Las tablas de usuario son el registro básico de usuarios de la plataforma SAP SuccessFactors. Guardan los datos mínimos que necesita cualquier módulo para identificar a una persona y trabajar con ella: el ID de usuario, el nombre, el correo, el manager, el departamento, la ubicación o el estado, entre otros. Son la base sobre la que funcionan Employee Profile y los procesos de talento.
En una instancia sin Employee Central, las tablas de usuario se mantienen con importaciones básicas de usuarios, que cargan o actualizan esos datos desde el sistema de RR. HH. que use la empresa. En una instancia con Employee Central habilitado, la situación cambia por completo: las tablas de usuario pasan a alimentarse desde EC mediante la sincronización de HRIS, y EC se convierte en la fuente de verdad.
Esa diferencia está en el origen de uno de los errores más comunes en los proyectos de EC: seguir actualizando las tablas de usuario con una importación básica después de habilitar Employee Central. La importación pisa datos que deberían venir de EC y deja inconsistencias entre los dos repositorios. Por ejemplo, Compensation puede terminar mostrando un puesto que EC no tiene. Y como la sincronización corre en un solo sentido, la próxima vez que se sincronice ese empleado el dato importado se va a sobrescribir con el de EC, o va a quedar desalineado hasta que alguien lo detecte.
La regla para el consultor es clara: con EC habilitado, el dato se corrige en EC, ya sea desde la interfaz o con Importar datos de empleados, y la sincronización hace el resto. Si un equipo de sistemas propone cargar cambios directamente en las tablas de usuario porque es más rápido, la respuesta tiene que explicar ese riesgo y proponer el camino correcto.
Las tablas de usuario aparecen también en la etapa de carga de empleados. Antes de importar cualquier entidad de persona o de empleo, se carga la información básica de cada usuario. Si se intenta importar un dato del empleado y el usuario no existe, la importación falla. Es uno de los síntomas de la Tabla 4.3 de la L4, y su causa está en el orden de carga.
En el día a día, cuando un dato se ve distinto en EC y en un módulo de talento, las tablas de usuario son el punto intermedio que conviene revisar: si tienen el valor de EC, el problema está en el módulo; si tienen un valor distinto, el problema está en la sincronización o en una carga hecha por fuera de EC.
La configuración de qué campos de EC llegan a las tablas de usuario y a Employee Profile se trabaja en la U4 L6, con la sincronización de HRIS.
