hay diferentes vistas:
Ø Vista estándar: está disponible en diferentes formatos
Ø Cronológica: por quien y cuando fue realizada una acción?
Ø Usuarios: que usuario realizo una determinada actividad y cuando se hizo?
Ø Objetos: Donde por quien y de qué forma fueron procesados los posibles objetos?
Ø Vista técnica
Ø Grafico del Worflow log
El Log del Workflow responde a las siguientes preguntas:
ü Cuál es el status?
ü Quien completo una tarea determinada?
ü Qué tipo de información es dirigida a un decisión especifica?
El log de acceso a una información más detallada, en relación a los WorkItem o contenidos de los documentos anexos.
A través de cualquier vista, podemos requerir información técnica o adicional, tal como información de un error, condiciones para un encuentro de tareas o incluso cualquier contenedor de elementos.