📘Archivelink

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Definición de Archivelink

ArchiveLink es una interfaz de servicio integrada en SAP que vincula documentos electrónicos (como facturas escaneadas, PDFs, correos electrónicos o imágenes) con los objetos de negocio correspondientes en el ERP (como un pedido de compra, una factura contable o un maestro de materiales).

Su función principal es permitir que el usuario acceda a la documentación original de respaldo directamente desde la transacción de SAP, sin necesidad de buscar en archivos físicos o carpetas externas.

1. Arquitectura de almacenamiento

ArchiveLink está diseñado para ser eficiente y no saturar la base de datos de SAP. Su arquitectura se basa en dos pilares:

  • Base de Datos SAP: Solo almacena los metadatos y el "puntero" (ID de enlace). Es una referencia técnica que indica qué documento pertenece a qué transacción.

  • Content Server (Servidor de Contenido): Es el repositorio externo donde se guarda físicamente el archivo. Puede ser el SAP Content Server (gratuito) o soluciones de terceros certificadas.

2. Elementos clave de configuración

Para que la interfaz funcione, se definen tres componentes en la administración (transacción OAC3):

  • Object Type: El objeto técnico de SAP (ej. BUS2012 para Pedidos).

  • Document Type: La categoría del archivo (ej. HRP_PHOTO para fotos de empleados).

  • Content Repository ID: El código de dos letras que identifica al servidor externo donde se guardará el archivo (configurado en la transacción OAC0).

3. Métodos de vinculación

ArchiveLink soporta diferentes escenarios de trabajo:

  • Escaneo Temprano: El documento se escanea antes de que exista el registro en SAP. Esto genera una tarea en el flujo de trabajo (Workflow) para que un usuario cree la transacción basándose en la imagen.

  • Escaneo Tardío: La transacción ya existe en SAP. El documento se escanea después y se vincula mediante un código de barras que identifica unívocamente al registro.

  • Almacenamiento Simultáneo: El usuario carga el archivo manualmente mientras procesa la transacción en su pantalla.

4. ArchiveLink vs. GOS (Generic Object Services)

Es fundamental distinguir estas dos herramientas de adjuntos:

Característica ArchiveLink GOS (Adjuntos genéricos)
Ubicación Servidor externo (Content Server). Base de Datos de SAP (Tablas SOOD/SOFF).
Volumen Diseñado para archivado masivo. Diseñado para adjuntos ocasionales.
Configuración Requiere configuración técnica previa. Disponible por defecto ("botón del clip").
Seguridad Alta (cumple normas de auditoría). Básica.

5. Beneficios para la administración Basis

  • Escalabilidad: Al no guardar archivos en la base de datos, el crecimiento de las tablas de SAP es mucho más lento y controlado.

  • Backup: Las copias de seguridad de la base de datos son más rápidas y ligeras.

  • Acceso: Facilita la recuperación de documentos durante auditorías externas o internas, eliminando el tiempo de búsqueda manual.

 

 

 

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