Análisis de pedidos de compra
1 | ASPECTOS GENERALES DE LA ACTUALIZACIÓN DE PEDIDOS
Aunque el procedimiento de gestión general de los pedidos de compra no ha sufrido cambios significativos en la versión SAP S/4 HANA, la utilización de las aplicaciones FIORI lo han simplificado y acelerado, tanto a nivel de la gestión de cada documento como en su relación con las restantes etapas del proceso de compras.
Habiendo recorrido las solapas de cabecera del pedido como primer contacto con la estructura e información en el ambiente SAP S/4 HANA, y con la consigna de encontrar las diferencias, aprovecho a destacarte una de las secciones a modo de ejemplo, para aclararte cuál es el objetivo de la práctica propuesta al finalizar la lectura de la lección y regresar a los videos de práctica.
La siguiente imagen muestra los datos de la solapa DELIVERY/INVOICE correspondiente a la cabecera de datos de un pedido y donde se observa la presencia de datos adicionales no presentes en la versión SAP ECC.
Respecto a las novedades en los datos, nos referimos a:
GR MESSAGE: incluyendo la tilde en esta casilla se asegura que, frente a cualquier recepción de mercadería correspondiente a este pedido se emitirá un mensaje al comprador responsable de la operación. Recordemos que en la versión R/3 esta funcionalidad no era estándar y debía definirse mediante parametrización o programación ABAP.
SHP COND.: esta opción permite indicar las condiciones de entrega del proveedor cuando sus productos deben ser entregados directamente en un cliente sin pasar por la planta de la compañía. Esto es de mucha utilidad ya que, asegura que el comprador pueda especificar en forma fehaciente este aspecto de la entrega, sin tener que recordar incluirla en algún comentario adicional.
Tener presente que esta condición es definida al momento de crear el pedido de venta (SD) dirigida al cliente, cuya provisión da lugar a la creación del pedido de compra asociado al presente procesos de adquisición.
A continuación, observaremos una imagen con las opciones que aparecen en la lista desplegable de este último dato.
Es interesante recordar las opciones más comunes que presenta la creación de un pedido y que se potencian en esta versión.
COMPRA DIRECTA
Las solicitudes de pedido son creadas para una compra directa mediante el procedimiento de MRP (planificación de compras basada en las necesidades) y el departamento de compras crea el pedido en forma manual o automática basada en la fecha de su aprobación.
SOLICITUDES DE PEDIDO INDIRECTAS
Todas las solicitudes de pedido son creadas y luego aprobadas por el o los responsables correspondientes y convertidas en pedidos.
SAP FIORI
La utilización de SAP FIORI permite la rápida creación de los pedidos mediante una pantalla encabezada por un “filtro” que agiliza la selección de documentos según su origen.
REGISTRO DE INFORMACIÓN
Se trata de registros asociados de los pedidos según las operaciones efectuadas para el mismo proveedor, material, centro, entre otros. Si bien se encuentran disponibles en la versión R/3 no es tan amigable como origen en la creación de pedidos. Está más orientada a tomar sus datos por defecto entre la información heredada por el documento.
CONTRATOS
Se trata de documentos que registran acuerdos a largo plazo con proveedores y por contemplar condiciones de compra más favorables debieran ser tomados como origen de información ante la creación de un nuevo pedido.
Aunque no ha habido cambios sustanciales en el trabajo del usuario desde el punto de vista de los documentos de compras en el entorno de SAP LOGON, la incorporación de aplicaciones web asociadas a la herramienta SAP FIORI le ha dado una dinámica y simplicidad muy relevante.
1 | CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES E IMPACTO EN LOS PEDIDOS
En SAP S/4 HANA se ha incorporado la posibilidad de clasificar los proveedores por categoría que tengan un impacto directo al momento de crear pedidos, ya que permite una más ágil y rápida selección de estos.
A continuación, se muestra a modo de ejemplo, una pantalla donde es posible una análisis y selección de proveedores de acuerdo a muy diversos criterios.
Con la nueva versión de SAP han hecho su aparición nuevos recursos para la gestión de suministros de bienes y servicios mediante recursos que permite clasificar los potenciales proveedores según los siguientes criterios:
- Categoría de compra: permite clasificar los proveedores de acuerdo a la categorías de los bienes y servicios.
- Clasificación: los proveedores pueden ser clasificados de acuerdo a su importancia estratégica o preferencias en las categorías A, B y C.
- Actividades y tareas: las actividades y tareas que desarrollan los proveedores pueden ser gestionadas como categorías para la futura identificación en la selección de proveedores para las compras.
A modo de referencia se presenta una imagen con los aspectos contemplados mediante aplicaciones en FIORI para lo descrito anteriormente.
Aunque no ahondemos en las funcionalidades de cada aplicación, lo importante es rescatar el concepto de que, ante el desarrollo de una actividad de adquisición de bienes o servicios, en la versión SAP S/4 HANA se dispondrá de herramientas y recursos muy flexibles, prácticos y de fácil utilización, que no estaban presentes en la versión previa.
2 | ANÁLISIS DE LOS DATOS DE PEDIDOS PARA AMBAS VERSIONES
A fin de completar en análisis de las diferencias entre la versión SAP ECC y la actual SAP S/4 HANA se presentan imágenes de pedidos en ambos ambientes y se te invita a navegar por sus solapas y comparar los datos presentes.
Para el ambiente con el que trabajamos en las unidades anteriores, los pedidos tienen la apariencia y contenido presentado.
De manera similar y a modo de ejemplo se muestra otra sección de datos correspondientes a la estrategia de liberación.
A continuación, se presenta a modo de ejemplo, una réplica de las mismas pantallas, pero dentro del entorno de SAP S/4 HANA.
Y como lo hiciéramos anteriormente, se muestra otra combinación de solapas del pedido.
3 | RECURSOS PARA EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE COMPRAS
En la versión SAP R/3 no hay un recurso simple para el seguimiento y análisis de los gastos de compras, clasificación de los pedidos, facturas de proveedores sin pedidos o evaluación de proveedores, entre otros tantos aspectos requeridos por los usuarios.
En general, los análisis requeridos dependen de los datos disponibles en el DATA WAREHOUSE de SAP (ambiente donde se copia la información de SAP orientada a la utilización en reportes especiales) y los reportes desarrollados especialmente.
La versión de SAP S/4 HANA provee poderosas herramientas basadas en SAP FIORI que permiten efectuar evaluaciones y la toma de decisiones de manera rápida y eficiente. Se menciona algunos de los aspectos contemplados.
- Visibilidad de consumo
- Presentación de actividades de compras
- Análisis basados en diversos orígenes de datos
- Evaluación de proveedores
- Acceso a los datos en tiempo real
- Navegación por los documentos de compra
- Disponibilidad de numerosos criterios para la selección de documentos
- Reportes configurables mediante la definición de umbrales para los KPI’s