1 | Introducción al Business WorkPlace
Es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business WorkFlow con el cual podremos:
Procesar workitems
Recibir y enviar mensajes
Almacenar documentos
Para acceder al Business Workplace ejecutamos la transacción SBWP.
Imagen 1.1 - El Business Workplace de nuestro usuario SAP
Transacción SBWP (Bandeja de entrada en SAP)
El SAP Business WorkPlace correspondiente a la transacción SBWP es nuestra bandeja de entrada en SAP.
Los empleados responsables, reciben los documentos y los workitems para su tratamiento en el Business Workplace.
Una vez que una tarea (=un workitem) ha sido ejecutado y completado, se puede continuar con el proceso.
Usando la estructura de las unidades organizativas, las cuales definen roles “funciones” y responsabilidades
en la estructura de la empresa, el trabajo requerido para un proceso determinado, es dirigido a la persona apropiada.
Worklist
Es la lista que contiene todos los workitems (todas las actividades que han de ser procesadas) asignadas a su usuario.
Los documentos electrónicos entrantes (e-mail, Internet mail y fax), se muestran en el INBOX del Business Workplace.
Esto simplifica el acceso de un empleado a la información que es importante para él.
Imagen 1.2 - Áreas más importantes de Business Workplace
El Business Workplace tiene tres zonas diferenciadas, las cuales se detallan a continuación:
Árbol de previsualización:
En la parte izquierda del Business Workplace, se encuentra el árbol de previsualización.
Aquí se puede elegir workitems para ser ejecutados, Workflows que se hallan empezado, o documentos.
Worklist:
La Worklist se mostrará en la esquina superior derecha de la pantalla del Business Workplace
en el momento en que se seleccione la carpeta “Workflow”.
El sistema agrupa las entradas automáticamente en esta carpeta.
Existen carpetas especiales donde se pueden encontrar workitems, los cuales están vencidos o están a punto de vencer.
Si se selecciona el inbox o entrada a través del árbol, se verán todos los workitems y documentos en esta parte de la pantalla.
Previsualización de workitems:
Se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla del Business Workplace,
el workitem seleccionado en la worklist es mostrado de forma previa.
No todas las funciones de los work items mostradas o registros del workflow están disponibles.
Es posible ejecutar una decisión de un usuario desde la “previsualización de workitem”.
También se puede utilizar un “user exit” para ajustar la previsualización del workitem a las necesidades del usuario final.
2 | La Worklist
Los Workitems pueden ser ejecutados directamente desde la Worklist.
Imagen 1.3 - La WorkList
Las aplicaciones se lanzan con los datos requeridos en el momento en que se hace doble clic.
El sistema workflow determina los usuarios receptores del workitem.
Todos esos usuarios receptores seleccionados pueden ver y (potencialmente) ejecutar el workitem en su Business Workplace,
pero solamente un usuario puede ejecutar el workitem.
Por consiguiente, una vez que un usuario realizar la ejecución,
el resto de los usuarios no podrán ejecutar dicho workitem posteriormente.
Un usuario puede aceptar un workitem.
Un workitem solamente puede ser ejecutado por el usuario que lo aceptó.
Si se elige “Rechazar”, se modifica el status de dicho workitem de “Reservado”
y se vuelve a poner disponible para todos los usuarios “receptores” seleccionados.
En ese momento, el status del workitem vuelve a ser “Listo”.
Se puede especificar, que la finalización de un paso en un procedimiento de Workflow sea confirmada explícitamente.
Posteriormente a que un work item sea ejecutado,
se puede hacer que aparezca un cuadro de diálogo en el cual se pueda terminar la ejecución del workitem.
Si se elige “Cancelar” en este punto, el workitem permanece en la worklist y se establece como “ejecutado”.
Dentro de la worklist se puede seleccionar “hecho” para workitem con el status “ejecutado”.
Hasta que se realice esto, el workitem puede ser ejecutado o reenviado en reiteradas ocasiones.
Se puede transmitir un workitem a otro usuario para ejecutarlo.
Las propiedades de una tarea determinan si puedes transmitir un workitem a todos los usuarios o solo a alguno de ellos.
También se puede hacer que un workitem sea accesible para usuarios que
no estaban configurados como “receptores” de dicho workitem en un principio.
Imagen 1.4 - Otras características de la worklist
3 | Los detalles de un WorkItem
La pantalla de visualización técnica del workitem contiene entre otros tipos la siguiente información:
Identificación “ID” del workitem
Mensajes
Contenedores
Para acceder a la pantalla de la información técnica nos posicionamos en el workitem,
presionamos el botón derecho del mouse y seleccionamos Visualizar.
Imagen 3.1 - Nos posicionamos sobre un workitem y presionamos visualizar
A continuación visualizamos la información técnica detallada del workitem.
Imagen 3.2 - La pantalla de información técnica del workitem
4 | Los Logs
El Log del Workflow contiene toda la información sobre un proceso de negocio.
Para acceder al log del WorkFlow presionamos el botón
Imagen 4.1 - El log del workflow
Dependiendo de los roles “funciones” hay diferentes vistas:
Vista estándar: Esta vista está disponible en diferentes formatos.
Cronología: ¿Por quien y cuando fue realizada una acción?.
Usuarios: ¿Qué usuario realizó una determinada actividad y cuando se hizo?.
Objetos: ¿Donde, por quien y de que forma fueron procesados los posibles objetos?.
Vista técnica
Gráfico del Worflow Log
El Log del Workflow responde a las siguientes preguntas:
¿Cuál es el status?
¿Quien completo una tarea determinada?
¿Qué tipo de información es dirigida a un decisión específica?
El Log da acceso a una información más detallada, en relación a los workitems o contenidos de los documentos anexos.
A través de cualquier vista, podemos requerir información técnica o adicional, tal como información de un error,
condiciones para un enrutamiento de tareas o incluso cualquier contenedor de elementos.
Imagen 4.2 - Visualizamos información detallada de los workitems