Modelo de seguridad en R/3 : En cualquier sistema de gestión de información integrado se guardan datos de diferentes áreas a los que sólo pueden acceder algunas personas. Estas restricciones pueden darse por varios motivos:
ü Proteger datos que afecten a la estrategia de la empresa para no ofrecer ventajas a la competencia.
ü Evitar fraudes en la contabilidad o en los cobros y pagos.
ü Obligación legal de proteger información ajena a la propia empresa como los datos personales de sus empleados, las condiciones económicas de los proveedores.
Sap contempla toda esta problemática implementando un modelo de seguridad que permite proteger de una manera flexible los datos y las operaciones que se hacen sobre ellos.
Mantenimiento de usuarios : Para la creación y mantenimiento de usuarios, SAP dispone de la transacción SU01.
Escribiendo el código del usuario y pulsando uno de los botones de la barra de aplicación o escogiendo una de las opciones del menú de usuario podemos realizar diversas acciones como crear, modificar, cambiar clave de acceso, bloquear, etc.
También se pueden ver las propiedades de nuestro usuario en el sistema pulsando sobre el botón con el ícono de los anteojos. Las seis pestañas más importantes que componen el registro maestro de un usuario son :
ü Dirección: En este apartado se graban los datos personales como nombre, apellido, departamento, teléfono. En el campo edición veremos el nombre y como aparecerá en los listados o en otras transacciones.
ü Datos logón: Es obligatorio indicar una clave inicial con la que accederá el usuario, aunque en su primera conexión se le pedirá que la cambie. También podemos limitar la validez temporal de manera que podemos tener empleados que accedan a nuestro sistema hasta determinada fecha como puede ser el fin de su contrato o cesión a nuestro departamento.
ü Valores fijos: En esta pantalla se define el menú inicial de entrada al sistema, la impresora SAP, algunos parámetros de impresión por defecto, el formato en que debe ver el usuario las fechas y los importes en todas las transacciones SAP.
Parámetros : Existe la posibilidad de asignar parámetros por defecto para multitud de campos de todos los módulos de SAP.
ü Perfiles: Las operaciones a las que está autorizado un usuario vienen determinadas por los valores que le ponemos en estas dos pestañas (perfiles y roles). Al asignarles un papel le estamos añadiendo perfiles también, pero existe la posibilidad de incluir perfiles manualmente.
Esta posibilidad se conserva por compatibilidad con versiones anteriores pero no es el modo de trabajo desde la versión 4.6ª.
ü Grupos: A la hora de descentralizar el mantenimiento de un número enorme de usuarios debemos agruparlos asignándoles la pertenencia a uno o varios grupos. De esta manera podemos autorizar a diversos administradores a gestionar los usuarios que pertenezcan a determinados grupos..
Generador de perfiles: Debido a la gran complejidad que supone la creación manual de perfiles y autorizaciones, desde la versión 3.1G de R/3, existe el generador de perfiles. Las ventajas que aporta para el administrador la utilización de esta herramienta son múltiples aunque la más destacada es que ya no necesita conocer o investigar la funcionalidad de las transacciones que incluyen en los perfiles de usuario.
Para crear un papel disponemos de la transacción PFCG que nos muestra una pantalla para la administración de roles.
Transacción PFCG : Transacción estándar del sistema que se utiliza para la administración de roles (papeles o grupos de autorización).
Transacción FB01 : Transacción estándar del sistema que se utiliza para la creación de asientos contables