Introducción al Proceso de Compras basado en SAP
Objetivo de la Lección
Esta lección tiene como finalidad introducir al estudiante en el conocimiento integral del Proceso de Compras en SAP, abordando sus etapas, documentos involucrados, responsables y datos clave. Se establece una base conceptual que permitirá comprender la lógica operativa del módulo MM (Material Management) y su aplicación en tableros de control con Power BI.
Subtemas Principales
1.
Visión General del Proceso de Compras
- El proceso se compone de una secuencia lógica de documentos: desde la planificación de necesidades hasta el registro de la factura del proveedor.
- Cada etapa tiene funciones específicas, responsables asignados y datos técnicos que deben ser gestionados correctamente.
2.
Etapas del Proceso
a. Planificación de Necesidades (MRP)
- Determina qué productos deben adquirirse, en qué cantidad y para cuándo.
- Considera factores como pedidos de venta, órdenes de producción, stock actual, stock mínimo y de seguridad.
- Resultado: generación automática de solicitudes de pedido.
b. Solicitud de Pedido (Requerimiento de Compra)
- Documento interno que inicia el proceso formal de adquisición.
- Puede ser generado manualmente por áreas usuarias o automáticamente por el MRP.
- Incluye datos como producto, cantidad, centro de entrega, solicitante, proveedor sugerido, entre otros.
c. Liberación de la Solicitud de Pedido
- Proceso de aprobación según políticas internas.
- Se define mediante estrategias de liberación basadas en criterios como importe, clase de documento, centro, etc.
d. Orden de Compra (Pedido)
- Documento contractual enviado al proveedor.
- Contiene información consolidada y validada: condiciones de pago, precios, cantidades, fechas de entrega, etc.
- Puede requerir liberación previa según el importe y políticas de la empresa.
e. Recepción de Mercadería
- Registro físico y contable de la entrada de bienes.
- Actualiza el stock y puede generar documentos contables.
- Verifica datos del pedido, proveedor, material y cuentas contables.
f. Registro y Verificación de la Factura
- Documento que formaliza el compromiso de pago.
- Se valida contra la orden de compra y la recepción de mercadería.
- Impacta en la contabilidad y en la cuenta corriente del proveedor.
Aplicación en Power BI
- Cada documento del proceso contiene datos clave que pueden ser utilizados para construir indicadores (KPIs), métricas y controles en tableros de Power BI.
- La correcta identificación y extracción de estos datos permite diseñar tableros que reflejen el estado real del proceso de compras, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
Conclusión
El Proceso de Compras en SAP es una estructura robusta y flexible que permite gestionar eficientemente la adquisición de bienes y servicios. Su comprensión es esencial para cualquier profesional que desee aplicar inteligencia de negocios con Power BI. Esta lección proporciona una base sólida para avanzar en el análisis detallado de cada documento y su aplicación práctica en entornos empresariales.